2 mei 2023

Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende. De Rijksoverheid geeft risico’s van een reis naar het buitenland aan door kleurcodes aan landen te koppelen: groen, geel, oranje en rood. Reis je naar een land en/of gebied met de kleurcode oranje of rood, dan heb je ook vooraf toestemming nodig van de universiteit.

De gebeurtenissen in Afghanistan, Oekraïne en Sudan wijzen ons erop dat we onze (persoonlijke) risicoanalyse steeds opnieuw moeten actualiseren en dat een reisadvies eigenlijk niet meer is dan een goed onderbouwde momentopname. Het is dus belangrijk om goed voorbereid op reis te gaan, zodat je bij onvoorziene of escalerende omstandigheden – in overleg met afdeling Veiligheidszaken – passende maatregelen kunt nemen.

Checklist voor buitenlandse dienstreis

1. Boek je reis via Uniglobe
2. Vraag je benodigde reispapieren op tijd aan
3. Vraag je reisverzekeringen op tijd aan
4. Check de reisvoorwaarden van het land waarnaar je vertrekt
5. Zorg dat je contactgegevens hebt van je leidinggevende en andersom
6. Weet wie je contactpersoon is in geval van nood
7. Zorg dat je voor de eerste dagen voldoende water, voedsel en contant geld bij je hebt

Hulp bij voorbereiding

Afdeling Veiligheidszaken komt op verzoek langs om medewerkers die op reis gaan te briefen en te helpen om zichzelf voor te bereiden op een dienstreis naar het buitenland. Voor sommige landen met een hoog veiligheidsrisico is er mogelijkheid om een mobiele telefoon of satelliettelefoon in bruikleen te krijgen.

In geval van nood

Medewerkers in het buitenland die dringend contact nodig hebben met de Universiteit Leiden, kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week bellen met +31 71 527 6666.