Universiteit Leiden

nl en

Organisatie

Tips & tricks voor online vergaderen

6 januari 2021

Sinds het coronavirus ons leven van alledag regeert, zitten de meeste mensen vaker achter een beeldscherm. Videobellen levert twee veelgehoorde klachten op: algehele vermoeidheid en het gemis van non-verbale signalen. Hieronder een paar tips & tricks:

Maak buiten een wandeling

Begin de dag met een wandelingetje buiten en sluit deze ook weer af met een wandelingetje. Alsof je naar je werk loopt en weer terug naar huis.

Beweeg tussen afspraken in

Een andere goede tip is om alle afspraken een kwartier in te korten zodat er een korte (bewegings)pauze ontstaat tussen de afspraken in. 

Zorg voor goede internetverbinding

Videobellen valt of staat met een goede internetverbinding. Zonder een goede verbinding is het beter om de telefoon pakken. Niets is vermoeiender, dan steeds weer de draad van het gesprek oppakken. Kijk of het internet thuis kan worden verbeterd met een wifi-versterker, of beter nog: door een directe aansluiting met de internetkabel. 

Zorg voor goede geluidskwaliteit

Nog zo’n energieslurper: de geluidskwaliteit. Tijdens online bijeenkomsten kan je horen hoe groot de verschillen zijn in de geluidskwaliteit van sprekers. Sommige sprekers brengen een blikkerig, krakerig of te zacht geluid voort. Dit kan komen doordat ze op een oude laptop deelnemen aan de sessie. Het contrast met mensen die bijvoorbeeld een headset gebruiken, is groot. Het voordeel van een headset is dat deze ook het omgevingsgeluid filtert. 

Zorg voor goede beeldkwaliteit

Non-verbale signalen worden slecht gelezen wanneer de beeldkwaliteit onvoldoende is. De ogen moeten nog harder werken om informatie te lezen.

Tegenlicht

Tegenlicht
De foto links laat zien dat het gezicht wegvalt door het licht vanachter. Dit kan worden opgelost door tegenover een raam te gaan zitten waardoor het licht op het gezicht valt. Een bijkomstig voordeel is dat het mogelijk wordt om af en toe even naar buiten te kijken zodat de ogen even kunnen ontspannen bij een andere afstand.

 

Weinig licht

Weinig licht
Soms is de kamer slecht verlicht. Op de foto links is te zien dat de verlichting hoofdzakelijk uit de laptop zelf komt. Hierdoor
ontstaat er een korrelig beeld en komt de spreker wat minder charmant in beeld dan de bedoeling is. De belichting kan worden verbeterd door te experimenteren met lampjes in de ruimte.

 

Positie

Positie
Ook de positionering is belangrijk. Het beste kan een nieuwslezer in gedachten worden genomen. Op de foto links valt de onderkant van het gezicht weg waardoor veel nonverbale signalen worden gemist. Voor de toeschouwer kan het lijken alsof de spreker niet helemaal aanwezig is, wat eigenlijk ook zo is, of kopje onder gaat.

 

Uitsnede

Uitsnede
Op de foto links is de persoon goed gepositioneerd en uitgelicht. Door het hoofd tegen de bovenrand van het beeld te plaatsen
is ook een deel van het bovenlichaam zichtbaar en kunnen eventuele handgebaren worden waargenomen.

 

 

Blikveld

Blikveld
Met een tweede scherm werken is zeer comfortabel. Voor de ander is het wel zo prettig indien naar het scherm wordt gekeken met camera. De gesprekspartner ziet anders alleen de zijkant van het gezicht en mist een deel van de expressie. Daarbij is er nog de psychologische beleving die kan ontstaan wanneer wordt weggekeken: geen oogcontact maken of negeren.

 

Achtergrond

Achtergrond
Sommige achtergronden kunnen afleiden of nieuwsgierig maken. Wat staat er nu in die boekenkast? Het wordt eenvoudiger om de focus op het gesprek te houden wanneer gekozen is voor een neutrale achtergrond. Een andere optie is om de achtergrond te vervagen. Sommige programma’s bieden deze mogelijkheid.

 

 

Kort samengevat vormen het beeld, de internetverbinding en de geluidskwaliteit cruciale randvoorwaarden voor een onlinegesprek. Mocht een gesprekspartner hier niet aan voldoen, bespreek het of stuur dit artikel door. Zo helpen we elkaar om de vermoeidheid te beperken.

Bron: Mens- en organisatieontwikkeling, www.allettawubben.nl

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.