Universiteit Leiden

nl en

Facilitair

Implementatie scannen via LU-Card op Campus Den Haag

6 mei 2019

Scannen via LU-Card

Scan2Mail zorgt ervoor dat er snel, eenvoudig en doeltreffend documenten gescand en doorgestuurd kunnen worden. Op dit moment kunnen scanopdrachten anoniem verzonden worden naar elke medewerker binnen de Universiteit. De scans kunnen niet per gebruiker worden geregistreerd.

Na een succesvolle pilot bij P&O FGW is besloten om scannen via LU-Card te implementeren bij alle LU-Card Printers op de verschillende faculteiten. De gebruiker hoeft alleen zijn LU-Card tegen de LU-Card paal te houden en vervolgens is er de optie om naast kopiëren & printen te kiezen voor de scanoptie. Met deze optie wordt er naar het eigen LU-mailadres gescand. Met het vorige systeem kon er nog naar een groep mensen tegelijk gescand worden. Dit is met scannen naar LU-Card dus onmogelijk. Automatisch wordt er nu gescand naar je eigen mailadres en vanaf daar kun je, indien van toepassing, de scan naar één of verschillende mensen doorsturen.

Ook in het kader van het AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) wordt dus voor deze nieuwe methode gekozen.

Voordelen scannen via LU-Card

Scannen via LU-Card heeft de volgende voordelen:

  • Op iedere printer is het mogelijk om even snel te scannen, zonder dat eerst het eigen mailadres ingevoerd hoeft te worden;
  • Er komen geen scans meer aan bij collega’s, doordat per ongeluk op een ander mailadres gedrukt wordt. Wanneer een scan naar een collega verstuurd moet worden, kan dit door de mail met bijlage te forwarden;
  • Het is onmogelijk om anoniem vanuit een machine te scannen, doordat altijd inzichtelijk is wie er gescand heeft. Hierdoor is er geen risico meer op vervelende anonieme scans.

N.B.: Er is ook geen risico dat een scan ergens blijft “zwerven”. Wanneer de scan te groot is om verwerkt te worden, zal deze automatisch verwijderd worden en niet in de “cloud” blijven hangen.

Uitrol scannen via LU-Card bij Campus Den Haag

De pilot bij P&O FGW is als positief ervaren verlopen en zal verder worden uitgerold bij de verschillende faculteiten. Hieronder een overzicht wanneer de mfp’s van Campus Den Haag aan de beurt zijn voor de implementatie:

Medewerkersprinters
6 t/m 10 mei
Studentenprinters
20, 21 en 24 mei

Inzet uitzendkracht voor beantwoorden vragen

Het daadwerkelijk toevoegen van de scanfunctie op de LU-Card paal is een proces wat slechts een 10-tal minuten duurt. De overlast hiervan is dus minimaal. Vervolgens zal er op de dagen dat meerdere printers op locaties worden geïmplementeerd een team van meerdere uitzendkrachten rondlopen om de verdere uitrol zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wanneer er uitrol slechts enkele printers betreft zal er één uitzendkracht rondlopen. Na de implementatie van de medewerkers printers zullen er nog uitzendkrachten worden ingezet voor de Campus Den Haag locaties die eventuele vragen en onduidelijkheden kunnen beantwoorden.

Handleiding scannen via LU-card

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie