17 mei 2023

Veilig online werken wordt steeds belangrijker. Vanaf 15 juni 2023 is het automatisch doorsturen van berichten vanuit jouw universitaire mailbox naar externe e-mailadressen mede daarom niet langer toegestaan. Voor interne e-mailadressen van de universiteit blijft automatisch doorsturen wel mogelijk.

Wat is automatisch doorsturen?

Automatisch doorsturen, ook wel bekend als ‘auto forwarding’, is een functie om binnenkomende e-mails automatisch door te sturen naar een ander e-mailadres. Hoewel deze functie in sommige situaties handig kan zijn, is het automatisch doorsturen van e-mail naar een extern e-mailadres vrijwel altijd een overtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bovendien kun je op deze manier (onbedoeld) beschermde, gevoelige en vertrouwelijke gegevens openbaar maken.

Vanwege deze risico’s heeft het Security Office hiervoor universitair beleid opgesteld. Om jouw gegevens te beschermen, de AVG na te leven en de veiligheid te verhogen, wordt de functionaliteit automatisch doorsturen vanaf 15 juni voor alle medewerkers uitgeschakeld.

Wat kan nog wel?

Het automatisch doorsturen van universitaire e-mail blijft mogelijk naar interne emailadressen, bijvoorbeeld naar een collega of groepsmailbox om bij afwezigheid de continuïteit van het werk te borgen. Ook blijft het mogelijk om handmatig e-mailberichten door te sturen, zowel naar interne als externe e-mailadressen. Uiteraard geldt hierbij het dringende advies om je altijd bewust te zijn van welke gegevens je doorstuurt, en naar wie.

Uitzonderingen

Is er een zwaarwegend belang om het automatisch doorsturen van e-mailberichten in een specifiek geval wel toe te staan? Dan kun je dit kenbaar maken via de exceptieprocedure. Het Security Office zal jouw aanvraag beoordelen en je van advies voorzien. Stem het uitzonderingsverzoek altijd eerst af met de lokale Security Officer of Informatiemanager van jouw eigen faculteit of eenheid voordat je deze indient.

Vragen?

Heb je vragen over informatiebeveiliging? Stel ze dan gerust aan de Information Security Officer van jouw eigen faculteit of eenheid of stuur je vraag naar security@bb.leidenuniv.nl. Meer informatie vind je ook op de medewerkerspagina over Informatiebeveiliging en privacy.