Universiteit Leiden

nl en

ICT

Mailmigratie Faculteit Geesteswetenschappen

25 november 2021

Geesteswetenschappen gaat Exchange Online gebruiken. Veel andere faculteiten en studenten gebruiken de nieuwe mailomgeving al. Je Outlook-mailbox en -agenda gaan over naar Exchange Online. Ook de gedeelde ‘functionele’ mailboxen worden door het ISSC gemigreerd. Als je momenteel alleen Outlook gebruikt zonder functionele mailboxen hoef je geen actie te ondernemen voor Windows computers en laptops beheerd door de universiteit (managed of semi-managed). Je moet wel even Outlook opnieuw opstarten.  Als je gebruik wilt blijven maken van e-mail en agenda op een ander apparaat, moet je wel actie ondernemen.

Let op: voor andere apparaten, webmail en functionele mailboxen zijn er acties nodig om het vernieuwde account toe te voegen! Zie de instructies per apparaat hieronder.

Voordelen

Exchange Online maakt het mogelijk om Office 365 toepassingen te integreren en om nieuwe apps te gebruiken, zoals de Outlook app, Planner en To Do. Ook neemt de beveiliging toe en wordt een betere bescherming geboden tegen phishing mails. De omvang van zowel de mailbox als het archief is uitgebreid naar 50 GB. Het is daarom niet meer nodig om individueel uitbreiding van een mailbox aan te vragen.

Planning

Datum Organisatieonderdeel
Maandagochtend 15 november LUCDH
Faculteitsbureau (behalve IFZ en OSZ)
LUIH (Geschiedenis)
Maandagochtend 22 november ACPA
International Studies
LIAS
Maandagochtend 29 november LUCAS
OSZ
Maandagochtend 6 december Academisch Talencentrum
LUCL
NIMAR
NINO
LUIP (Wijsbegeerte)
Overige mailboxen

De voorbereidende werkzaamheden voor de migratie starten eerder:

  • De functionele mailboxen zijn niet meer beschikbaar vanaf vrijdag vóór de aangegeven datum om 18:00.
  • De persoonlijke mailboxen zijn niet meer beschikbaar vanaf zondagavond 22:00.

Actie nodig!

Het is nodig om enkele stappen zelf uit te voeren, tenzij je alleen gebruik maakt van Outlook op een beheerde Windows laptop/PC. Afhankelijk van het apparaat waar je de mailbox op gebruikt/installeert, kan dit 10-30 minuten duren. Alle gegevens zijn op de achtergrond al overgezet, maar het synchroniseren van Outlook kan even duren, afhankelijk van de omvang van je mailbox.

  • Tip: Noteer vooraf enkele afspraken in je agenda even op papier of digitaal voor het geval jouw agenda tijdelijk niet beschikbaar is.
  • Bij het vervangen van je account geldt in het algemeen: maak je geen zorgen over alle mail die erin staat. Je mailbox bij de universiteit blijft bestaan en deze wordt opnieuw gesynchroniseerd na aanmelden met je gebruikersnaam.

Op je beheerde (managed of semi-managed) werklaptop/PC van de universiteit hoef je niets aan te passen in je mailprogramma Outlook als je alleen jouw persoonlijke mailbox gebruikt. Maak je daarnaast gebruik van functionele mailboxen, dan moet je wel enkele stappen uitvoeren. Zie het stappenplan verderop 'Ik maak gebruik van een functionele mailbox'.

Gebruik de MS Outlook app.

Je kunt de Apple Mail app blijven gebruiken, maar dan kun je geen gezamenlijke mailboxen en geen gearchiveerde mailboxen gebruiken.

De stappen zijn:

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit.
  2. Ga naar Applications en open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts.
    Klik op de + linksonder om een nieuwe account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald.
    Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username jouw universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl.
    Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding of je deze verbinding in MS Authenticator wil goedkeuren. Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt nu ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen.
    Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

Zie instructievideo.

Gebruik MS Outlook.

De stappen zijn:

  1. Ga in je mailprogramma naar Instellingen (settings) en verwijder het bestaande account van de universiteit.
  2. Ga weer naar Instellingen en maak een nieuw account.
  3. Kies bij de vraag naar het type account voor de optie Office365.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username je universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je  universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord.

Zie instructievideo.

Gebruik de MS Outlook app.

De stappen zijn:

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit.
  2. Ga naar Applications en open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts.
    Klik op de + linksonder om een nieuw account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald. Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username je universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl.
    Dit is een belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding of je deze verbinding in MS Authenticator wil goedkeuren.
    Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen.
    Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

Zie instructievideo voor MS Outlook app en instructievideo voor Mail app.

Gebruik de MS Outlook app.

Je kunt de Apple Mail app ook blijven gebruiken, maar dan kun je geen functionele mailboxen en geen gearchiveerde mailboxen gebruiken.

Volg deze stappen:

  1. Verwijder het bestaande account van de universiteit.
  2. Open de MS Outlook app.
  3. Klik op Preferences vanuit het Outlook-menu en op Accounts.
    Klik op de + linksonder om een nieuw account aan te maken.
  4. Geef je volledige mailadres bij de universiteit op, daarmee worden alvast wat instellingen opgehaald. Klik op Continue.
  5. Als het inlogvenster verschijnt, dan staat bij de username  jouw universitaire mailadres ingevuld. Vervang het mailadres bij username door je universitaire Microsoft username: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl. Dit is een  belangrijke stap om goed op te letten. Geef verder je gebruikelijke ULCN wachtwoord. Klik op Sign In.
  6. Er volgt een melding of je deze verbinding in de MS Authenticator wil goedkeuren. Klik op Goedkeuren.
  7. Outlook wordt nu ingesteld. Het Autodiscover-scherm kan verschijnen.
    Vink ‘Always use my response for this server’ aan en klik op Allow.

Zie instructievideo voor de Outlook app en instructievideo voor de Mail app.

 Ga naar de Office portal. Blijf niet het oude webadres van webmail (webmail.campus.leidenuniv.nl) gebruiken. Meld jezelf aan met je universitaire Microsoft account: <ULCNusername>@vuw.leidenuniv.nl en je gebruikelijke ULCN wachtwoord.

In de Office portal vind je links op het scherm je veelgebruikte apps, waaronder de  Outlook app. Het kan daarom zijn dat de Outlook app nog onderaan staat in Alle apps.

 

Start je toch de oude webmail, dan verschijnt er een melding met een verwijzing het goede adres. Je kunt ook deze link gebruiken:  https://outlook.office.com. 

Noteer vooraf de naam van de mailbox om deze eenmalig zelf te koppelen.

Stappen om een gedeelde mailbox toe te voegen aan je persoonlijke mailbox:

  1. Kies het tabblad File en kies + Add account.
  2. Voer het e-mailadres van de functionele mailbox in, laat eventuele overige velden leeg en klik op Volgende stap.
  3. Als er een melding verschijnt, kies je in het venster ‘Geavanceerde installatie’ voor Office365.
  4. Klik op More options > Use other account en vul je gebruikelijke ULCN gebruikersnaam in met 'vuw\' ervoor. Voorbeeld: gebruikersnaam 'jansenj' wordt 'vuw\jansenj'. Dit is een nieuwe stap.
  5. Sluit Outlook en start het opnieuw om de wijzigingen door te voeren.

Gedurende de dag voorafgaand aan de mailmigratie kan de koppeling tussen jouw mailbox en een gedeelde mailbox even weg zijn. Dat is tijdelijk. Start dan later op de dag Outlook opnieuw.

Meld je aan met MFA authenticatie voor de mailbox, net als bij de andere Office 365 producten. Zie instructievideo en de uitleg in de helpdesk portal.

Nieuw in Exchange Online

In het begin zul je merken dat er meer berichten, van bijvoorbeeld privé emailadressen, worden aangemerkt als spam. In de loop van de tijd past de werking van het algoritme zich aan. Als je een mail ontvangt die als verdacht wordt aangemerkt (spam, phishing, etc), dan ontvang je een mail met de mededeling dat er één of meerdere berichten in quarantaine zijn geplaatst. Deze mail wordt om de drie dagen herhaald. De afzender van dit bericht is: quarantine@messaging.microsoft.com. Je kunt deze mails lezen in de Junkmail map. Zie uitleg in de helpdesk portal.

Contact

Heb je vragen voorafgaand aan de mailmigratie?
Neem contact op met IFZ.

Heb je een probleem na de mailmigratie?
Neem telefonisch contact op met de Helpdesk ISSC (071-527 8888).
Vermeld ‘mailmigratie FGW’. De helpdesk medewerkers zijn op de hoogte.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.