17 juni 2021

De komende drie maandagochtenden (8.00u) worden in 3 groepen alle Outlook-mailboxen en agenda’s van medewerkers overgezet naar Exchange Online (studie verenigingen nog niet). Gebruik je alleen een persoonlijke mailbox en agenda in Outlook? Dan hoef je zelf niets te doen. Het migratieproces vindt op de achtergrond plaats en je mailbox en agenda blijven gewoon beschikbaar. Onder aan de mail is te zien welk organisatieonderdeel wanneer aan de beurt is.

Waarom migreren we naar Exchange Online? 

We migreren om zo een betere integratie te realiseren tussen de verschillende apps van Office 365. Ook biedt Exchange Online betere veiligheid (bijvoorbeeld tegen phishing mails). Na migratie kunnen we ook een aantal nieuwe apps introduceren die alleen werken bij het gebruik van Exchange Online, zoals Bookings en To Do. 

Hoe kan ik mij op mailmigratie voorbereiden? 

•    Mogelijk heb je naast je eigen mailbox nog andere mailboxen (of functionele mailboxen) gekoppeld. Zorg dat je vooraf even de naam van deze mailbox noteert zodat die na afloop van de migratie weer toegevoegd kan worden mocht dat nodig zijn. 
•    Download eventueel alvast de Outlook-app voor je mobiel. Deze kun je vinden in de Play Store (voor Android Telefoons) of de App Store (voor IPhone telefoons)

Wat merk ik na de migratie? 

•    Je reguliere mailbox, archiefmappen en agenda op je universitaire (managed-)pc of laptop worden automatisch overgezet naar de nieuwe mailomgeving en zijn direct beschikbaar in Outlook.  Mailboxen die je naast je eigen mailbox beheert, zogenaamde functionele (of gedeelde) mailboxen, zijn soms niet meer gekoppeld en moeten opnieuw worden toegevoegd. (Zie uitleg op de helpdesk portal KI 1137) 
•    Op je telefoon, tablet of eigen device is nu ook weer de Outlook-app te gebruiken (iPhone handleidingen als bijlage in deze mail). Je kunt eventueel ook gebruik blijven maken van je huidige mail app, wel dien je dan je mailbox opnieuw te koppelen. Dit is dan ook van toepassing op andere operating systems zoals Mac en Linux (helpdesk portal KI 1205) 
•    Je kunt je webmail in je browser terugvinden als je inlogt op office.com en dan kiest voor de Outlook Online app (helpdesk portal KI 1612). Als je toch kiest voor het adres van de oude webmail via webmail.campus.leidenuniv.nl word je tijdelijk doorgestuurd naar de Outlook Online app. 
 
Attentie: Zou je opnieuw moeten inloggen dan gaat het om een Office 365 login en word je ook gevraagd naar je MultiFactor Authentication(helpdesk portal KI 2081)

Mogelijke tijdelijk probleem

Er wordt veel gebruik gemaakt van functionele mailboxen. Deze worden vooraf aan de migratie van gebruikers al gemigreerd. Gebruikers die in de oude omgeving nog gebruik maken van de functionele mailboxen kunnen deze nog wel koppelen in Outlook, maar niet via Webmail. Indien dit een issue is kunt u bij de helpdesk vragen om een versnelde migratie.

Krijg ik ondersteuning als er toch iets niet werkt zoals verwacht? 

Mocht je ten gevolge van de migratie toch problemen ondervinden zoek dan contact met de helpdesk. Dat kan op de volgende manieren;
1. stuur een e-mail via: (helpdesk@issc.leidenuniv.nl) of,
2. Zoek contact met de helpdesk via de helpdesk portal op de medewerkerswebsite. Er wordt dan zo spoedig mogelijk contact met je opgenomen.