Organisatie
Universiteit telt aanwezigheid van studenten en medewerkers met scanners aan plafond
Heb je op de universiteit wel eens een scanner aan het plafond zien hangen bij de ingang of in een onderwijsruimte in een van onze gebouwen? Dat is een zogenoemde Classroom Scanner, een personenteller die meet hoeveel personen er in de ruimte aanwezig zijn. Doordat we als universiteit jullie niet op tijd op de hoogte hebben gesteld over het doel van de scanners en wat ze wel (en niet) meten, willen we jullie via dit bericht graag informeren over alle ins en outs van de classroom scanners.
Classroom Scanners en je privacy
Lees het pdf-document voor meer informatie over de beelden die de Classroom Scanners maken.
Uitleg beelden Classroom Scanners
De universiteit garandeert de privacy van haar studenten en medewerkers via de privacy-instellingen op de Classroom Scanners. Op dit moment staan de scanners ingesteld op privacyniveau 3, het hoogste niveau. Rechts zie je wat een scanner op niveau kan ‘zien’. In 'Uitleg beelden Classroom Scanners' zie je de verschillen met andere privacyniveaus.
Tellen van aantal aanwezige personen
De universiteit maakt sinds 2020 gebruik van deze scanners. In augustus 2020 zijn deze opgehangen bij gebouwingangen om binnenkomende studenten, medewerkers en bezoekers te tellen tijdens de coronapandemie. Zo kon de universiteit de aanwezigheid in de panden monitoren en bijsturen waar nodig. Deze zomer zijn de personentellers ook opgehangen in onderwijsruimten.
Geen kenmerken van personen zichtbaar
Goed om te weten is dat de scanners absoluut geen camerabeelden opslaan of specifieke kenmerken van personen registreren. Het enige dat opgeslagen wordt zijn numerieke gegevens over het aantal personen dat een ruimte binnenkomen of verlaten. De universiteit benadrukt dat zij geen andere gegevens verzamelt. De techniek, toepassing en verwerkersovereenkomst ervan zijn beoordeeld door de Functionaris Gegevensbescherming.
Bezetting en benutting collegezalen
Met deze waardevolle informatie kan de universiteit bijvoorbeeld bijsturen als er meer dan 75 mensen in een zaal zijn, het maximum volgens de huidige coronamaatregelen. En, buiten de pandemie draagt het bij aan relevante informatie voor onze roostermakers: voor een zaal voor 300 studenten die slechts door 60 mensen wordt gebruikt, kan een volgende keer een kleinere zaal worden geboekt. Ook komt het voor dat er collegezalen zijn geboekt, die toch niet worden gebruikt: dit noemen we ‘no show’. Dat is zonde en niet duurzaam. Door dit tijdig te signaleren middels de scanners, kan zo’n zaal snel worden vrijgegeven voor bijvoorbeeld extra studieplekken. Tenslotte leveren de gegevens over de bezetting relevante informatie op voor nieuwbouw-/verbouwplannen van de universiteit.
Vragen?
Wij begrijpen dat jullie vragen hebben over de Classroom Scanners, met name over privacy en dataopslag. De meestgestelde vragen geven we hieronder antwoord. Heb je een andere vraag? Neem dan contact op met het Universitair Facilitair Bedrijf.
Meestgestelde vragen
De universiteit is verplicht zich te houden aan de AVG wanneer persoonsgegevens (alle gegevens die direct of indirect te koppelen zijn aan een individu) worden verwerkt. Bij de inzet van de Classroom Scanners is dat niet anders. Beelden van de scanners worden binnen 0.2 seconden bewerkt zodat individuen alleen als silhouetten/‘bolletjes’ worden geregistreerd en onherkenbaar zijn. Hoewel silhouetten geen persoonsgegevens zijn omdat ze niet te herleiden zijn naar een individu, is er toch sprake van een persoonsgegeven in dit proces. In de fractie tussen registratie van het beeld en de omzetting naar een silhouet op de scanner zelf is namelijk een moment waarop persoonsgegevens worden verwerkt (zie ook de antwoorden op vraag 2 en 3). Daarom heeft de universiteit, voorafgaand aan de implementatie, met advies van de onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming een verwerkersovereenkomst opgesteld met de leverancier van de Classroom Scanners. De beelden, waarmee de aanwezigheid berekend wordt, verlaten de scanner niet en worden direct na 0.2 seconden gewist.
Een Classroom Scanner scant de omgeving op beweging, waarbij een object (zoals een persoon) voor 0.2 seconden (200 milliseconden) in beeld wordt genomen en direct wordt. omgezet in een silhouet/‘bolletje. Deze beelden, waarmee de aanwezigheid berekend wordt, verlaten de scanner niet en worden direct na die 0.2 seconden gewist.
Classroom Scanners herkennen personen als bewegende objecten, maar registreert of bewaart geen specifieke kenmerken van deze personen. De scanner ‘meet’ de lengte van personen om de looproute van een persoon te kunnen bepalen. Dit gegeven is nodig om nauwkeurig personen te kunnen tellen, zeker als meerdere personen tegelijkertijd onder de scanner door lopen. We benadrukken dat de lengte van personen niet wordt opgeslagen of verzameld.
Classroom Scanners verzamelen uitsluitend numerieke informatie over het aantal personen dat een ruimte komt of verlaat en het tijdstip van de meting. Andere informatie wordt niet verzameld.
Met de classroom scanners kan de universiteit gedurende elke periode van het jaar en elk moment van de dag de bezetting en benutting van onderwijszalen monitoren en direct bijsturen indien nodig. Zo kan de universiteit bijvoorbeeld bijsturen als er meer dan 75 mensen in een zaal zijn, het maximum volgens de huidige coronamaatregelen. En, buiten de pandemie draagt het bij aan relevante informatie voor onze roostermakers: voor een zaal voor 300 studenten die slechts door 60 mensen wordt gebruikt, kan een volgende keer een kleinere zaal worden geboekt. Ook komt het voor dat er collegezalen zijn geboekt, die toch niet worden gebruikt: dit noemen we ‘no show’. Dat is zonde en niet duurzaam. Door dit tijdig te signaleren middels de scanners, kan zo’n zaal snel worden vrijgegeven voor bijvoorbeeld extra studieplekken. Tenslotte leveren de gegevens over de bezetting relevante informatie op voor nieuwbouw-/verbouwplannen van de universiteit.
De universiteit heeft maatregelen getroffen om de kans hierop zo klein mogelijk te maken. In het geval dat iemand toch onbevoegd toegang verkrijgt tot de scanners, heeft deze alleen toegang tot numerieke informatie over het aantal personen dat in een ruimte komt of deze verlaat en het tijdstip van de meting. We benadrukken dat bij het inloggen op de scanners personen niet zichtbaar in beeld zijn of zichtbaar gemaakt kunnen worden.
De universiteit heeft afgelopen jaren nauwkeurigheidstesten uitgevoerd om het aantal personen in een ruimte of gebouw te tellen. Er is getest met o.a. infrarood-scanners en methodieken om wifi-signalen of CO2-waarden te vertalen naar het aantal aanwezigen. De uitkomsten bleken onvoldoende betrouwbaar. Uiteindelijk bleken de huidige scanners het meest betrouwbaar.
De universiteit is voornemens de Classroom Scanners te blijven gebruiken. Via frequente audits willen we extra privacy- en securitygarantie bieden.
Andere universiteiten maken ook gebruik van dit type scanners. Ook zijn er universiteiten die gebruik maken van wifi-tracking om te kunnen rapporteren over drukte in gebouwen.
Classroom Scanners hangen in alle onderwijsgebouwen en in de meeste onderwijszalen.