Universiteit Leiden

nl en

Verstoorde relatie met uw leidinggevende of collega? Dan is er de vertrouwenspersoon voor het personeel

Het kan zijn dat u op de werkvloer kampt met een hardnekkig probleem: iets met de leidinggevende, of met één of meerdere collega’s. Komt u er niet uit, dan is er de Vertrouwenspersoon Personeelsaangelegenheden. Voor advies of hulp.

De eerst aangewezen persoon om een probleem op de werkvloer met u op te lossen is uw leidinggevende. Maar het kan gebeuren dat u er met haar of hem niet uit komt. Ook kan de leidinggevende juist deel van het probleem zijn. In dat geval kunt u zich wenden tot de Vertrouwenspersoon Personeelsaangelegenheden. Maar het is niet de bedoeling dat de Vertrouwenspersoon zaken oppakt die bij leidinggevenden thuishoren.

Marije Bedaux
Marije Bedaux: 'Het wordt enorm gewaardeerd dat je er bent.'

Twee personen

De Vertrouwenspersoon Personeelsaangelegenheden van de universiteit bestaat feitelijk uit twee personen: Nadia Garnefski en Marije Bedaux. Garnefski is op 1 maart 2019 begonnen; ze volgt als vertrouwenspersoon Jan Maasen op die met pensioen is gegaan. Marije Bedaux doet het werk al sinds 2015.

Mogelijke problemen of vragen

Bedaux noemt een aantal voorbeelden van kwesties waarmee medewerkers bij haar aankloppen: ‘Iemand kan het gevoel hebben nooit aan de verwachtingen van de leidinggevende te voldoen, alsof die steeds iets anders verwacht. Er kan iets misgaan in de machtsverhouding. Soms verandert het werk of de organisatie met door de medewerker als onaangenaam gevoelde consequenties, maar die durft dat niet te bespreken. Het kan gebeuren dat er snel enkele ontslagen vallen binnen een eenheid, wat een medewerker angstig en onzeker maakt. Ben ik de volgende? Soms is een medewerker gewoon bang door intimiderend gedrag. In de wetenschap kan sprake zijn van jaloezie. Iemand kan zich benadeeld voelen of een collega als directe bedreiging zien of ervaren. Al wat menselijk is gebeurt ook bij de universiteit.’

Wat speelt er?

Als Bedaux de vraag of het probleem van de medewerker heeft aangehoord, probeert ze te doorgronden wat er nu eigenlijk aan de hand is. Er kan een onderliggend probleem zijn. ‘En het verhaal heeft altijd meerdere kanten’, zegt ze, ‘dus probeer je te achterhalen wat precies het probleem is.’

Nadia Garnefski:
Nadia Garnefski: 'Ik heb altijd gezocht naar de combinatie van vakinhoud met andere rollen.'

Meestal volstaat advies

Bedaux onderstreept dat het erg belangrijk is dat ze duidelijk is over haar functie en haar mogelijkheden. Samen met de medewerker bekijkt ze eerst of en hoe het probleem in de lijn kan worden besproken en opgelost. Ook P&O of een mediator kunnen een bijdrage leveren aan een oplossing. ‘Daarbij krijgt de medewerker niet per se helemaal gelijk. Je bent geen advocaat die het onderste uit de kan haalt voor de medewerker. Het doel is tot een oplossing te komen die voor alle partijen acceptabel is. En soms lukt dat niet, hoe vervelend dat ook is.'

De meeste van de tachtig tot honderd vragen die de Vertrouwenspersoon krijgt, kunnen worden afgehandeld met een advies. Dat betekent dat de medewerker, na het probleem besproken te hebben, zelf weer verder kan.

Vertrouwelijkheid is heilig

Vertrouwenspersonen zijn gebonden aan uiterste vertrouwelijkheid. Geen enkele stap wordt gezet zonder toestemming van de medewerker die contact heeft gezocht. Die vertrouwelijkheid is een van de hoogste eisen aan de Vertrouwenspersoon. ‘Soms is het nodig dat we hoger in de organisatie het signaal afgeven dat het ergens niet goed loopt’, aldus Bedaux. ‘Bijvoorbeeld als meerdere medewerkers – soms gezamenlijk – een probleem op een afdeling of instituut komen aankaarten. Maar als het een kleine afdeling betreft en te herleiden is wie het punt aangekaart kunnen hebben, kun je al bijna geen signaal afgeven. De vertrouwelijkheid is heilig.’

Verschil met andere vertrouwenspersonen

In eerdere nieuwsbrieven zijn al de Vertrouwenspersonen Grensoverschrijdend Gedrag en Misstanden aan bod gekomen. Die gaan toch ook over personeelsaangelegenheden? ‘Dat klopt’, zegt Bedaux, ‘en soms komt een probleem met grensoverschrijdend gedrag of een mogelijke misstand dan ook bij ons terecht. Wij horen altijd eerst het verhaal aan. Vaak is alleen een advies nodig maar als de specifieke deskundigheid van een andere Vertrouwenspersoon nodig is, verwijzen we door.'

Medewerkers kunnen overigens ook altijd een bezwaar indienen tegen een officieel besluit van de universiteit. De Vertrouwenspersoon Personeelsaangelegenheden kan daarop wijzen.

Wie zijn de Vertrouwenspersonen Personeelsaangelegenheden?

Nadia Garnefski is GZ-psycholoog en universitair hoofddocent bij de afdeling Klinische psychologie van het Instituut Psychologie. Daarnaast voert ze één dag per week een eigen psychologiepraktijk. Haar onderzoek richt zich onder andere op het ontwikkelen van e-health-programma's voor onder meer volwassenen en jongeren met depressieve gevoelens. Verder coördineert ze het mastervak Cognitieve gedragstherapie en is ze een van de mentoren voor de masterstudenten bij Klinische psychologie. ‘Ik heb altijd gezocht naar de combinatie van vakinhoud met andere rollen zodat je je kennis meteen maatschappelijk nuttig maakt', zegt Garnefski. 'In de functie van Vertrouwenspersoon lijkt veel samen te komen. Ik beoefen mijn vak, maar verleen ook zorg. Het geeft mij een goed gevoel als ik anderen op weg kan helpen.’ 

Marije Bedaux werkt bij de Career Service van de faculteit Rechtsgeleerdheid als loopbaancoach voor studenten. Ze volgde een mediation-opleiding en begint binnenkort met een cursus om meer te leren over ongewenst gedrag. ‘Het mooie aan het werk van de vertrouwenspersoon’, zegt ze, ‘is dat het zo gewaardeerd wordt dat je er bent, en dat je bereid bent te luisteren. Het valt me altijd weer op hoe opgelucht en dankbaar medewerkers kunnen zijn. Verder ben ik van nature nieuwsgierig en ben ik in mijn werk vaak op zoek naar het verhaal achter dat van de medewerker. Interessant is dat je een heel goed zicht op de organisatie krijgt, op hoe die functioneert. Ik vraag me vaak af: hoe kan het dat op de ene plek in de organisatie alles goed loopt en op de andere niet?’

Dit is het derde artikel in een serie over de universitaire vertrouwenspersonen. 

Tekst: Corine Hendriks
Mail de redactie

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie