18 januari 2022

De faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen gaat gefaseerd de nieuwe mailomgeving Exchange Online gebruiken. Op maandag 24 januari 2022 zet het ISSC alle Outlook-mailboxen en agenda's van de facultaire ondersteunende diensten met een science account, bv t.test@science.leidenuniv.nl, over naar Exchange Online. Ook de gedeelde ‘functionele’ mailboxen worden gemigreerd. Gebruik je alleen een persoonlijke mailbox en agenda in Outlook? Dan hoef je zelf niets te doen. Het migratieproces vindt op de achtergrond plaats en je mailbox en agenda blijven beschikbaar. De verwachting is dat de migratie op maandag 24 januari voor 10.00 uur is afgerond. In deze periode kun je gewoon doorwerken.   

Waarom migreren naar Exchange Online?

Exchange Online maakt het mogelijk om Office 365 toepassingen te integreren en om nieuwe apps te gebruiken, zoals de Outlook app, Planner en To Do. Ook neemt de beveiliging toe en wordt een betere bescherming geboden tegen phishing mails. De omvang van zowel de mailbox als het archief is uitgebreid naar 50 GB. Het is daarom niet meer nodig om individueel uitbreiding van een mailbox aan te vragen.  
 

Hoe kan ik mij op mailmigratie voorbereiden?

• Mogelijk heb je naast je eigen mailbox nog andere (functionele) mailboxen gekoppeld. Zorg dat je vooraf de naam van deze mailbox noteert zodat die na afloop van de migratie weer toegevoegd kan worden.
• Download alvast de Outlook-app voor je mobiel wanneer je mail, agenda of contacten wilt synchroniseren en geen gebruik maakt van de apps op je telefoon. Deze kun je vinden in de Play Store (voor Android Telefoons) of de App Store (voor Iphone telefoons)   

Wat merk ik na de migratie?

• Je reguliere mailbox, archiefmappen en agenda op je universitaire (managed-)pc of laptop zijn automatisch overgezet naar de nieuwe mailomgeving en zijn direct beschikbaar in Outlook. Mailboxen die je naast je eigen mailbox beheert, zogenaamde functionele (of gedeelde) mailboxen, zijn niet meer gekoppeld en moeten opnieuw worden toegevoegd. Op de Helpdesk portal vind je informatie hoe je deze functionele boxen weer kunt koppelen. 

• Op je telefoon, tablet of eigen device kun je nu de Outlook-app gebruiken. Je kunt ook gebruik blijven maken van je huidige mail app, wel dien je dan je mailbox opnieuw te koppelen. Dit is ook van toepassing op andere operating systems zoals Mac en Linux. Op de Helpdesk portal vind je meer informatie. 

• Je kunt je webmail in je browser terugvinden als je inlogt op office.com en kiest voor de Outlook Online app. 

• Mocht je opnieuw moeten inloggen dan gaat het om een Office 365 login en word je ook gevraagd naar je MultiFactor Authentication. 

• In het begin zul je merken dat er meer berichten, van bijvoorbeeld privé emailadressen, worden aangemerkt als spam. In de loop van de tijd past de werking van het algoritme zich aan. Als je een mail ontvangt die als verdacht wordt aangemerkt (spam, phishing, etc), dan ontvang je een mail met de mededeling dat er één of meerdere berichten in quarantaine zijn geplaatst. Deze mail wordt om de drie dagen herhaald. De afzender van dit bericht is: quarantine@messaging.microsoft.com. Je kunt deze mails lezen in de Junkmail map. Zie uitleg in de helpdesk portal. 

Extra aandacht voor functionele mailboxen

Er wordt veel gebruik gemaakt van functionele mailboxen. Deze worden vooraf aan de migratie gemigreerd. Het kan echter zijn dat een functionele mailbox is gemigreerd maar een persoonlijk account nog niet, waardoor je geen toegang hebt tot de functionele mailbox. Dit is relevant voor functionele mailboxen waar niet alleen medewerkers van de ondersteunende diensten maar ook medewerkers van instituten toegang toe hebben. Medewerkers van instituten die nog niet zijn gemigreerd kunnen tijdelijk geen gebruik maken van de functionele mailbox. Mocht dit het geval zijn, neem dan contact op met het ISSC.

Vragen?

Mocht je ten gevolge van de migratie problemen ondervinden, zoek dan contact met de helpdesk via helpdesk@issc.leidenuniv.nl of stuur een bericht via de helpdesk portal.