Bekijk het interactieve stroomschema

In het interactieve stroomschema vind je een weergave van het goedkeurings- en tekenproces. Op basis van het documenttype kun je bepalen welke stappen doorlopen dienen te worden voor:

a) support en goedkeuring
b) ondertekening van de desbetreffende overeenkomst of het subsidiedocument

Het is belangrijk dat je de betrokken onderzoeksondersteuners van jouw faculteit of instituut in een zo vroeg mogelijk stadium informeert over de benodigde goedkeuringen en eventuele deadlines. Met deze melding laat je dus weten dat je een 'Request for Approval' formulier (zie volgende alinea) zult insturen en wordt het benodigde werk ingepland.

Vul het Request for Approval formulier in

Gebruik het Request for Approval formulier voor aftekening door de financiële, juridische en inhoudelijke verantwoordelijke. Dit formulier is bedoeld om goedkeuring te vragen voor één enkel contract. Je vindt het formulier in de contracttool van LURIS. 

Je kunt de onderzoeksondersteuner (het lokale research support office) van je faculteit/eenheid om advies vragen bij het invullen van het formulier. Op het Research Support Portal vind je informatie over onderzoeksondersteuning binnen de Universiteit Leiden en wie jouw contactpersonen zijn. Zij onderhouden korte lijnen met de gemandateerden en kunnen je helpen om alles zo snel mogelijk getekend te krijgen.

Ondertekenen via DocUSign

Indien een contract via DocUSign wordt ondertekend zul je ervoor moeten zorgen dat het getekende Request for Approval formulier beschikbaar wordt gesteld aan de gemandateerde die het onderzoekscontract/subsidiedocument dient te ondertekenen. Eventuele aanvullende (decentrale) instructies m.b.t. het gebruik van DocUSign moeten tevens worden gevolgd.

Handtekening van het College van Bestuur

Blijkt uit het stroomschema dat je documenten moeten worden ondertekend door het College van Bestuur? Lever in dat geval het getekende Request for Approval formulier en het te ondertekenen onderzoekscontract/subsidiedocument tenminste 1 week vóór de deadline aan bij het CvB secretariaat. Omschrijf op het Request for Approval formulier kort en bondig (maximaal 10 zinnen) waarop het onderzoekscontract/subsidiedocument betrekking heeft. Voeg alle bijlagen toe en geef duidelijk aan op welke pagina’s het CvB dient te tekenen. Eist de wederpartij dat alle pagina’s worden geparafeerd? Zorg in dat geval dat dit van tevoren is gebeurd, zodat het CvB alleen de ondertekening hoeft te verzorgen.

Mandaatregeling

Uit de mandaatregeling blijkt door welke personen juridische documenten namens de Universiteit Leiden getekend mogen worden. Je vindt de regeling hier. Submandaatregelingen zijn binnen de eigen faculteit/eenheid beschikbaar.