Universiteit Leiden

nl en

Privacyrisico omlaag in 8 simpele stappen

Als medewerker van de universiteit werkt u hoogstwaarschijnlijk met persoonsgegevens. Het is uw taak om zo zorgvuldig mogelijk met deze informatie om te gaan. In 8 simpele stappen kunt u het privacyrisico flink verlagen.

Stap 1. Herken (bijzondere) persoonsgegevens

Persoonsgegevens is alle informatie over een persoon. Daaronder vallen niet alleen namen en adressen, maar ook bankrekeningnummers, IP-adressen, afkomst en studievoortgang. Wees u bewust van de waarde en gevoeligheid van deze informatie voor de betrokkenen en voor kwaadwillende derden. Bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, afkomst en geaardheid, mag u niet zomaar verwerken. 

Stap 2. Houd uw bureau opgeruimd

Ruim uw bureau regelmatig op. Het klinkt simpel, maar het is een belangrijke actie die u kunt nemen om persoonsgegevens te beschermen. We hebben dagelijks te maken met allerlei persoonsgegevens. We printen ze uit, nemen ze mee naar huis of laten ze op ons bureau liggen. Iedereen die uw kamer binnenkomt kan de persoonsgegevens zien. Door uw bureau opgeruimd te houden, verkleint u deze kans. Handiger en veiliger: niet uitprinten of onmiddellijk vernietigen na gebruik.

Afsluitbare papiercontainers

Uitgeprinte documenten met daarop allerlei persoonsgegevens kunt u het beste weggooien in een afsluitbare papiercontainer. Afvalverwerkers vernietigen op betrouwbare wijze het papier in deze papierbakken. Is er in uw omgeving geen afsluitbare papiercontainer, informeer dan bij uw Servicedesk naar de mogelijkheden om er één aan te vragen.

Stap 3. Vergrendel uw PC

Het vergrendelen van uw PC. Het is weer een simpele handeling, maar toch ontzettend belangrijk. Als u uw PC niet vergrendelt is er een kans dat persoonsgegevens zichtbaar zijn voor iemand die langsloopt. Er is dan al sprake van een datalek.

Stap 4. Verzamel zo min mogelijk persoonsgegevens

Verzamel niet meer gegevens dan puur noodzakelijk. Door zo min mogelijk gegevens te verwerken, verkleint u het privacyrisico. Daarmee loopt u ook minder kans op een onnodige Data Privacy Impact Assessment (DPIA).

Stap 5. Opschonen J: -schijf

Op onze gedeelde J: -schijf staan veel persoonsgegevens die niet meer gebruikt worden. Denk aan namenlijsten van een oud evenement. U mag deze gegevens niet bewaren, dus verwijder ze van de J: -schijf. Naast het feit dat we hiermee veiliger met persoonsgegevens omgaan, levert het ook nog eens een overzichtelijker J: -schijf op.

Stap 6. BCC in plaats van CC

Als u e-mailadressen verspreidt, deelt u persoonsgegevens. Maak daarom gebruik van BCC (Blind Carbon Copy) in plaats van CC. Zo verspreidt u niet onnodig e-mailadressen onder de geadresseerden.

Stap 7. Maak gebruik van een beveiligd netwerk of verbinding

Eduroam is het beveiligde netwerk van alle Nederlandse Universiteiten. De beveiliging maakt het haast onmogelijk voor derden om het netwerkverkeer te onderscheppen. Deze kans is aanzienlijk groter wanneer u verbinding maakt met onbeveiligde, vaak vrij toegankelijke, netwerken. Het wordt daarom sterk afgeraden om een verbinding te maken met deze netwerken. Wanneer een verbinding met Eduroam niet mogelijk is, dan is het verbinden met een eigen mobiele hotspot een veilig alternatief. Gebruikt u toch een openbaar wifinetwerk? Installeer dan een VPN, bijvoorbeeld eduVPN. eduVPN zorgt dat u veilig kunt internetten op een openbaar wifinetwerk.

Stap 8. Verstuur werkmail via de universitaire mail

Uw universitaire mail heeft een beveiligde mailverbinding met de servers van de universiteit. Verstuur uw werkmail daarom via uw universitaire e-mailaccount. We raden af om mailservers van bijvoorbeeld Hotmail, Gmail of Yahoo te gebruiken.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie