Universiteit Leiden

nl en

Archiefbeheer

In de Archiefwet en het Archiefbesluit staan voorschriften over het vastleggen van informatie in onder meer (gedigitaliseerde) documenten, informatiesystemen en websites.

De universiteit heeft de uitvoering van de wetgeving en de daar uit voortkomende verplichtingen vastgelegd in de Regeling Archiefbeheer.

Archiefwerkzaamheden

De universiteit is wettelijk gebonden aan de archiefplicht. Daarnaast is adequaat archiefbeheer een voorwaarde om als organisatie toekomstig beleid te kunnen formuleren, continuïteit te waarborgen en juridische verantwoording af te leggen. Het biedt daarnaast een bron van informatie.

Uw taken

We kunnen alleen samen ons archief op orde houden. Maak daarom een afdeling of een medewerker verantwoordelijk voor de registratie- en archiveringswerkzaamheden.

Heeft u hulp nodig bij deze archiefwerkzaamheden? Neem dan contact op met de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer (DIA). In onze productencatalogus kunt u zien waar wij allemaal bij kunnen ondersteunen.

Archiefoverdracht

Formeel gezien dient u een archief over te dragen aan DIA als de 'directe administratieve waarde is verdwenen'. In veel gevallen is dit tien jaar nadat u bent gestopt het archief op te bouwen. DIA beslist op basis van de wettelijke normen wat er vervolgens met het archief gebeurt.

Bewaartermijnen

Er gelden wettelijke termijnen voor hoe lang een document in een archief beschikbaar moet zijn. Voor de universiteit zijn die bewaartermijnen vastgelegd in het basisselectiedocument. Als u vragen heeft over de bewaartermijnen van uw gearchiveerde documentatie kunt u terecht bij DIA.

Handboeken

Om u te ondersteunen bij uw archiefwerkzaamheden heeft DIA een aantal handboeken ontwikkeld. Door de richtlijnen te volgen die in de archiefhandboeken zijn opgenomen, kunt u uw archiefbeheer uniform, verantwoordbaar en efficiënt houden.