ICT
Veilig e-mailen: voorkom dat jouw e-mail in de spambox belandt
Stuur jij weleens werk gerelateerde e-mails met een niet-universitair mailadres? Of stuur jij weleens e-mails vanaf een niet-universitaire server? Dan kan het zijn dat jouw e-mail vanaf nu als spam worden gezien en komen ze automatisch in een spamfolder terecht. Mails van onbekende en mogelijk onbetrouwbare bronnen vormen een serieus veiligheidsrisico voor de universiteit. Daarom zijn er veiligheidsmaatregelen genomen die zulke verdachte mails vaker zullen onderscheppen. Mails van onbekende oorsprong komen terecht in spamfolders en zullen op termijn permanent worden verwijderd. Zorg ervoor dat jouw uitgaande mails niet door de beveiligingsmaatregelen worden tegengehouden. Hiervoor kun je zelf een aantal vuistregels hanteren:
- Gebruik je een andere server? Dan zullen je mails waarschijnlijk niet meer aankomen.
- Hoe herken je of je een universitaire server gebruikt of niet?
• Gebruik je de universitaire Outlook of webmail? Dan is het in orde,
je verstuurt je mail via de universitaire (Exchange-)server.
• Heb je een ander domeinnaam in je verzendadres dan ...
@...leidenuniv.nl? Neem dan contact op met je ICT-contactpersoon.
Gebruik geen Gmail (of Yahoo, o.i.d.) voor universitaire mails, maar maak gebruik van je universitaire mailadres (d.w.z. ... @...leidenuniv.nl) via Outlook of webmail.
Dit is niet alleen onveilig, het kan bovendien in strijd zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- Gebruik dus géén mailserver van een universiteit in het buitenland als je daar werkt of verblijft.
- Gebruik dus géén mailserver van een ander bedrijf of instituut waar je op locatie bent.
- Gebruik dus ook niet de mailserver van jouw internetprovider thuis.
Controleer je spamfolder
Tip: Controleer periodiek je spamfolder of er belangrijke berichten in terecht zijn gekomen. Overal ter wereld zijn partijen bezig de mailbeveiliging te verbeteren. Soms komt daardoor ook een gewenste mail in de spamfolder terecht.
Heb je vragen over mailbeveiliging of over gebruik van een externe mailserver? Neem dan contact op met de helpdesk.