Universiteit Leiden

nl en

Privacyrisico omlaag in 8 simpele stappen

Als medewerker van de universiteit werk je hoogstwaarschijnlijk met persoonsgegevens. Het is jouw taak om zo zorgvuldig mogelijk met deze informatie om te gaan. In 8 simpele stappen kun je het privacyrisico flink verlagen.

Stap 1. Herken (bijzondere) persoonsgegevens

Persoonsgegevens is alle informatie over een persoon. Daaronder vallen niet alleen namen en adressen, maar ook bankrekeningnummers, IP-adressen, afkomst en studievoortgang. Wees je bewust van de waarde en gevoeligheid van deze informatie voor de betrokkenen en voor kwaadwillende derden. Bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, afkomst en geaardheid, mag je niet zomaar verwerken. 

Stap 2. Houd je bureau opgeruimd

Ruim je bureau regelmatig op. Het klinkt simpel, maar het is een belangrijke actie die je kunt nemen om persoonsgegevens te beschermen. We hebben dagelijks te maken met allerlei persoonsgegevens. We printen ze uit, nemen ze mee naar huis of laten ze op ons bureau liggen. Iedereen die je kamer binnenkomt kan de persoonsgegevens zien. Door je bureau opgeruimd te houden, verklein je deze kans. Handiger en veiliger: niet uitprinten of onmiddellijk vernietigen na gebruik.

Afsluitbare papiercontainers

Uitgeprinte documenten met daarop allerlei persoonsgegevens kun je het beste weggooien in een afsluitbare papiercontainer. Afvalverwerkers vernietigen op betrouwbare wijze het papier in deze papierbakken. Is er in jouw omgeving geen afsluitbare papiercontainer, informeer dan bij je Servicedesk naar de mogelijkheden om er één aan te vragen.

Stap 3. Vergrendel je PC

Het vergrendelen van je PC. Het is weer een simpele handeling, maar toch ontzettend belangrijk. Als je je PC niet vergrendelt is er een kans dat persoonsgegevens zichtbaar zijn voor iemand die langsloopt. Er is dan al sprake van een datalek.

Stap 4. Verzamel zo min mogelijk persoonsgegevens

Verzamel niet meer gegevens dan puur noodzakelijk. Door zo min mogelijk gegevens te verwerken, verklein je het privacyrisico. Daarmee loopje ook minder kans op een onnodige Data Privacy Impact Assessment (DPIA).

Stap 5. Opschonen J: -schijf

Op onze gedeelde J: -schijf staan veel persoonsgegevens die niet meer gebruikt worden. Denk aan namenlijsten van een oud evenement. Je mag deze gegevens niet bewaren, dus verwijder ze van de J: -schijf. Naast het feit dat we hiermee veiliger met persoonsgegevens omgaan, levert het ook nog eens een overzichtelijker J: -schijf op.

Stap 6. BCC in plaats van CC

Als je e-mailadressen verspreidt, deel je persoonsgegevens. Maak daarom gebruik van BCC (Blind Carbon Copy) in plaats van CC. Zo verspreid je niet onnodig e-mailadressen onder de geadresseerden.

Stap 7. Maak gebruik van een beveiligd netwerk of verbinding

Eduroam is het beveiligde netwerk van alle Nederlandse Universiteiten. De beveiliging maakt het haast onmogelijk voor derden om het netwerkverkeer te onderscheppen. Deze kans is aanzienlijk groter wanneer je verbinding maakt met onbeveiligde, vaak vrij toegankelijke, netwerken. Het wordt daarom sterk afgeraden om een verbinding te maken met deze netwerken.

Wanneer een verbinding met Eduroam niet mogelijk is, dan is het verbinden met een eigen mobiele hotspot een veilig alternatief. Gebruik je toch een openbaar wifinetwerk? Installeer dan een VPN, bijvoorbeeld eduVPN. eduVPN zorgt dat je veilig kunt internetten op een openbaar wifinetwerk. 

Heb je hulp nodig bij het installeren van eduVPN? Bekijk dan de instructievideo.

Stap 8. Verstuur werkmail via de universitaire mail

Je universitaire mail heeft een beveiligde mailverbinding met de servers van de universiteit. Verstuur je werkmail daarom via je universitaire e-mailaccount. We raden af om mailservers van bijvoorbeeld Hotmail, Gmail of Yahoo te gebruiken.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.