Personeelsmonitor van start: ‘Belangrijk moment om je stem te laten horen’
Alle medewerkers van de Universiteit Leiden krijgen 17 oktober weer een uitnodiging voor de personeelsmonitor. Waarom is het belangrijk dat iedereen meedoet? En wat is er gebeurd met de uitslagen van de vorige personeelsmonitor? Vice-voorzitter van het College van Bestuur Martijn Ridderbos vertelt erover.
Waarom is het belangrijk om de personeelsmonitor in te vullen?
‘De personeelsmonitor is een belangrijk instrument om signalen op te halen uit de organisatie. Je wil luisteren naar wat er speelt. Dat doen we continu, maar het invullen van de monitor is ook een belangrijk moment om je stem te laten horen. De resultaten zullen laten zien hoe we ervoor staan. Voor de universiteit als geheel, maar ook voor jouw faculteit, instituut en/of afdeling. Bijvoorbeeld of we met ons strategisch plan (Vernieuwen en verbinden) de goede koers hebben ingeslagen en hoe we bij de realisatie van de plannen ons leiderschap ervaren. Ook kunnen we met de personeelsmonitor kijken of we de juiste verbeteringen hebben aangebracht op thema's die de vorige keer speelden. En we kunnen nieuwe thema's goed op het netvlies krijgen. Als iedereen meedoet krijgen we een volledig beeld en kunnen we met elkaar hierover het gesprek te voeren.'
Hoe is de anonimiteit gewaarborgd?
'Een extern bureau (Effectory) verzamelt en analyseert alle gegevens. Zij houden goed in de gaten dat het anoniem blijft. Wij krijgen een rapportage terug op universitair niveau, per faculteit en per afdeling, tenzij de resultaten potentieel te herleiden zijn naar personen. Er wordt binnen een organisatieonderdeel alleen gerapporteerd over specifieke groepen als die groep uit tenminste 10 medewerkers bestaat waarvan minstens 5 medewerkers hebben gereageerd. Ook daarom is het belangrijk dat zoveel mogelijk collega’s de monitor invullen.’
Wat is er met de uitslagen van de vorige personeelsmonitor gebeurd?
'Wij vinden het als College belangrijk dat de signalen die wij krijgen serieus worden genomen. De signalen moeten worden besproken en opvolging krijgen. Over die opvolging bevragen wij in onze bestuurlijke overleggen ook de verschillende faculteiten en expertisecentra.' We hebben op basis van de uitslagen van de vorige personeelsmonitor bijvoorbeeld met hen gesproken over werkdruk, sociale veiligheid en loopbaanontwikkeling en we hebben diverse maatregelen genomen.'
'Om de werkdruk te verlagen hebben wij extra geld uit de reserves beschikbaar gesteld. Daarmee konden extra mensen worden aangenomen. Daarnaast is Leiden Research Support opgestart, om onderzoekers te ondersteunen bij hun werk.' Met betrekking tot sociale veiligheid hebben we het netwerk van vertrouwenspersonen versterkt en steeds gezorgd dat toegang tot het netwerk makkelijk en helder is. We hebben een algemeen contactpunt opgezet voor medewerkers die niet weten waar ze zich moeten melden. Daarnaast is er een nieuwe ombudsfunctionaris voor medewerkers aangenomen. Ten aanzien van loopbaanontwikkeling zijn we in 2018 gestart met de leergang voor Instituutsmanagers, omdat we in de monitor zagen dat deze groep daar behoefte aan had. Daarnaast zijn we gestart met het ontwikkelen van het gedachtegoed rondom het thema leiderschap. Om samen verder te bouwen aan een open en lerende organisatie.'
Op welke thema's richt de personeelsmonitor zich dit jaar?
De personeelsmonitor zal zich dit jaar richten op deze thema’s:
- Bevlogenheid en betrokkenheid
- Werkmogelijkheden (o.a. werkfaciliteiten, thuiswerken, blended onderwijs)
- Welzijn en werkdruk (sociale veiligheid, gewenste versus actuele werkdruk, overuren en herstel, oorzaken van werkdruk, vitaliteit)
- Inclusie (gelijke behandeling en jezelf mogen zijn)
- Duurzame inzetbaarheid (doorgroeimogelijkheden, kansen voor interne mobiliteit en ontwikkeling)
- Extra vragen voor promovendi (begeleiding, ontwikkeling, opleiding, loopbaan)
Hoe gaan we zorgen dat zoveel mogelijk medewerkers de personeelsmonitor invullen?
'We gaan wekelijks terugkoppelen hoe de response rate is. We doen een groot appel op leidinggevenden om in teamoverleg het belang van het invullen van de monitor onder de aandacht te brengen. De Healthy University sponsort een prijs voor het team dat als eerste (bijna) 100% response-rate haalt. Dat team krijgt bezoek van een mobiele barista met koffie, thee en gezonde smoothies. Maar bovenal hoop ik dat iedereen zelf ook het belang inziet van het invullen van de monitor en na het invullen actief in gesprek gaat met collega’s en leidinggevenden over de resultaten van de monitor.’