Universiteit Leiden

nl en

P&O, Onderzoek

Checklist: wie informeer je voor je op dienstreis gaat?

2 maart 2020

Veel medewerkers reizen naar het buitenland voor werk. Als werkgever is de Universiteit Leiden medeverantwoordelijk voor je veiligheid en gezondheid. Daarom is het belangrijk dat je vooraf toestemming vraagt voor de reis, en dat tijdens elke dienstreis een applicatie actief is op je telefoon. Dan kan de Universiteit Leiden je beter helpen als je onverhoopt in de problemen komt.

Checklist

Kijk na welk reisadvies er geldt voor je bestemming op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Vraag toestemming aan je mandaathouder (leidinggevende, WD of faculteitsbestuur).

Op de pagina over buitenlandse reizen zoek je de juiste procedure en het juiste formulier. Welk formulier je gebruikt, hangt af van het reisadvies en bijbehorende kleurcode. Doe dit bij voorkeur minstens vier weken van te voren, zeker als je naar gebieden met code oranje of rood reist.

Als je een aanvraag indient om naar een gebied te reizen waarvoor Buitenlandse Zaken code rood heeft gegeven, is het de portefeuillehouder personeel in het College van Bestuur die via het faculteitsbestuur je aanvraag beoordeelt.

Download de applicatie Chubb Travel Smart via Google Play (Android) of de App Store (iPhone, iPad). Gebruik tijdens installatie de klantcode NLBBBA04490. Schakel tijdens je reis de GPS in voor deze app, dan kan de Universiteit Leiden je beter helpen als je in de problemen komt. De app informeert je ook over het land waarheen je reist.

Registreer jezelf voor vertrek bij de Nederlandse ambassade in het land waarheen je reist, ook als dat land code groen heeft. Mocht er onverhoopt een urgente situatie ontstaan, zoals de uitbraak van het Corona-virus in Noord-Italië,  houdt de ambassade je op de hoogte.

Laat minimaal één collega of leidinggevende weten waarheen je reist.

In geval van nood bereik je de reisverzekering via +31102893536 en de universiteit via +31715276666. Houd bij contact met de reisverzekering het polisnummer van de universiteit bij de hand: NLBBBA04490.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.