Universiteit Leiden

nl en

ICT, Organisatie

Mailmigratie FSW (actie alleen nodig na de migratie)

15 november 2021

FSW is overgegaan naar Exchange Online. Je Outlook-mailbox en agenda zijn overgegaan naar Exchange Online. Ook de gezamenlijke ‘functionele’ mailboxen zijn gemigreerd door het ISSC. Veel andere faculteiten, CWTS en studenten gebruiken deze nieuwe mailomgeving ook al. 

Voor alle Windows-computers en laptops beheerd door de universiteit zijn er geen acties nodig, behalve Outlook opnieuw opstarten als je momenteel alleen Outlook gebruikt zonder gedeelde mailboxen. Er is geen overgangsperiode mogelijk. Dit betekent dat als je gebruik wilt blijven maken van e-mail en agenda op een ander apparaat, je actie moet ondernemen. N.B. Dit is ALLEEN relevant als je niet eerder een actie hebt uitgevoerd.

Let op
Voor andere apparaten, webmail en gedeelde mailboxen zijn er acties nodig om het vernieuwde account toe te voegen! Zie de instructies per apparaat hieronder.

Voordelen

Exchange Online maakt het mogelijk om Office 365 toepassingen te integreren en om nieuwe apps te gebruiken, zoals de Outlook App, Planner en To Do. Ook neemt de beveiliging toe en wordt een betere bescherming geboden tegen phishing mails. De omvang van de mailbox is uitgebreid, zodat het niet meer nodig is om individueel aan te vragen de mailbox uit te breiden

Actie nodig na de migratie

N.B. Nodige actie kan ALLEEN na de migratie plaatsvinden!

Afhankelijk van het apparaat waar je de mailbox op gebruikt/installeert, kan dit 10-30 minuten duren. Alle gegevens zijn op de achtergrond al overgezet, maar het synchroniseren van Outlook kan even duren, afhankelijk van de omvang van je mailbox.

N.B.

  1. Tip: Noteer vooraf enkele afspraken in je agenda even op papier of digitaal voor het geval jouw agenda tijdelijk niet beschikbaar is.
     
  2. Met alles geldt bij het vervangen van je account: maak je geen zorgen over alle mail die erin staat: je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en deze wordt opnieuw gesynchroniseerd na aanmelden met je gebruikersnaam.

Op je beheerde werklaptop/PC van de universiteit hoef je niets aan te passen in je mailprogramma Outlook als je alleen jouw persoonlijke mailbox gebruikt. Maak je daarnaast gebruik van gedeelde mailboxen, dan moet je wel enkele stappen uitvoeren.

Gebruik de MS Outlook app. Je kunt de Apple Mail app ook blijven gebruiken, maar dan kun je geen gezamenlijke mailboxen en geen gearchiveerde mailboxen gebruiken.

De stappen:

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit. Maak je geen zorgen over alle mail die erin staat: je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en je gaat deze in de volgende stap opnieuw synchroniseren.
  2. Ga naar Applications en open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts. Klik op de + linksonder om een nieuwe account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald. Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username  jouw universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je  universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding dat je deze verbinding in MS Authenticator goed wil keuren. Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt nu ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen. Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

 Bekijk de instructiefilm.

Gebruik MS Outlook app of een ander volwaardig mailprogramma.

De stappen

  1. Ga in je mailprogramma naar Instellingen (settings) en verwijder het bestaande account van de universiteit. Maak je geen zorgen over alle mail die erin staat: je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en je gaat deze in de volgende stap opnieuw synchroniseren.
  2. Ga weer naar Instellingen en maak een nieuw account.
  3. Kies bij de vraag naar het type account voor de optie Office 365.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username  jouw universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je  universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord.

Bekijk de instructiefilm.

Gebruik de MS Outlook app.

De stappen

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit. Maak je geen zorgen over alle mail die erin staat: je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en je gaat deze in de volgende stap opnieuw synchroniseren.
  2. Ga naar Applications en open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts. Klik op de + linksonder om een nieuwe account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald. Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username  je universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding dat je deze verbinding in MS Authenticator goed wil keuren. Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen. Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

Bekijk:

Gebruik de MS Outlook app. Je kunt de Apple Mail app ook blijven gebruiken, maar dan kun je geen gezamenlijke mailboxen en geen gearchiveerde mailboxen gebruiken.

De stappen

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit. Maak je geen zorgen over alle mail die erin staat: je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en je gaat deze in de volgende stap opnieuw synchroniseren.
  2. Open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts. Klik op de + linksonder om een nieuwe account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald. Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username  jouw universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je  universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een  belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding dat je deze verbinding in MS Authenticator goed wil keuren. Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt nu ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen. Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

Bekijk:

Ga naar de Office portal. Blijf niet het oude webadres van webmail gebruiken. Meld jezelf aan met je universitaire Microsoft account: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl en je gebruikelijke ULCN wachtwoord.

In de Office portal vind je links op het scherm je veelgebruikte apps, waaronder de  Outlook app. Het kan daarom zijn dat de Outlook app nog onderaan staat in Alle apps.

Tip

Noteer vooraf de naam van deze mailbox om deze eenmalig zelf te koppelen.

Stappen om een gedeelde mailbox toe te voegen aan je persoonlijke mailbox

  1. Kies het tabblad File en kies + Add account.
  2. Voer het e-mailadres van de functionele mailbox in, laat eventuele overige velden leeg en klik op Volgende stap.
  3. Als er een melding verschijnt, kies je in het Geavanceerde installatie venster voor Office 365.
  4. Klik op More options > Use other account en vul je gebruikelijke ULCN gebruikersnaam in met 'vuw\' ervoor, voorbeeld: gebruikersnaam 'jansenj' wordt 'vuw\jansenj'. Dit is een nieuwe stap.
  5. Sluit Outlook en start het opnieuw om de wijzigingen door te voeren.

N.B.

Gedurende de dag voorafgaand aan de mailmigratie kan de koppeling tussen jouw mailbox en een gedeelde mailbox (als je deze gebruikt) even weg zijn. Dat is tijdelijk. Start dan later op de dag Outlook opnieuw.

Meld je aan met MFA authenticatie voor de mailbox, net als bij de andere Office 365 producten.

Bekijk 
de instructiefilm en de uitleg in de Helpdesk Portal.

Verandering door Exchange Online

In het begin zul je merken dat er meer berichten, van bijvoorbeeld privé emailadressen, worden aangemerkt als spam. In de loop van de tijd past de werking van het algoritme zich aan. Als je een mail ontvangt die als verdacht wordt aangemerkt (spam, phishing, etc), dan ontvang je een mail met de mededeling dat er één of meerdere berichten in quarantaine zijn geplaatst. Deze mail wordt om de drie dagen herhaald. De afzender van dit bericht is: quarantine@messaging.microsoft.com. Je kunt deze mails lezen in de Junkmail map.

Bekijk de uitleg in de Helpdesk Portal.

Vragen en/of problemen?

  • Heb je vragen over de komende mailmigratie?
    Neem contact op met René Ouwerkerk of Raymond van Erkel (ICT coördinatoren FSW).
  • Heb je een probleem na de mailmigratie?
    Neem contact op met de Helpdesk ISSC (t. 8888). Vermeld 'Mailmigratie. De Helpdesk medewerkers zijn op de hoogte gebracht. 
Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.