Universiteit Leiden

nl en

Beheer en onderhoud

Het universitair vastgoedbedrijf is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van universitaire gebouwen. Wilt u een storing melden aan een gebouw of installatie? Dan kunt u dat doen bij uw servicedesk.

Dagelijks onderhoud

Het vastgoedbedrijf vervult hierbij de rol van eigenaar en de faculteiten en eenheden die van huurder. Meer informatie over wie waarvoor verantwoordelijk is als het gaat om dagelijks onderhoud vindt u bij Financiën en Inkoop.

Het vastgoedbedrijf is ook verantwoordelijk voor ruimte- en leegstandsbeheer, schade en verzekeringen en beveiliging van gebouwen. De groenvoorziening en schoonmaak vallen onder de verantwoordelijkheid van het UFB.

Advies bij huisvestingswensen

Heeft u wensen met betrekking tot de techniek of inrichting van een ruimte? Neem dan contact op met de beheerder van uw locatie. Hij of zij kan u - eventueel in overleg met Vastgoed -  adviseren bij uw huisvestingswensen.

Herinrichting Kamerlingh Onnes gebouw

De afgelopen maanden is gewerkt aan een definitief ontwerp voor de herinrichting van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid waarvan het Kamerlingh Onnes gebouw (KOG) onderdeel is. In juli 2018 is gestart met de realisatiefase van deze herinrichting.

Ontwerp

De herinrichting zorgt voor betere benutting van de beschikbare werk- en overlegplekken. In het najaar 2017 is samen met de WD-en een vlekkenplan opgesteld waarin duidelijk werd waar welk instituut in het gebouw komt. Dit is eerst uitgewerkt in een Voorlopig ontwerp met de daarbij behorende uitgangspunten. Dit Voorlopig ontwerp is in overleg met de vertegenwoordigers van de instituten besproken en verder uitgewerkt tot een Definitief ontwerp wat afgelopen juni is vastgesteld.

Behouden van een prettige werkomgeving

Uitgangspunt voor de herinrichting is het behoud van een prettige werkomgeving in het KOG waar medewerkers en gasten graag naartoe komen. Het doel is om te komen tot een toekomstvaste inrichting waarbij we veranderingen in formatie zónder verbouwingen en ingrijpende verhuizingen kunnen opvangen.

Hierbij gaat het enerzijds om het inrichten van het KOG met zoveel mogelijk generieke werk- en overlegplekken die door iedereen gebruikt kunnen worden en anderzijds om de wens van de gebruikers voor een ‘eigen’ plek en ruimte.

Omdat uitgegaan wordt van herinrichting van het bestaande gebouw en er een vastgesteld budget beschikbaar is, is het niet mogelijk om alle medewerkers een individuele werkplek toe te wijzen. Daarbij komt dat medewerkers binnen de faculteit naast ‘achter’ een bureau geconcentreerd werken ook overleggen en onderwijs verzorgen. Het delen van werkplekken is dan een goede mogelijkheid. Zeker omdat een groot deel van de collega’s een deeltijdaanstelling heeft en dus niet alle dagen van de week op de faculteit aanwezig zijn.

Het efficiënter gebruik maken van de beschikbare ruimte kan door gebruik te maken van ‘activiteit gerelateerde werkplekken’ die geclusterd zijn om een herkenbare thuisbasis van een instituut. Activiteit gerelateerde werkplekken houdt in dat de overlegplekken en werkplekken voor geconcentreerd werken gescheiden worden. Ook zal er onderscheid gemaakt worden in werkplekken voor langdurig (geconcentreerd) werken en kortstondigere activiteiten.

De herinrichting gaat uit van een beperkte mate van werkplekdeling. De mix van werk- en overlegplekken verschilt per instituut en is in overleg met de WD-en en de afdelingshoofden bepaald. De verdere invulling en toewijzing van werkplekken binnen uitgangspunten van de faculteit zal onder verantwoordelijkheid van de WD per instituut vorm krijgen.

De herinrichting is te omvangrijk om in één zomervakantie uit te voeren. Er is gekozen voor een gefaseerde uitvoering waarbij gestart is op de 3de verdieping. Daarna volgt de 1ste verdieping en vervolgens de 2de en de 4de. De werkzaamheden op de begane grond worden in een apart traject gepland.

Eind juni hebben de eerste verhuizingen plaatsgevonden. De werkplekken van de 3e verdieping zijn verhuisd naar het WSD-complex of Rapenburg 38. Met het leegruimen van de 3e verdieping wordt direct een reshuffle uitgevoerd van oud meubilair op de andere verdiepingen. Alle oude meubelstukken worden gebruikt voor de inrichting van de tijdelijke plekken in het WSD-complex en Rapenburg. Door deze reshuffle hoeven we in de volgende fases minder meubilair te verhuizen.

In de nieuwe situatie worden werk- en overlegruimten voorzien van het benodigde meubilair. De werkkamers worden zo ingericht dat mede gebruik mogelijk is. Samen met de instituten wordt de eindsituatie bepaald, binnen de geldende kaders.

De aannemer is op 2 juli gestart met het demonteren en slopen van de wanden op de 3e verdieping. Het opnieuw opbouwen en inrichten zal ongeveer 3 – 4 maanden duren. Dat betekent dat de eerstvolgende verhuizingen in oktober gaan plaatsvinden. De plannen hiervoor worden na de zomervakantie gemaakt.

Opruimen!

Net als jij werken jouw collega’s ook graag in een net en opgeruimd kantoor. Een verhuizing is een mooi moment om weer eens op te ruimen. Er zijn extra containers op de gangen gezet om papier, vertrouwelijk papier en andere spullen weg te gooien. Ook staan er boekenkasten voor boeken die een 2e/3e kans verdienen. Bedenk vooraf wat je de komende maanden nodig denkt te hebben. De rest kan in de opslag en hoeft niet mee naar de tijdelijke werkplekken.

Wat verhuist er mee?

  • Bureaus, bureaustoelen, ladeblokken, kasten, overlegtafels en -stoelen worden verzorgd. Daar hoef je zelf niet aan te denken. Ook in de tijdelijke situatie zijn er werkplekken en computers voorzien.
  • Al jouw documenten, werkartikelen en boeken moet je zelf inpakken. Er zijn twee dozen per persoon beschikbaar voor persoonlijke spullen zoals, fotolijstjes, bekers, schilderijen, posters.
  • Als je een speciale stoel aangemeten hebt gekregen, geef dat dan door aan de managementassistent. Ook voor dubbele beeldschermen geldt dat die in de tijdelijke situatie worden meeverhuisd als een functie daarom vraagt.

Inpakken

Het daadwerkelijk verhuizen wordt door het verhuisbedrijf gedaan. Zorg ervoor dat je uiterlijk aan het eind van de dag van de verhuisdatum jouw dozen (voorzien van stickers!) klaar hebt staan. 

Verhuismoment

Het streven is om circa 6 weken van tevoren de exacte verhuisdata bekend te maken. Het verhuisbedrijf verplaatst je spullen naar je tijdelijke of definitieve werkplek. Op die dagen kun je dus niet bij de spullen die je hebt ingepakt.

Na de verhuizing

De verhuizing is met zorg voorbereid en wordt met aandacht uitgevoerd. Omdat er altijd zaken zijn die niet gaan zoals gepland is er in de week na de verhuizing ruimte om knelpunten op te lossen. Deze moeten dan wel gemeld zijn bij de managementassistenten.

De herinrichting vindt plaats in opdracht van het faculteitsbestuur. Input wordt opgehaald/ Informatie wordt gedeeld via “de lijn”, dit betekent dat de Wetenschappelijk Directeuren verantwoordelijk zijn voor de inbreng van benodigde informatie vanuit hun instituten. En andersom voor de informatie vanuit het project naar de medewerkers.

Er is een projectteam waarbinnen alle werkzaamheden worden uitgevoerd en voorbereid welke nodig zijn om de planvorming gereed te krijgen. Het projectteam legt verantwoording af aan het faculteitsbestuur.

Daarnaast is er een Stuurgroep Herinrichting die adviserend is en een toetsende rol heeft naar het Faculteitsbestuur. In de stuurgroep vertegenwoordigt Jelle Cnossen de medewerkers.

De Managementassistenten hebben een rol in de algemene communicatie vanuit het project naar de instituten en andersom. Ook zijn zij een belangrijke spil als verhuiscoach voor en tijdens de verhuizingen.

De projectorganisatie
De projectorganisatie

Klachten en storingen?

Deze kunt u melden bij de servicedesk (open van 8.30 tot 14.00) of via de mail: herinrichting@law.leidenuniv.nl

Vragen en contact

Eventuele vragen en suggesties kunnen via de managementassistenten van de instituten gesteld worden. Zij zorgen ervoor dat de vragen aan de projectleiding worden gesteld en beantwoord worden. Veelgestelde vragen worden verzameld en komen in de FAQ.

Er kan ook rechtstreeks contact opgenomen worden met Jackie, zij is bereikbaar via: j.c.de.vries@LAW.leidenuniv.nl

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.