Ondersteuning bij evenementen
Ga je binnen de universiteit een evenement organiseren? Op deze pagina vind je informatie om je op weg te helpen.
Zalen en catering
Event Service is een loket waar je terecht kunt met vragen over ruimte, techniek en ondersteuning bij jouw evenement. Je kunt hier bijvoorbeeld terecht als je iets buiten je eigen gebouw wilt organiseren, of niet bekend bent met alle ruimten en mogelijkheden die de universiteit te bieden heeft. Event Service zoekt beschikbare ruimtes en boekt ze voor je. Tevens kun je bij hen je cateringwensen doorgeven en brengen zij je in contact met afdeling Partycatering die het voor je gaat uitvoeren.
Hulp bij de organisatie
Faculteiten die een ervaren event coördinator willen inhuren om hen te ondersteunen bij de organisatie van een evenement wordt geadviseerd om contact te zoeken met externe bureaus waar de universiteit regelmatig mee samenwerkt:
Handige tools
Ga je zelf een evenement organiseren? Er zijn een aantal handige tools waar je gebruik van kunt maken om jouw evenement tot een succes te maken.
- Alle info over gebruik van de huisstijl van de Universiteit Leiden bij drukwerk
- Format voor het maken van naambadges in universitaire huisstijl
- Voorbeeld van een checklist voor een evenement
- Voorbeeld van een draaiboek voor een evenement
Leveranciers om mee samen te werken ter ondersteuning
Catering
- UFB catering: voor alle catering tijdens je event in alle gebouwen van de universiteit.
- Dames Dietz: voor goede catering op externe locaties (als ze dat daar niet hebben).
Drukwerk
Wil je visitekaartjes, briefpapier of ander materiaal laten drukken? Of wil je flyers, posters, roll-up banners, proefschriften of ander materiaal laten printen? Dan kan je terecht bij het Grafisch Centrum van het Universitair Facilitair Bedrijf. Zij kunnen de opmaak van communicatie-uitingen of DTP voor je verzorgen. Daarnaast maakt het Grafisch Centrum ook displays, reclameborden, spandoeken of ander promotiemateriaal.
Grafisch ontwerpen
- Extern bureau Creja heeft de huisstijl van de Universiteit Leiden ontwikkeld. Bij hen kun je terecht als je bijvoorbeeld een flyer wilt laten maken, banner of ander promomateriaal. Zij hebben alle logo’s van de universiteit in hun bestand en weten hoe ze dat moeten toepassen.
- ZZP’er Tom van der Heijden maakt animaties en illustraties. Hij heeft al vaak opdrachten gedaan voor de universiteit.
Gifts
- Zoek je een cadeau met het logo van de universiteit erop bijvoorbeeld om een spreker te bedanken? Dan kun je terecht in de Universiteitswinkel.
- De Hortus Botanicus heeft ook een leuke gift shop met originele cadeau mogelijkheden. Artikelen zijn te bestellen op sapnummer.
- Bij Olala chocolaterie in Leiden kun je bonbons bestellen op sapnummer.
Audio visuele ondersteuning
Als je een bijzonder evenement organiseert kan het zo zijn dat je meer technische middelen en ondersteuning nodig hebt dan standaard aanwezig is op de betreffende universitaire locatie. De universiteit werkt samen met een preferred supplier Deyval. Je kunt hen contacten en vragen om advies en een offerte.
Hulp bij de organisatie van een evenement
Collega's van het Bestuursbureau en de Expertisecentra kunnen de hulp inschakelen van de coördinator voor evenementen wanneer ze een evenement willen organiseren. Of het nu gaat om een symposium, conferentie of interne bijeenkomst: de cöordinator denkt mee over de juiste vorm, inhoud en uitvoering. Je kunt bij hen terecht voor advies over opzet, programma, sessievormen, locatie en communicatie, of voor de volledige organisatie van het event.
De coördinator voor evenementen heeft ruime ervaring in het organiseren van academische bijeenkomsten en evenementen, zowel op locatie als online. Die kan je op vele manieren van dienst zijn: van adviseren over de invulling en op grote lijnen meedenken tot de algehele organisatie en uitvoering. En alle varianten daartussen. De coördinator kent alle locaties van de universiteit met hun mogelijkheden, en ook het aanbod van hotels in Leiden en Den Haag.
Over de coördinator voor evenementen
Werkwijze
De coördinator voor evenementen doorloopt met jou de volgende stappen om een succesvol evenement te organiseren.
Intakegesprek
We maken een afspraak voor een uitgebreid intake-gesprek. In dit gesprek bespreken we het evenement (doel, doelgroep, datum en duur, budget, werkvormen, eventueel ook verblijf, entertainment, vervoer en drukwerk), waarbij je ook jouw wensen en ideeën naar voren kunt brengen. De coördinator adviseert je over een aanpak waarbij je het beste resultaat uit jouw evenement kunt halen. Daarna bespreken we de rol die de coördinator kan vervullen.
Offerte en globale planning
Op basis van het intake-gesprek sturen we je een offerte. Daarin staat zo nauwkeurig mogelijk welke activiteiten de coördinator voor evenementen tegen welke tarieven kan organiseren. Je bepaalt welke activiteiten dat zijn. Je krijgt ook een globale planning.
Opdrachtbevestiging
Nadat je hebt vastgesteld welke activiteiten je wil uitbesteden, ontvang je van ons een opdrachtbevestiging met daarin de omschrijving van de betreffende activiteiten, de prijsopgave per activiteit, de planning en de factuurafspraken. De opdrachtbevestiging betreft uitsluitend de inzet van de coördinator voor evenementen, niet de kosten van de huur van de locatie(s), catering en dergelijke.
Voorbereiding
Wij maken een (gedetailleerd) draaiboek. Dat bespreken we punt voor punt met de opdrachtgever c.q. degene die de contactpersoon/het eerste aanspreekpunt is voor het evenement. Eventueel zijn hier ook andere betrokkenen bij aanwezig, bijvoorbeeld de verantwoordelijken voor bepaalde onderdelen van het evenement.
Uitvoering
Het draaiboek is de basis voor de uitvoering van het evenement. Regelmatig vindt tussentijds overleg plaats met de contactpersoon of –personen over de voortgang van de uitvoering. Het Evenementenbureau brieft, als dat aan de orde is, ook derde partijen zoals de cateraar, de technicus en de drukker.
Het evenement zelf
De coördinator voor evenementen verzorgt in de opbouwfase en gedurende het evenement het floor management (checken van de opbouw, erop toezien dat alles goed verloopt, kleinere en grotere problemen oplossen, ondersteuning ingeval van een calamiteit).
Evaluatie
Na afloop evalueren we samen met jou het evenement. De coördinator voor evenementengebruikt deze feedback om de dienstverlening te verbeteren. Indien gewenst kunnen we ook een enquête naar de deelnemers versturen.
Dienstverlening
Voor het event
- Vrijblijvend intakegesprek
- Advies over opzet programma, keuze moderator, netwerken en online platform
- Locatie(s) zoeken (binnen en/of buiten de universiteit)
- Meedenken over een stimulerende vorm voor interactie met de deelnemers
- Opvragen offertes voor locatie, catering en techniek e.d.
Tijdens
- Draaiboek en planning
- Financiële coördinatie van het evenement
- Uitnodigingen verzorgen en versturen
- Gastsprekers uitnodigen
- In geval van een publieksevenement: publiciteit verzorgen, onder meer via de digitale nieuwsbrief van de universiteit
- Deelnemersregistratie, eventueel met het regelen van de betaling (voor en tijdens het evenement)
- Audiovisuele middelen (licht en geluid, beamer, video, online platform)
- Catering (lunch, borrel, diner)
- Floor- of online management op de dag van het evenement
- Drukwerk (in de universitaire huisstijl)
- Verblijf en vervoer (hotelaccommodatie, taxi’s)
- Hostesses regelen
- Aankleding
- Fotografie
- Entertainment (bijv. een stadswandeling , museumbezoek, acteur of muziek)
- Perscontacten en woordvoering
Na
- Afwikkeling facturen
- Evaluatie
- Bericht in de universitaire nieuwsbrief