Universiteit Leiden

nl en

Medewerkers zijn de baas bij het ISSC

Professionals hebben zó veel ideeën over hoe het werk beter kan. Maar ja. Een universiteit is nogal hiërarchisch. Bij het ICT Shared Service Centre draaide directeur Joop van der Born de hiërarchie om. Beginnend met een bootcamp voor alle medewerkers van het ISSC. Samen met procesmanager John Islam-van Klinken vertelt hij over de nieuwe aanpak.

De 150 medewerkers mochten kiezen uit twee dagen voor de bootcamp, afgelopen februari. Vooraf kon je thema’s indienen over wat beter kan bij het ICT Shared Service Centre (ISSC). In totaal zijn er 34 thema’s ingediend, van omgaan met de vaste telefonie – of ervan afkomen – en sneller nieuwe software aanbieden tot de werkomgeving sfeervoller maken. Tijdens de bootcamp gingen de medewerkers aan de slag bij het innovatiecentrum PLNT.

Je mocht nooit in een groepje met mensen uit je eigen team. Met collega’s met wie je niet dagelijks samenwerkt, begon je al heel snel op basis van gevarieerde methoden te brainstormen over verschillende thema’s om daarna met de vele resulterende ideeën aan de slag te gaan.

Niet uitgenodigd


Begeleiders van PLNT zorgden voor een opzet die tot resultaten leidde. ‘Weinig luisteren, veel werken’, vat ISSC-directeur en initiatiefnemer Joop van der Born samen. Hij werkt sinds 2018 aan de universiteit en zag dat een nieuwe aanpak nodig was. ‘Je werd hier als medewerker niet van nature uitgenodigd om je ideeën op tafel te gooien. Je idee moet de hele organisatie door voordat het bij het MT terechtkomt. Dat slaat het vernieuwend vermogen dood.’

De hele organisatie werd opgeschud. Het format, gebaseerd op de methodiek Google Ventures, moedigde iedereen aan tot betrokkenheid. Samen ideeën bespreken, er een presentatie over houden – spannend! – en zo anderen meekrijgen. Die konden hun waardering voor ideeën uiten door er een sticky note op te plakken. Het leidde tot 27 concrete ideeën voor verbetering van de dienstverlening, van structureel lunchen met eindgebruikers tot een aanpak van het phishing-probleem.

Hulp van startups

Maar dan? Dat is waar het meestal weer stopt, weet je als ervaren universiteitswerknemer. Hier niet. Iedereen kon ambassadeur worden van een idee. De ideeën werden verdeeld in drie categorieën: zeven snel te realiseren No Brainers, dertien iets complexere Incubators en zeven Accelerators. Voor die laatste categorie is kennis van buiten nodig, en die kwam er. Een maand na de bootcamps was er een hackathon, waarin startup-bedrijven meedachten en pitchten om te worden uitgekozen om het idee te mogen uitvoeren.

Van der Born: ‘De hackathon was op vrijdagavond en zaterdag. Medewerkers kwamen daar vrijwillig naartoe! De jury bestond uit onze eigen hoogleraren Aske Plaat en Fons Verbeek (respectievelijk Data Science en Computational Bio-Imaging, red.), een organisatieadviseur van Gartner en mijzelf. Het beste idee zou winnen, maar we hebben uiteindelijk drie ideeën geselecteerd.’ Over makkelijker flexwerken, bescherming tegen phishing en een crash course voor studenten en medewerkers op het gebied van privacy en databescherming.

Telkens kleine sprintjes

De ideeën die volledig binnen ISSC aangepakt kunnen worden, lopen allemaal of zijn al uitgevoerd. De ambassadeurs die zich tijdens de bootcamp aanmeldden – 27 in totaal – houden de regie; met telkens kleine sprintjes komen ze steeds verder. Procesmanager John Islam-van Klinken: ‘We hebben eerst een lunch gehouden met alle ambassadeurs, met het idee: vertel je onzekerheden maar. Voor veel mensen was het nieuw om op deze manier aan de slag te gaan en presentaties te geven aan collega’s.’

Ambassadeurs hebben een halve dag per week gekregen om aan het realiseren van ‘hun’ plan te besteden. Elke derde dinsdag van de maand houden ze voor elkaar en voor geïnteresseerde collega’s presentaties op turbo Tuesday. Van der Born: ‘Ook mislukkingen komen daar aan bod. Daar leer je juist van. Sommige groepjes zijn samengegaan vanwege de inhoudelijke overlap. Heel goed!’ Op een Trello-bord, een online samenwerkingstool, geven de deelnemers de voortgang weer en zie je plannen opschuiven in de richting van realisatie.

Zenuwachtig

Natuurlijk zijn niet álle medewerkers enthousiast, niet iedereen loopt warm voor het traject na de verplichte bootcamp. ‘Maar toch zeker wel de helft’, zegt Van der Born. ‘Dat betekent dat we een enorme kracht in de organisatie mobiliseren!’ Islam-van Klinken helpt waar nodig met presentaties of andere obstakels. ‘Mensen komen graag bij me langs. En hoe zenuwachtig mensen ook zijn voor het geven van een presentatie, ze doen het!’

Is er dan echt geen enkel idee dat Van der Born als directeur heeft afgeschoten? ‘Ja, een nieuw gebouw. Want dat kan ik niet waarmaken. Maar verder laten we niets los.’ En al komt er geen nieuw gebouw, Van der Born heeft vierduizend euro ter beschikking gesteld aan het groepje dat werken in het huidige gebouw gezonder en prettiger maakt. ‘Twee keer per week worden er nu fruitschalen bezorgd. Kost bijna niets! Nu hebben we niet meer alleen koffie en vieze zoute soep. En er komt een chill-out-ruimte om te ontspannen en informeel te overleggen.’

In een kwartiertje gefikst

Van der Born is enthousiast over de begeleiding vanuit PLNT. ‘Ik dacht: groepjes maken rondom al die thema’s dat is hartstikke moeilijk, dat duurt uren. Maar die mensen van PLNT deden dat razendsnel, in een kwartiertje was het gefikst en konden meerdere groepjes direct aan de slag.’ De methode Google Venture vindt hij sterk. ‘Soms mocht je maar vijf minuten overleggen, en dan moest je weer presenteren of naar een volgende activiteit overgaan.’ Voor Van der Born is het een uitgemaakte zaak: ‘Universiteit Leiden, draai de hiërarchie eens om en maak gebruik van de kracht van de medewerkers!’

Tekst: Rianne Lindhout
Mail de redactie

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie