Universiteit Leiden

nl en

Veilig werkklimaat: mogelijkheid van onderzoek naar melding wordt gemist

Er moet meer gebeuren om een veilig werkklimaat te realiseren voor alle medewerkers van de Universiteit Leiden. Recent zijn er vertrouwenspersonen voor promovendi bijgekomen en het aantal meldingen stijgt. Maar het is niet genoeg. Op 29 november kwamen medewerkers van alle faculteiten en van andere universiteiten bijeen in PLNT om te kijken wat verder nog nodig is

Conferentie veilig werkklimaat 2019
Een bont gezelschap...

Het was een bont gezelschap dat zich in PLNT boog over de vragen die op tafel lagen: HRM-medewerkers van de faculteiten en van de TU Delft, de Universiteit van Amsterdam en de Universiteit Maastricht, bestuurders, leden van de medezeggenschap, en vertrouwenspersonen. De twee vragen waar het om draaide waren: hoe kan een ombudsfunctionaris voor medewerkers bijdragen aan een veilig werkklimaat en hoe bewerkstellig je dat medewerkers sneller een melding doen van onveilige situaties? Na het optreden van enkele sprekers gingen groepjes over beide punten levendig in discussie: de betrokkenheid bij het onderwerp was groot.

Onderzoeksfunctie nodig

De Universiteitsraad dringt al een tijd aan op de aanstelling van een ombudsfunctionaris, die onderzoeksbevoegdheid heeft. Eén van de uitkomsten van de middag was dat in elk geval de mogelijkheid geschapen moet worden om meldingen en signalen onafhankelijk te onderzoeken, zoals de ombudsfunctionaris voor studenten dat al kan doen. Alleen maakt het niet zoveel uit, zo was het overwegende oordeel van het gezelschap, waar die onderzoeksfunctie wordt belegd: bij een interne functionaris die daarvoor is geëquipeerd, bij een externe persoon of bij een ombudsfunctionaris. ‘Maar in sommige gevallen’, zei iemand in de zaal, ‘moet de onderste steen boven komen. Zeker als het vermoeden bestaat dat achter een melding een fundamenteler probleem schuil gaat.’

Conferentie veilig werkklimaat 2019
Extern ombudsfunctionaris Job van Luyken van de TU Delft hield een inleiding. Hier is hij in discussie in een van de groepjes.

Behoefte aan duidelijkheid

Uit de discussie bleek ook dat er wel behoefte is aan duidelijkheid over een eventuele onderzoeksbevoegdheid: bij wie kun je terecht voor advies en wie voert onderzoek uit? Als je overweegt om een melding te doen of een klacht in te dienen, wat gebeurt er dan precies? En wat kunnen de gevolgen voor de klager zijn? 

Daarnaast werd hardop nagedacht over het nut van één punt voor meldingen, die vervolgens worden doorgesluisd naar de diverse vertrouwenspersonen of een eventuele onderzoeksfunctionaris. 

Meer meldingen voor de ombudsfunctionaris

De TU Delft heeft sinds het voorjaar van 2019 een externe ombudsfunctionaris voor het personeel. Ook hij hield een inleiding. De directeur HR van de TU Delft vertelde dat de Delftse ombudsfunctionaris tot nu toe meer meldingen binnen heeft gekregen dan er daarvoor bij de vertrouwenspersonen binnenkwamen. Wat verklaart deze toename? Heeft het te maken met zichtbaarheid en vindbaarheid, met de onderzoeksbevoegheid van de ombudsfunctionaris of is het een kwestie van imago van de functies? De TU Delft zoekt het nog uit.

Conferentie veilig werkklimaat 2019
Rector Carel Stolker luistert aandachtig naar Jan Boersema, vertrouwenspersoon voor promovendi bij W&N.

Angst om te melden

De drempel om een  schending van een veilig werkklimaat te melden blijkt vaak hoog te zijn. Angst kan de boventoon voeren. Medewerkers, in het bijzonder promovendi maar ook onderzoekers, zijn vooral terughoudend omdat een klacht indienen hen hun werk of zelfs hun carrière kan kosten, zo vrezen ze. Daarom was de communis opinio in PLNT: het moet gewóón worden om een incident te melden en dat moet via allerlei communicatiemiddelen permanent worden uitgedragen. Voorts mag de melder niet het risico lopen nogmaals het slachtoffer te worden, namelijk van zijn of haar melding, bijvoorbeeld doordat het werkklimaat voor de melder nóg onveiliger wordt.

Racisme

‘We hebben het nog niet gehad over racisme’, zei een deelnemer later op de middag. Waarbij het ook de vraag was of medewerkers die racisme ervaren daarmee naar een vertrouwenspersoon stappen. Duidelijk is dat racisme uit zijn aard een fundamenteler probleem is dan bijvoorbeeld wetenschappelijke kinnesinne of een misverstand.

Conferentie veilig werkklimaat 2019
Medewerkers van People Intouch hielden ook een inleiding. Dit bedrijf fungeert voor bedrijven en instellingen als centraal 'ontvangstloket' voor alle meldingen.

Preventie

In het kielzog van de discussie over melden viel veelvuldig het woord ‘preventie’. Dat leek de panacee. Maar preventie is een zaak van zeer lange adem, want die gaat over het ‘opvoeden’ van de hele universitaire gemeenschap. Daarvoor is nodig dat medewerkers weten waar ze zich aan te houden hebben. En een voorwaarde daarvoor is weer het helder formuleren van kernwaarden en normen. Maar dat is veel sneller gezegd dan gedaan, zo vonden enkele deelnemers. Want wat verstaan we bijvoorbeeld precies onder respect? Cultuurverschillen kunnen hierbij een rol spelen.

De invoering van een gedragscode voor beursgenoteerde bedrijven in 2005 naar aanleiding van het werk van de commissie Tabaksblatt, legde in 2005 in Nederland de basis voor het denken over werkklimaat. Daarbij ging het in eerste instantie over wat je als organisatie minimaal moest vastleggen over het handelen ('paper compliant') maar daarna evolueerden de opvattingen. De volgende stap in de ontwikkeling was het denken in risico’s van reputatie- of financiële schade, en ervoor zorgdragen dat regels werden nageleefd. De volgende stap wordt nu gezet: een veilig werkklimaat als hoger doel, en de introductie van integriteitsmanagement. Hierbij ligt de focus op (opnieuw) normen voor gedrag in plaats van op regels.

‘Er wordt al veel gedaan’

Rector Carel Stolker vertelde dat een veilig werkklimaat hoog op de bestuurlijke agenda staat. ‘Er gebeurt heel veel, alleen komt daar lang niet alles van naar buiten. Er worden veel kleine stapjes gezet. Zo bespreken bestuurders onderling moeilijke cases en de manier waarop ze die hebben opgelost. Om van elkaar te leren.’ Ook in de leergang leiderschap die verplicht is voor (aanstaande) bestuurders van de universiteit komt het veilige werkklimaat aan de orde. Het proces zal er een blijven van kleine stapjes. ‘Leiden is lang een hoogleraarsuniversiteit geweest, zij hadden het voor het zeggen’, zei Stolker. ‘Dat is niet meer van deze tijd en het is ook aan het veranderen. Het is niet meer ik maar wij. Die slogan Van ik naar wij is de basis voor het leiderschap dat we nu nodig hebben en voor de omgang met elkaar.’

Conferentie veilig werkklimaat 2019
Judi Mesman praatte de middag vaardig en met humor aan elkaar.

Active bystander

Dagvoorzitter Judi Mesman, hoogleraar Interdisciplinary research of societal challenges bij het het Leiden University College en het Instituut Pedagogiek en dean van het Leiden University College, leidde de bijeenkomst vaardig en met humor naar het exacte tijdstip van de start van de afsluitende borrel. In een openhartige en serieuze oproep riep ze het publiek op om active bystander te zijn: ‘Als je ziet dat iets niet in de haak is, trek dan aan de bel, ook al heb je er zelf niks mee te maken. Ikzelf heb dat te lang niet gedaan.'

De Universiteit Leiden telt vijf vertrouwenspersonen: voor personeelsaangelegenheden (medewerkers), voor misstanden (medewerkers en studenten), wetenschappelijke integriteit (medewerkers en studenten), ongewenst gedrag (medewerkers en studenten) en promovendi. In feite gaat het om functies die in de praktijk door veel meer dan vijf personen worden vervuld. De studenten hebben hiernaast een ombudsfunctionaris.

Zowel de vertrouwenspersonen als de ombudsfunctionaris voeren hun taken onafhankelijk van het bestuur uit. Zij rapporteren wel jaarlijks aan het College van Bestuur en bespreken met het College algemene observaties zonder op de afzonderlijke meldingen in te gaan. Wel kunnen zij een signaal afgeven als er vanuit een onderdeel veel meldingen afkomstig zijn.

Een vertrouwenspersoon kijkt vanuit het perspectief van degene die een melding doet. Deze functionaris kan adviseren, bemiddelen en doorverwijzen. De vertrouwenspersoon is aan een strikte geheimhoudingsplicht gebonden.

Het grootste verschil met de ombudsfunctionaris is dat deze onpartijdig is en tevens de bevoegdheid heeft om onderzoek te doen, dat wil zeggen: mensen horen over een kwestie en stukken opvragen.

De vertrouwenspersonen waren goed vertegenwoordigd op 29 november. Op de eerste rij zitten, van rechts af gezien: Marije Bedaux en Nadia Garnefski (beide voor Personeelsaangelegenheden), Ingrid Tieken (Wetenschappelijke integriteit) en Piet de Boer (Ongewenst gedrag). Op de tweede rij: de tweede van rechts is Jan Boersema, vertrouwenspersoon voor promovendi bij W&N, en de derde van rechts Gert de Boer, vertrouwenspersoon Misstanden. Judi Mesman interviewde hen over hun werk.

Tekst: Corine Hendriks
Foto's: Monique Shaw
Mail de redactie 

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.