Universiteit Leiden

nl en

Werkplek reserveren

Medewerkers van afdelingen die deelnemen aan de pilot flexibel werken kunnen zelf werkplekken reserveren via SharedDesk. Je kunt maximaal een week van tevoren een werkplek op kantoor reserveren. Het annuleren van je reservering doe je het liefst uiterlijk 24 uur van tevoren.

Let op! 

Alleen medewerkers die deelnemen aan de pilot flexibel werken kunnen gebruikmaken van SharedDesk. Doe je niet mee met de pilot, dan gelden voor jou de gebruikelijke regels. 

Reserveren

  1. Ga naar https://universiteitleiden.nl/shareddesk en klik op Login.  
  2. Log in met je ULCN-gegevens.  
  3. Moet je toestemming geven, klik dan op Ja.
  4. Kies de datum en tijd waarop je wil reserveren.  
  5. Klik op een groen bureau naar keuze en bevestig je reservering. 

Je kunt wisselen tussen de plattegrond- en lijstweergave met de knop links. Rechts kun je een andere zone of verdieping selecteren. Gebruik de filters om te zoeken naar een specifiek soort werkplek. 

Reserveer een werkplek

Inchecken

Als je op locatie bent voor je gereserveerde werkplek, vergeet dan niet in te checken. Dan weet het systeem dat jij er bent om je gereserveerde plek te gebruiken. Je mag maximaal twee uur een werkplek ongebruikt bezet houden. 

  1. Scan met je smartphone de QR-code op jouw afdeling en tik op Login.  
  2. Log in met je ULCN-gegevens.  
  3. Klik op Mijn reserveringen en tik daarna op Check in

Uitchecken 

Uitchecken gebeurt automatisch na afloop van de gereserveerde tijd. 

Wanneer kun je een werkplek reserveren? 

Reserveren van tevoren is gewenst maar kan ook ter plekke. Je kunt maximaal een week van tevoren een werkplek op kantoor reserveren. Als je een werkplek reserveert moet je hem ook gebruiken. Gebruik je hem niet dan maak je het liefst uiterlijk 24 uur van tevoren de reservering ongedaan. Niet gereserveerde werkplekken (of ruimtes) kun je gebruiken totdat iemand anders de plek reserveert. 

Reserveringen beheren of annuleren 

Je kunt jouw reserveringen bekijken of annuleren door te klikken op Mijn reserveringen. Je vindt hier ook de reserveringsbevestigingen. 

Wil je voor een langere periode op dezelfde dagen naar kantoor? Dan kan de SharedDesk-beheerder van jouw afdeling je reservering herhalen voor een aantal weken. 

Flexibel werken 

De deelnemende medewerkers hebben geen eigen werkplek meer. Er geldt een ‘clean desk policy’. Wat houdt dit in? 

  • Na gebruik van een werkplek (ongeacht welke type) laat je deze schoon en leeg achter voor de volgende gebruiker. Bij vertrek verwijder je persoonlijke spullen en afval. 
  • Je houdt rekening met collega’s. Meldingen op je telefoon zet je zacht of uit, telefoneren doe je bij voorkeur daar waar geen andere mensen zitten, muziek luister je via een koptelefoon, als je wilt afstemmen met een collega zoek je daar een geschikte ruimte voor. 
  • Het is prettig als je in de ruimtes waar flexplekken zijn ingericht, de deur openlaat zodat iedereen gemakkelijk kan binnenlopen. 
  • Je mag maximaal twee uur een werkplek ongebruikt bezet houden. 

Tip: voeg SharedDesk toe op je homescreen 


iPhone of iPad

Open SharedDesk en tik onderin het scherm op het vierkant met het pijltje naar boven. Tik op Zet op beginscherm. Pas de naam aan en tik op Voeg toe

Samsung of andere Android smartphones

Open SharedDesk en tik rechtsboven op een pictogram met drie stipjes. Tik vervolgens op Toevoegen aan startscherm. Pas de naam aan en tik tweemaal op Toevoegen

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.