Organisatie
Herinvoering Algemeen Directeur Bestuursbureau
De Universiteitsraad heeft het College van Bestuur afgelopen februari geadviseerd om de ‘vacante’ functie van Algemeen Directeur voor het Bestuursbureau weer in te vullen. Dit was in reactie op het programma organisatieontwikkeling en met het argument dat dit de coördinatielast van het CvB zou verlichten en de Dienstraad een logisch aanspreekpunt zou hebben. Het CvB heeft besloten dit advies over te nemen.
Betere verbinding
De aanstelling van een Algemeen Directeur (AD) raakt namelijk ook aan de behoefte om de horizontale coördinatie tussen de directies van het Bestuursbureau (BB) en tussen het BB en de faculteiten en de expertisecentra te versterken – en daarmee onze strategische slagkracht. Daarnaast willen we meer rust en regelmaat in besluitvormingsprocessen, betere verbinding met faculteiten, expertisecentra en medezeggenschap, sterkere coördinatie van universiteitsbreed beleid en optimalisatie van universiteitsbrede dienstverlening en bedrijfsvoeringsprocessen. Hiermee willen we de wendbaarheid en effectiviteit bij faculteits- en directieoverstijgende verbetertrajecten – zoals onderwijslogistiek en digitalisering – versterken. De AD gaat hierin een centrale rol spelen.
Wat wordt de rol van de Algemeen Directeur?
De AD wordt voorzitter van het MT Bestuursbureau en hiërarchisch verantwoordelijk voor de directeuren van het BB. De CvB-leden blijven vanuit hun portefeuilles hun functioneel leidinggevenden. Verder krijgt de AD de rol van strategisch secretaris van het CvB. De AD krijgt de opdracht om onze bestuurlijke ondersteuning, beleidscyclus en bedrijfsvoering verder te versterken. Dat betekent onder andere betere afstemming tussen beleid en uitvoering, en meer samenhang tussen directies. Hierbij past ook onze wens om de effectiviteit en inrichting van de interne overleggen te evalueren binnen het BB én die van het BB met faculteiten en expertisecentra. De directeur SAZ wordt de vicevoorzitter van het MT BB, gezien de centrale rol van SAZ in de beleidscyclus van onderwijs, onderzoek en impact.
De AD krijgt ook de verantwoordelijkheid voor het opvolgen en implementeren van de uitkomsten van het programma organisatieontwikkeling en de daaropvolgende verbeterprogramma’s en -projecten. De AD krijgt hierbij de opdracht om de benodigde expertise om veranderingen te begeleiden structureel te borgen binnen de organisatie. Collega’s in eigen dienst kennen de eigen organisatie immers goed, we verwachten dat dit de effectiviteit van verandertrajecten zal vergroten. Het programma organisatieontwikkeling wordt gevraagd om hiervoor in afstemming met experts uit de universiteit een voorstel te maken.
De rol van de directeuren Bestuursbureau, expertisecentra en portefeuillehouders Bedrijfsvoering van de faculteiten
Iedere directeur blijft integraal verantwoordelijk voor de eigen directie. Wel leggen we voor alle directeuren in het bedrijfsvoeringsdomein hun medeverantwoordelijkheid expliciet vast voor de universiteit als geheel. Dit wordt onder leiding van het programma organisatieontwikkeling uitgewerkt en na akkoord vastgelegd.
Enkele trajecten starten al eerder
Sommige ontwikkelingen kunnen niet wachten op de komst van de AD en starten alvast onder leiding van een aantal directeuren. Het gaat bijvoorbeeld om de verbetering van de beleidscyclus en de aansluiting van beleid en uitvoering op het gebied van onderwijs & onderzoek (directeur SAZ), de doorontwikkeling van LURIS in het kader van het groeiende belang van de valorisatietaak (directeur LURIS) en de uitwerking van een voorstel voor de herinrichting van de I-kolom (directeur ISSC): het ISSC en Informatie Management, inclusief de functie van de CISO. We vragen daarnaast de directeur van het stafbureau van het Bestuursbureau om samen met de daarbij benodigde teams de verbetertrajecten op te pakken die als onderdeel van het programma organisatieontwikkeling gericht zijn op de bestuursondersteuning. Denk onder andere aan een heldere jaarcyclus en beleidskalender voor de UR, en het eenduidig ontsluiten van en communicatie over besluiten en reglementen (project ‘beleidsvindplaats’).
Hoe nu verder?
De werving van de Algemeen Directeur start binnenkort. Ons streven is dat de nieuwe directeur voor het einde van dit jaar begint. Daarna wordt het programma organisatieontwikkeling afgebouwd en ingebed in de staande organisatie.