Universiteit Leiden

nl en

Vertrouwenspersonen doen aanbevelingen aan College van Bestuur

Hoe krijgen vertrouwenspersonen op de Universiteit Leiden een betere plek in de organisatie? En hoe zorgen we ervoor dat studenten en medewerkers hen goed weten te vinden en zich veilig voelen? Deze en andere vragen stonden op 15 februari centraal tijdens een conferentie voor vertrouwenspersonen.

‘Er moet iets gebeuren.’ Rector magnificus Carel Stolker wond er geen doekjes om toen hij de conferentie ‘Gebondenheid in vertrouwen’ opende. ‘Vaak missen we de competentie om elkaar aan te spreken op elkaars gedrag. Dat kan ertoe leiden dat misstanden veel te laat aan het licht komen. Dat moet anders, en niet omdat het de reputatie van de universiteit schaadt. Als mensen aangeven dat ze zich onveilig voelen op hun werk of studie, dan kan die reputatie me even geen bal schelen.’

Socioloog Kees Schuyt

Onduidelijkheid over taken en samenhang

Ruim zestig werknemers van de Universiteit Leiden – onder wie veel vertrouwenspersonen en leden van de Universiteitsraad – kwamen op 15 februari bijeen in HUBspot om de rollen en taken van de vertrouwenspersonen te bespreken. Nog te vaak blijkt er onduidelijkheid te bestaan over de taken van deze vertrouwenspersonen en over de vaardigheden die dat vereist. Ook bestaat er onduidelijkheid over de onderlinge samenhang en afstemming tussen de vertrouwenspersonen. Dat is zorgelijk, want studenten en medewerkers komen bij vertrouwenspersonen met hun allergrootste zorgen: seksuele intimidatie, onderzoeksfraude of problemen in de werksfeer.

‘Een veelvoorkomend probleem in organisaties is dat er te weinig scheiding zit tussen de personen die adviseren en degenen die onderzoeken of beslissen,’ zei socioloog Kees Schuyt in zijn keynotespeech. Hij zat tot 2014 in de Raad van Toezicht van de Universiteit Leiden. ‘Je hebt brandgangen nodig tussen die drie rollen. Een vertrouwenspersoon kan niet ook degene zijn die op onderzoek uitgaat om een klacht te toetsen, en hij of zij moet zeker geen beslissingen nemen over sancties of vervolgstappen. Tegelijkertijd moet een bestuurder – bijvoorbeeld een decaan – de vertrouwenspersoon zijn of haar werk laten doen, en zich niet met dat deel van het proces willen bemoeien.’

Balans tussen afstand en nabijheid

Bovendien moet er ook een duidelijke fysieke scheiding zijn: je moet er natuurlijk niet aan denken dat je vertrouwenspersoon een directe collega is, zeker niet als diegene boven je staat of bij je op de gang zit. Vertrouwelijkheid is immers gebaat bij een zekere distantie. Tegelijkertijd is het wel handig als een vertrouwenspersoon eenvoudig te benaderen is, wat bijvoorbeeld een reden was voor de Faculteit Geesteswetenschappen om een vertrouwenspersoon aan te stellen speciaal voor promovendi. Het is dus nog niet eenvoudig om een goede balans te vinden tussen afstand en nabijheid.

Deelnemer Karin Guijt, zelf hoofd P&O bij de Faculteit voor Sociale Wetenschappen, geeft aan dat ook P&O-adviseurs soms aanlopen tegen dilemma’s die Kees Schuyt beschrijft. Medewerkers durven zich bijvoorbeeld wel uit te spreken bij P&O, maar dan alleen anoniem uit angst voor reprimandes. Tegelijkertijd heeft de beklaagde het recht om te weten waarvan hij of zij wordt beschuldigd. Dat is moeilijk als je de identiteit van de klager niet wil of mag vrijgeven. ‘Dat betekent dat er soms geen handelingsperspectief is. Het zou mooi zijn als we een manier kunnen vinden waardoor het vanzelfsprekender wordt om een onderzoek in te stellen op basis van een aantal klachten die zich rondom hetzelfde thema op dezelfde plek hebben voorgedaan.’

Beter afbakenen

Gelukkig kwamen er in de verschillende deelsessies ook veel mogelijke oplossingen aan de orde. Zo waren de vertrouwenspersonen het erover eens dat het onderscheid tussen advies, onderzoek en beslissing sterker moet, zoals Schuyt al adviseerde. Bovendien mogen de rollen en taken van de verschillende vertrouwenspersonen wel wat simpeler en duidelijk worden omschreven, en kunnen ze nog beter worden gecommuniceerd.

Ook kwamen deelnemers met aanbevelingen voor het College van Bestuur. Zouden vertrouwenspersonen bijvoorbeeld niet altijd in duo’s kunnen werken, zodat je altijd een achtervang hebt als je met een van de twee een gedeeld arbeidsverleden hebt? En kan er misschien een centraal loket komen waar je wordt doorverwezen naar de beste persoon voor jouw specifieke klacht? Daarnaast pleitten andere deelnemers voor een scheiding tussen ‘vertrouwde personen’ die diep in de haarvaten van de organisatie zitten en advies kunnen geven, en de officiële vertrouwenspersonen die op iets meer afstand zitten.

Universiteitsraad en College van Bestuur

De bevindingen en uitkomsten van de conferentie zullen op korte termijn gedeeld worden met  diverse relevante overlegorganen binnen de universiteit. De Universiteitsraad had voorafgaand aan de conferentie al uitdrukkelijk bij het College van Bestuur om aandacht gevraagd voor een duidelijker invulling van de rol van de vertrouwenspersoon.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.