10 januari 2023

Een e-mail van Microsoft met het bericht dat een aan jou gerichte e-mail in quarantaine is geplaatst. Wellicht heb je die recent ontvangen als jouw Outlook is gemigreerd naar de online Exchange-omgeving. Wat houdt dit in? Hieronder een korte uitleg. 

Is een e-mail in quarantaine veilig?  

De veiligheidseisen voor binnenkomende mail bij de Universiteit Leiden zijn onlangs aangescherpt. Een e-mail die niet voldoet aan de eisen kan worden onderschept door de spamfilter of door de quarantainedienst van Microsoft. Soms worden niet alleen echte spam- en phishingmails tegengehouden, maar helaas ook legitieme mails. 

Krijg je een melding van een bericht dat in quarantaine is geplaatst? Dit is een automatische, veilige dienst van Microsoft. De afzender van het bericht is: quarantine@messaging.microsoft.com. Het gaat om een e-mail die mogelijk spam bevat of potentieel gevaarlijk is (zie phishing mail). De verdachte mail is in een veilige omgeving geplaatst zodat je de inhoud zonder risico kunt bekijken. De melding van Microsoft wordt om de drie dagen herhaald. Na 30 dagen in quarantaine wordt een verdacht bericht definitief verwijderd. 

Wat doe ik met een e-mail in quarantaine? 

Je kunt het bericht van Microsoft over een e-mail in quarantaine veilig bekijken. Het bevat de volgende informatie: 

• Afzender: de verzendnaam en het e-mailadres van het in quarantaine geplaatste bericht
• Onderwerp: de onderwerpregel van het in quarantaine geplaatste bericht
• Datum: de datum en tijd (in UTC) dat het bericht in quarantaine is geplaatst

Je kunt vervolgens de volgende acties uitvoeren: 

• Afzender blokkeren: je voegt de afzender van de e-mail toe aan de lijst geblokkeerde afzenders in jouw postvak. 
• Vrijgeven: als het gaat om een spambericht dan kun je de mail direct vrijgeven, of verwijderen. (Deze optie is niet beschikbaar bij een phishingbericht). 
• Controleren: met de koppeling “controleren” kun je het bericht veilig controleren. Je gaat in de browser direct naar het Beveiligings- & Compliancecentrum, waar je in een veilige omgeving jouw in quarantaine geplaatste berichten kunt bekijken, vrijgeven, verwijderen of rapporteren.

Voorkom dat door jou verzonden e-mails worden onderschept

1. Verstuur geen universitaire mails via een externe mailserver. Als je bijvoorbeeld een nieuwsbrief verstuurt via een extern mailprogramma, of je gebruikt een website die geautomatiseerd mailt vanaf een externe host, dan beschouwt de spamfilter deze mails als spam. 
2. Wil je dat er een uitzondering wordt gemaakt voor de externe server waarmee je werkt? Ga naar de helpdesk om dit aan te vragen. Wil je een bulkmail verzenden? Neem contact op met de helpdesk om te vragen wat de opties zijn.

Meer lezen? 

• Kennisitem KI 3696: over mails die onterecht in de spamfilter/quarantaine terechtkomen 
• Kennisitem KI 3087: over mails in quarantaine en over hoe je ook handmatig al je quarantaineberichten kunt controleren