12 juni 2025

De vragenlijst die in april naar universiteitsmedewerkers van FSW en FDR is verstuurd, laat zien dat er veel potentie is om slimmer digitaal samen te werken en te communiceren. Maar er zijn ook duidelijk knelpunten aanwezig. De resultaten uit de vragenlijst geven richting aan concrete verbeteracties. In totaal hebben circa 320 medewerkers van beide faculteiten aan de vragenlijst deelgenomen. Er was nagenoeg geen verschil in resultaten op te merken tussen de twee faculteiten. We zetten wat belangrijke zaken op een rijtje.

1. Duidelijkheid gewenst
De helft van de respondenten geeft aan dat er geen of nauwelijks afspraken zijn over digitaal samenwerken. Tegelijkertijd staat 78% open voor duidelijke richtlijnen. Dit biedt een kans om binnen teams of afdelingen praktische afspraken te maken over:

• Welke digitale tools waarvoor worden gebruikt
• Hoe en waar documenten worden opgeslagen
• Hoe communicatie met collega’s efficiënt verloopt

2. E-mail drukt op de werkdruk
92% van de medewerkers ontvangt maximaal 50 e-mails per dag ontvang. Meer dan de helft van de respondenten zegt dat e-mail bijdraagt aan een hogere werkdruk. E-mail blijkt niet altijd het meest efficiënte communicatiemiddel. Er is behoefte aan:

• Alternatieven zoals Microsoft Teams of delen van documenten
• Handvatten om deze tools effectief in te zetten

3. Vaardig in Microsoft Teams, maar nog niet geavanceerd
Veel medewerkers voelen zich vaardig in chat en online vergaderen, maar:

• Documentopslag in Teams is minder bekend
• Documenten delen en versiebeheer wordt als lastig ervaren

Slechts 23% gebruikt Microsoft-tools om documenten te delen in plaats van bijlagen meesturen per e-mail. Het potentieel van Microsoft 365 wordt nog lang niet volledig benut.

4. Training en begeleiding zijn welkom
Ruim 70% van de medewerkers wil training of staat daarvoor open. Er is onder meer  behoefte aan:

• Praktische, herkenbare voorbeelden
• Herhaalbare en toegankelijke formats
• Fysieke, interactieve training

5. Documentopslag: onderbenut en verwarrend

• Hoewel Microsoft Teams bekend is als overlegtool, gebruikt slechts 57% Teams voor documentopslag.
• Veel medewerkers weten niet goed wat het verschil is tussen opslag in OneDrive en Teams.
• 43% verwacht dat het verdwijnen van de J-schijf grote invloed heeft op het werk.

6. Verschillende functies, verschillende behoeften
Uit de response blijkt dat functiegroepen verschillende behoeften hebben. Een gerichte aanpak is nodig. Bijvoorbeeld onderzoekers hebben behoefte aan duidelijkheid over databeheer en privacy en OBP-medewerkers willen de administratieve workflows verbeteren.

Wat medewerkers zelf aangeven
Uit de open antwoorden blijkt een duidelijke wens voor meer ondersteuning:

'Maak het verschil tussen OneDrive, Teams en SharePoint veel duidelijker.'
'Geef korte, praktische tips en herhaal deze regelmatig.'
'Bied training ook op niveau aan, niet alles hoeft op instapniveau.'
'Zorg dat informatie over tools makkelijk vindbaar is.'
'Benoem binnen het team een ‘digitale buddy’ voor ondersteuning.'”

Vervolg
De resultaten laten zien dat er veel  behoefte  is om slimmer digitaal samen te werken, maar dat er duidelijke stappen nodig zijn. Met heldere afspraken, gerichte training en ondersteuning op maat kunnen we samen efficiënter en prettiger (samen)werken. Deze resultaten dragen bij aan aanbevelingen die het adviesbureau AVK opstelt voor onze faculteit en universiteit.

• In juni ontvangen we deze aanbevelingen die we na goedkeuring van de ICT-en informatiemanagementafdelingen vertalen naar eenduidige richtlijnen/handvatten en een specifiek trainingsaanbod.
• Vanaf september 2025 wordt dit uitgerold onder de medewerkers van FSW en FDR.

Dit project wordt gefinancieerd door het Werkdrukverlichtingsfonds.
Projectleiding: Nicole de Waal
Stuurgroep: Gertjan Boshuizen, Gertia Knorr, Jikke van der Putte en Thomas van Beek