Universiteit Leiden

nl en

Facilitair, Organisatie

Herinrichting Kamerlingh Onnes Gebouw - update mei 2018

9 mei 2018

Een prettige werkomgeving, ook voor de toekomst

We ervaren een krapte in werkplekken in het Kamerlingh Onnes Gebouw (KOG) en voor nieuwe collega’s is er ook niet direct een vaste werkplek beschikbaar. Het pand kan echter veel beter worden benut, rekening houdend met mensen die fulltime en parttime werken en met de verschillende activiteiten (stil werken en overleg). Daarom is het project herinrichting nu in volle gang. Het uitgangspunt hierbij is een prettige werkomgeving in het KOG waar medewerkers en gasten graag naartoe blijven komen en waar we weer jaren mee vooruit kunnen.

Update proces

  • In het voorjaar 2017 is door het faculteitsbestuur met de wetenschappelijk directeuren een norm afgesproken die inhoudt dat er geen vaste werkplekken voor medewerkers met een kleine aanstelling (< 0,6 fte) worden gerealiseerd. Omgekeerd geldt niet per definitie dat medewerkers met een aanstelling > 0,6 fte altijd een vaste werkplek krijgen. We proberen dit uiteraard wel zoveel mogelijk te realiseren. Dit is echter mede afhankelijk van de personele groei en de fysieke aanwezigheid van de medewerkers per instituut.
  • In het najaar 2017 is het vlekkenplan (het plan wat aangeeft waar welk instituut waar komt in het gebouw) samen met de wetenschappelijk directeuren gemaakt en vastgesteld door het faculteitsbestuur.
  • Op basis van dit vlekkenplan zijn gebruikersessies per instituut geweest om de ‘inpassing’ uit te werken.
  • Deze input is voor het expertisecentrum Vastgoed de basis geweest om aannemers te vragen om een offerte.
  • In week 17 zijn aannemers langs geweest om het gebouw te bezichtigen. Zij, en eventuele andere partijen, komen altijd onder begeleiding van Vastgoed of het UFB.

Gefaseerde aanpak

De herinrichting is te omvangrijk om in één keer in de zomervakantie uit te voeren. Er is voor een gefaseerde aanpak gekozen waarbij we starten met de derde verdieping. Voor tijdelijke huisvesting zijn werkplekken beschikbaar aan het Rapenburg en in het WSD complex. Ook worden er maatregelen getroffen tegen de geluidsoverlast. Zo worden bijvoorbeeld de extreem geluidproducerende werkzaamheden ingepland buiten de reguliere kantooruren.

Een nadere uitwerking van dit schuifplan op kamerniveau wordt samen met de instituten opgesteld. Eind mei zijn de uitkomsten van de aanbestedingen bekend en kunnen de plannen verder worden uitgewerkt en vastgesteld. Dan is ook bekend hoe de exacte fasering is uitgewerkt en wie er wanneer gaat verhuizen. Omdat de instituten deels naar een ander deel van het gebouw gaan, verschilt het hoe lang mensen niet van hun werkplek gebruik kunnen maken. 

Opruimen

Er komen meer werk- en overlegplekken in het gebouw en minder ruimte voor opslag. Dit betekent dat er ook moet worden opgeruimd. Per instituut worden afspraken gemaakt over hoe dit in zijn werk gaat en wanneer. Uiteraard bent u vrij om nu al te gaan opruimen!

Begrippen herinrichting

  • De thuisbasis van een instituut wordt veelal gevormd door een “common room”. Dit is een plek waar medewerkers elkaar formeel en informeel kunnen ontmoeten. Elk instituut geeft zijn eigen invulling aan deze “common room”.
  • Verder komen er op alle verdiepingen pantry’s. Deze worden voorzien van een standaarduitrusting, wat ook de flexibiliteit binnen het gebouw ten goede komt. De koffie- en theevoorzieningen zijn voor alle medewerkers toegankelijk en worden geplaatst in de gang of een nis. Er wordt aangesloten bij het beleid van de universiteit in het kader van milieu, brandveiligheid en Europese aanbestedingen. Dat betekent dat er koffiemachines vanuit het UFB worden geplaatst die door de gecontracteerde leverancier worden schoongehouden en gevuld. Bestaande contracten met betrekking tot de koffie- en theevoorzieningen worden gerespecteerd. De instituten hebben inspraak in de keuze van de soort machine uit de beschikbare modellen bij de gecontracteerde leverancier. Uiteraard wordt ook aan de theedrinkers gedacht. In het kader van duurzaamheid wordt in alle pantry’s het afval gescheiden ingezameld.
  • Verder komt er meer transparantie in de werkkamer. Dit geeft licht en ruimte en biedt meteen de mogelijkheid om makkelijk te zien waar collega’s aan het werk zijn. De vormgeving wordt in overleg met de architect verder uitgewerkt zodat het beeld in het gehele gebouw gelijk is. Tevens zal het rooster aan de achterzijde van het Kamerlingh Onnes Gebouw verdwijnen zodat we meer licht binnenkrijgen en wordt de achtergevel aangepast.
  • Het delen van werkplekken is alleen mogelijk als de werkplekken hiervoor ingericht zijn en ook netjes worden achtergelaten. We proberen meubilair zoveel mogelijk te behouden, waar nodig worden individueel in hoogte verstelbare bureaus geplaatst. Het opruimen en opgeruimd houden van de werkplekken is een taak van de medewerkers.

Vragen en contact

Alle informatie over de herinrichting is te vinden op de medewerkerswebsite. De communicatie verloopt via de managementassistenten van de instituten. Eventuele vragen en suggesties kunnen dus ook via de managementassistenten worden gesteld. Zij stemmen deze af met de projectleiding. Veelgestelde vragen worden verzameld en komen in de FAQ op de medewerkersportal. Er kan ook rechtstreeks contact worden opgenomen met de projectleider Jackie de Vries.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.