Universiteit Leiden

nl en

P&O

Toestemming vereist voor alle dienstreizen naar het buitenland

3 juli 2020

Dienstreizen naar het buitenland zijn tot nader order niet toegestaan, tenzij het College van Bestuur (CvB) vooraf schriftelijk toestemming geeft. Dit geldt voor alle reizen, ongeacht kleurcode. De kleurcode is een classificatie van de Nederlandse overheid die aangeeft hoe veilig een land of gebied is. Met deze toestemming wordt vooralsnog zeer terughoudend omgegaan.

Toestemming aanvragen voor dienstreis naar land met kleurcode oranje of rood

  1. Wil je een dienstreis maken naar een gebied met kleurcode rood of oranje (reisadvies: niet reizen respectievelijk alleen noodzakelijke reizen), dan vraag je vooraf toestemming aan via het aanvraagformulier dienstreis buitenland oranje of rood (.docx). Dien je aanvraag ten minste 8 weken van tevoren in.
  2. Voor reizen naar het Verenigd Koninkrijk, gebruik je het Aanvraagformulier dienstreis buitenland groen of geel (.docx)
  3. Je leidinggevende legt je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur of de directeur.
  4. Als het faculteitsbestuur of de directeur het eens is met de noodzaak van de dienstreis op het geplande moment, dan besluit het Internationaal Incidenten Team (ITT) namens het CvB bij kleurcode oranje of legt het IIT het voor akkoord voor aan het CvB bij kleurcode rood.

Lees meer over reizen naar risicogebieden, kleurcode oranje of rood.

Toestemming aanvragen voor dienstreis naar land met kleurcode groen of geel

  1. Wil je een dienstreis maken naar een land met kleurcode groen of geel, vraag eerst toestemming via het Aanvraagformulier dienstreis buitenland groen of geel (.docx). Dien je aanvraag ten minste 8 weken van tevoren in.
  2. Je leidinggevende legt je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur of de directeur.

Reeds geplande dienstreizen

De nieuwe procedure geldt voor alle dienstreizen waarvoor nog geen schriftelijke toestemming van het faculteitsbestuur of de directeur (kleurcode geel of groen) dan wel door het College van Bestuur (kleurcode oranje of rood) is gegeven. Deze dienstreizen moeten voor akkoord worden voorgelegd.

Medewerkers van buitenlandse instituten

Medewerkers van de buitenlandse instituten (NVIC, NIMAR, NIT, KITLV) moeten ook toestemming vragen voor reizen van Nederland naar hun standplaats en vice versa aan hun faculteitsbestuur, directie of penvoerder. Afhankelijk van de kleurcode beslist de mandaathouder zelf of worden, als de verantwoordelijke hun verzoek steunt, deze verzoeken via het IIT bij het CvB ingebracht.

Dienstreisverzekering

De reisverzekering dekt de kosten van een medische behandeling die niet door je eigen zorgverzekeraar worden vergoed. Voorwaarde daarvoor is dat je de noodzaak van de reis kan aantonen. En je moet kunnen aantonen dat je je hebt gedragen volgens de regels van het verblijfsland. Bijvoorbeeld dat je een mondkapje hebt gedragen, of dat je je niet op straat hebt begeven, behalve als dat is toegestaan.

Als in een buitenland opnieuw een uitbraak van corona plaatsvindt, dan worden kosten van evacuatie uit dat land niet vergoed door de dienstreisverzekering.

Afwegingen

De afwegingen voor een faculteitsbestuur of directeur om een dienstreis al dan niet als noodzakelijk te bestempelen, zijn: 

  • duur, aard en risico’s van de reis.
  • impact op werk of onderzoek als de reis niet kan doorgaan.
  • kosten die de faculteit moet maken als een repatriëring noodzakelijk is.
  • de kans dat repatriëring niet mogelijk is en je langer in het buitenland moet blijven.

Ga voorbereid op reis: download de verzekeringspas en installeer de Chubb Travel Smart app voordat je op reis gaat.

Zonder toestemming op dienstreis

Heb je geen formulier met daarin toestemming van het faculteitsbestuur of de directeur dan wel door of namens de mandaathouder of het CvB voor je dienstreis, dan worden je declaraties voor de reis afgewezen.

Van het buitenland naar Nederland

De adviezen die de Nederlandse overheid geeft voor reizigers die terugkeren naar Nederland, zijn voor medewerkers van de Universiteit Leiden verplicht. Als de overheid adviseert om na terugkomst thuis te blijven en in quarantaine te gaan, is het niet toegestaan om binnen die periode fysiek op de universiteit te verschijnen.

Let op: ben je vanwege de Covid-situatie vanuit het buitenland gestart of heb je door of vanwege de Covid-situatie je werkzaamheden vanuit het buitenland verricht? Met het heropenen van de universiteit is het ook van belang weer op locatie te kunnen werken. Dit betekent dat, daar waar door of vanwege de Covid-situatie werkzaamheden vanuit het buitenland zijn verricht, werkzaamheden weer vanuit Nederland verricht zullen worden. Dit betekent dat de werknemer maatregelen dient te treffen voor zo snel mogelijke, en in ieder geval tijdige terugkeer naar Nederland.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.