Universiteit Leiden

nl en

Facilitair, Organisatie

Herinrichting Kamerlingh Onnes Gebouw - update juni 2018

21 juni 2018

1. Start

De herinrichting is nu echt concreet aan het worden. De start vindt plaats op de derde verdieping van het Kamerlingh Onnes gebouw. Op woensdag 27, donderdag 28 en vrijdag 29 juni verhuizen onze medewerkers van de derde verdieping naar de tijdelijke plekken in het WSD complex en het Rapenburg. Op maandag 2 juli start vervolgens de aannemer met het plaatsen van stofschotten en de sloopwerkzaamheden. De werkzaamheden hiervoor zijn al in volle gang.

Hergebruik

Een van de uitgangspunten bij de herinrichting is het hergebruik van meubilair, mits dit past bij de gewenste uitstraling. Met het leegruimen van de derde verdieping wordt direct een reshuffel uitgevoerd van oud meubilair op alle andere verdiepingen. Deze oude meubelstukken worden namelijk gebruikt voor de inrichting van de tijdelijke plekken in het WSD complex en het Rapenburg. De verhuiscoaches* weten om welke meubels het gaat en zullen ook de betreffende medewerkers op de hoogte stellen.

*contactpersoon herinrichting per instituut

2. Verhuisstappenplan

Een verhuizing is een mooi moment om weer eens op te ruimen. Net als jij werken jouw collega’s ook  graag in een net en opgeruimd kantoor. Er staan extra containers op de gangen om papier, vertrouwelijk papier en andere spullen weg te gooien. Ook staan er boekenkarren voor boeken die een twee/derde kans verdienen. Bedenk vooraf wat je de komende maanden nodig denkt te hebben. De rest kan in de opslag en hoeft niet mee naar de tijdelijke werkplekken.

Wat verhuist er mee?

  • Bureaus, bureaustoelen, kasten, overleg tafels en stoelen worden verzorgd. Daar hoef jij zelf niet aan te denken. Ook in de tijdelijke situatie zijn er werkplekken en computers voorzien.
  • Al jouw documenten/werkartikelen en boeken moet je zelf inpakken. Er zijn twee dozen per persoon beschikbaar voor persoonlijke spullen zoals, fotolijstjes, bekers, schilderijen, posters.
  • Als je een speciale stoel aangemeten hebt gekregen, geef dat dan door aan de verhuiscoach. Ook voor dubbele beeldschermen geldt dat die in de tijdelijke situatie worden meeverhuisd als dit nodig is.

Ladeblokken

In de eerste fase zullen de ladeblokken van de medewerkers die vanaf de 3e verdieping verhuizen worden meegenomen naar het WSD complex of het Rapenburg 38. Zodra medewerkers terugkomen naar het KOG worden de ladeblokken niet meegenomen van het WSD complex of het Rapenburg 38 maar leeggeruimd. Medewerkers die in een latere fase verhuizen naar het WSD complex of het Rapenburg 38 nemen de inhoud van hun ladeblok mee in een verhuisdoos.

Belangrijk: per medewerker gaat maar 1 ladeblok mee, indien meerdere ladeblokken in gebruik zijn moet voor de inhoud hiervan een andere oplossing worden gezocht. Neem hierover contact op met de verhuiscoach van de afdeling.

Inpakken

Het daadwerkelijk verhuizen wordt door het verhuisbedrijf gedaan. Zorg ervoor dat je uiterlijk aan het eind van de dag vóór je verhuisdatum de doos of dozen mét sticker klaar hebt staan. 

Stickers

Voor de verhuizing worden verschillende kleuren stickers gebruikt, allemaal met een specifieke betekenis. Zo kan de externe verhuizer snel zien waar wat heen moet.

Verhuismoment derde verdieping

Het verhuisbedrijf verplaatst op 27, 28 en 29 juni je spullen naar je tijdelijke werkplek. Op die dagen kun je dus niet bij de spullen die je hebt ingepakt. Vanaf maandag 2 juli zijn ook de tijdelijke werkplekken weer bruikbaar. In het WSD complex zijn mogelijk nog niet alle computers gekoppeld op maandag 2 juli. Er is een werkplekbeheerder aanwezig op maandag 2 juli in het WSD complex om eventuele knelpunten op te lossen.

Arbo ondersteuning

Op afroep is arbo ondersteuning beschikbaar op het WSD complex en Rapenburg 38. De verhuiscoaches hebben de benodigde contact gegevens.

Na de verhuizing

De verhuizing is met zorg voorbereid en wordt met aandacht uitgevoerd. Toch kunnen er altijd zaken niet helemaal gaan zoals gepland. Daarom is er in de week na de verhuizing ruimte om knelpunten op te lossen. Deze moeten dan welk gemeld zijn bij de management assistenten.

3. Fasering en planning

De herinrichting is te omvangrijk om in één keer in de zomervakantie uit te voeren. Er is voor een gefaseerde aanpak gekozen waarbij gestart wordt met de derde verdieping. Daarna volgt de eerste en daarna de tweede. Voor de balie en het OIC wordt een aparte planning aangehouden. Deze is nog niet bekend.

Er zijn tijdelijke werkplekken beschikbaar aan het Rapenburg en in het WSD complex. Tijdens de verbouwing zijn er ook “overblijf” werkplekken in het KOG zodat medewerkers die voor onderwijs of overleg op het KOG moeten zijn niet heen en weer hoeven blijven lopen op één dag.

Tijdens de verbouwing is de rest van het gebouw in gebruik. Dat betekent dat er sprake zal zijn van overlast. Er zijn afspraken gemaakt met de aannemer om dit tegen te gaan. Mochten er onverhoopt toch onoverkomelijke problemen zijn dan kan dat gemeld worden, via de verhuiscoach, bij Leonardo Paternotte.

De verhuiscoaches zijn het aanspreekpunt vanuit het instituut voor alle vragen over de verhuizing. Zij stemmen intensief af met Leonardo om de verhuizing in goede banen te leiden.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.