Universiteit Leiden

nl en

Stapsgewijs naar het nieuwe normaal

De beperkende maatregelen van de overheid om het coronavirus in te dammen, worden langzaamaan steeds meer versoepeld. Wat betekent dat voor de Universiteit Leiden, voor onze studenten en medewerkers? Op 19 mei is aangekondigd dat vanaf 15 juni er weer practica en toetsen aan de universiteit mogen plaatsvinden. Het is teleurstellend dat er verder nog geen verruiming is. Hieronder zetten we op een rij hoe we de komende maanden en het volgend academisch jaar willen inrichten, en welke scenario’s we daarvoor uitdenken.

We zijn inmiddels 10 weken in onze universitaire lockdown – al die tijd doen we bijna al het werk en al het onderwijs online vanuit huis. Een knap staaltje werk! Zo hebben we kunnen bijdragen aan het terugdringen van het aantal coronabesmettingen en opnames op de IC. Van onze collega’s van het LUMC weten we uit eerste hand hoe belangrijk en goed het is dat dit is gelukt. 

Nu de besmettingscurve is afgevlakt, worden de maatregelen door de overheid langzaam versoepeld. En dat is fijn, want we willen graag weer meer en beter contact met elkaar. Een universiteit is sterk afhankelijk van samenwerking: als collega’s onder elkaar, studenten met docenten, onderzoekers met hun team, promovendi met hun promotoren, leidinggevenden met hun medewerkers. 

Maar het is ook lastig. Want van de eenduidige boodschap ‘alles moet online’, die vervelend was maar wel helder, gaan we naar maatwerk. We moeten kijken wat er kan en dat zal verschillen per type baan of studie, en ook afhangen van de werkplek en andere omstandigheden. Bovendien kosten aanpassingen tijd, waardoor we nieuwe mogelijkheden niet altijd zo snel kunnen invoeren als we met elkaar zouden willen.

En er blijft veel onzeker: maatregelen kunnen worden vertraagd, teruggedraaid of juist sneller worden versoepeld. Daarom zijn we druk bezig om verschillende scenario’s voor te bereiden. Leidend daarbij is steeds dat we onderzoek en onderwijs, de kerntaken van onze universiteit, ruim baan willen geven.

Vanaf 15 juni weer practica en toetsen in universitaire gebouwen 

Vanaf 15 juni mogen er weer practica en toetsen plaatsvinden op universiteiten, zo is op 19 mei aangekondigd. Onderwijsactiviteiten mogen plaatsvinden tussen 11.00 en 15.00 uur en na 20.00 uur, maar in overleg met vervoersbedrijven en goedkeuring van het ministerie van I&W is er maatwerk mogelijk. Ook is er in de VSNU een protocol opgesteld voor geleidelijk opstarten en opschalen van activiteiten ten behoeve van dit onderwijs op universiteiten. Wat dit betekent voor de Universiteit Leiden wordt nu uitgewerkt. Allereerst door het ministerie van OCW in een ‘servicedocument’ met instructies voor de universiteiten, vervolgens door de universiteiten samen in de VSNU, en daarna door de Universiteit Leiden zelf, in het Centraal Crisis Team, het College van Bestuur en de diverse beraden van de universiteit. Houd de updates op onze website in de gaten voor de actuele stand van zaken en voor de aankondiging van nieuwe maatregelen binnen de universiteit. 

Plannen en scenario’s komende maanden

We realiseren ons dat dit alles – de andere manier van werken, de onzekerheid, de zoektocht naar universitaire aanpassingen op maat en de tijdsduur van de maatregelen – veel vraagt van onze medewerkers en studenten. We proberen met elkaar zo optimaal mogelijke oplossingen te bedenken voor de vreemde en onzekere omstandigheden waarin we ons nu al langere tijd bevinden. We merken dat er daarbij veel vragen en twijfels zijn, soms ook over genomen besluiten. Graag lichten we daarom toe hoe we de routekaart voor de komende tijd voor ons zien – met al het voorbehoud dat we daarbij moeten blijven maken.

Uitgangspunten

Bij het uitwerken van scenario’s en plannen voor de komende periode, hanteren we een aantal uitgangspunten:

  • De gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en studenten staat voorop;
  • We dragen bij aan het beperken van verdere verspreiding van het coronavirus door thuis te werken of te studeren, en zo min mogelijk het openbaar vervoer te belasten;
  • We volgen de regelgeving vanuit het kabinet (en het ministerie van OC&W), en de richtlijnen van het RIVM; 
  • We stemmen zo veel mogelijk af met andere universiteiten in Nederland (binnen de VSNU) om eenzelfde beleid te voeren;
  • Onderwijs en onderzoek krijgen voorrang;
  • We vertrouwen op het verantwoordelijkheidsgevoel, de creativiteit en de flexibiliteit van onze medewerkers en studenten. En we realiseren ons tegelijkertijd dat het juist ook in deze bijzondere tijd lastig is voor eenieder om alles te doen zoals we gewoonlijk (in een coronavrije samenleving) doen.

Werkwijze 

Het uitwerken en invoeren van plannen verloopt als volgt: het Centraal Crisis Team neemt besluiten over de crisismaatregelen. Over zaken die op langere termijn spelen, besluit het College van Bestuur, na afstemming in de diverse beraden ( het Onderwijsberaad, het bedrijfsvoeringsberaad en het decanenberaad), en met de medezeggenschap. 

Communicatie

Medewerkers en studenten worden via de website geïnformeerd over nieuwe informatie en maatregelen binnen de universiteit. In het coronadossier staan updates over de besluiten, en er zijn speciale dossiers met uitgebreide informatie, voor docenten, onderzoekers, studenten, collega’s die thuiswerken, en aankomend studenten. Veel antwoorden op vragen zijn in deze dossiers te vinden. Ook vind je bij Healthy University @Home informatie over hoe je fysiek en mentaal gezond kan blijven, in deze tijd. Daarnaast verstrekken ook de faculteiten informatie via hun gebruikelijke kanalen, en informeren leidinggevenden hun medewerkers/teams.  

Plannen voor thuiswerken

Thuiswerken blijft de norm: we werken zo veel mogelijk vanuit huis. We houden er rekening mee dat dit zal gelden tot 1 september. 

  • Dat betekent dat we ook zo min mogelijk evenementen op locatie zullen organiseren voor medewerkers, omdat dit zou betekenen dat zij naar het werk moeten komen.  
  • Degenen die – om wat van reden dan ook – hun werk niet of lastig vanuit huis kunnen doen, overleggen met hun leidinggevende over de mogelijkheden om deels op locatie hun werk te doen en/of ander werk te doen. 
  • Goede faciliteiten om thuis te werken zijn belangrijk. Als je die niet hebt, overleg dan met je leidinggevende over bijvoorbeeld het regelen van een bureaustoel van werk of de aanschaf van ict-tools. 
  • De versoepeling vanaf 15 juni (zie kader), maakt het mogelijk om specifieke onderwijsactiviteiten uit te voeren die enkel op de universiteit kunnen plaatsvinden. Dit gaat nadrukkelijk níet over het weer (deels) werken in onze universitaire gebouwen, maar om onder andere practica, kleinschalig (pre)klinisch onderwijs en mentoring van   kwetsbare groepen. Voor ieder ander blijft de norm: werk thuis.
  • We bereiden ons wel voor op een mogelijke versoepeling op een later moment, waarbij onze gebouwen weer deels open gaan om te werken. Dit doen we door onder meer het vaststellen van een maximumcapaciteit per kamer en per gebouw, het inrichten van eenrichtingverkeer en het nemen van extra hygiënemaatregelen. 
  • Wanneer er sprake is van een dergelijke versoepeling, bepalen leidinggevenden, in overleg met hun team, welke medewerkers, in welke situaties, op locatie kunnen werken. Op locatie werken zal tot 1 september nooit een verplichting zijn. 

Plannen voor bijeenkomsten

Vanaf 1 juni mogen er weer maximaal 30 mensen bijeen zijn, op 1,5 meter afstand, en vanaf 1 juli maximaal 100 mensen. Dit geldt voor restaurants, bioscopen, theaters, horeca en dergelijke. Als Universiteit Leiden hebben we echter besloten om zo min mogelijk evenementen voor medewerkers op locatie gaan organiseren, in elk geval niet tot 1 september. Dit sluit aan bij het streven om zoveel mogelijk thuis te werken en te studeren. We bereiden ons daarom ook voor op een virtuele opening van het academisch jaar op 31 augustus.

Uitzonderingen zijn:

  • Promoties: deze kunnen vanaf 1 juni weer worden gehouden met een beperkt aantal fysieke aanwezigen (maximaal 20 personen), plus voor overige belangstellenden een livestream van de verdediging.
  • Afstudeerceremonies: hiervoor worden momenteel scenario’s uitgewerkt. We bekijken of het gezien de versoepeling van de maatregelen per 1 juni weer mogelijk is om diploma’s fysiek uit te reiken, mits daarbij aan de voorwaarden die momenteel gelden wordt voldaan (timeslots, looproute, anderhalve meter etc.). 
  • De introductieweken EL CID, OWL en HOP zullen een hybride vorm krijgen. Het CCT werkt samen met de  organiserende commissies en andere betrokkenen plannen uit waarin virtuele activiteiten gecombineerd zullen worden met  kennismaking op locatie in bescheiden groepen van in totaal maximaal 100 personen op 1,5 meter afstand.  

Plannen voor onderwijs

Huidig collegejaar 2019-2020

Het onderwijs blijft tot het einde van dit collegejaar in principe online. Per 15 juni is (kleinschalig) practicumonderwijs en toetsen weer beperkt toegestaan (tussen 11.00 en 15.00 en na 20.00 uur, zie ook kader). We geven we in de periode van 15 juni tot het eind van dit collegejaar voorrang aan: 

  • Practica,
  • Tentaminering en/of toetsing die niet op afstand uitgevoerd kan worden;
  • Afstudeerders, die zonder toegang tot het gebouw hun afstudeerproject niet kunnen afmaken;
  • Mentoring van kwetsbare studenten.

Mocht een deel van het onderwijs in fysieke vorm kunnen worden hervat, dan krijgen studenten vanuit hun opleiding hier informatie over.

Komend collegejaar 2020-2021

We hopen dat we vanaf september gewoon weer in onze gebouwen terecht kunnen om onderwijs te geven. Maar we weten natuurlijk niet of er dan nog (reis-) of andere beperkingen gelden, en welke dit dan zijn. Na de zomer zal het starten van fysiek onderwijs aan de eerstejaarsstudenten prioriteit krijgen. Het meest waarschijnlijke scenario is dat het onderwijs vanaf september een hybride vorm krijgt: grote hoorcolleges kunnen online, werkgroepen en practica op de campus worden gegeven. 

We zijn ook bezig met de inrichting van kleinschalige tutorgroepen voor de opvang van nieuwe studenten. De mogelijkheid dat de groep instromende studenten in september 2020 een deels digitaal curriculum zal volgen, leidt tot uitdagingen om voor studenten in Leiden en Den Haag binding en bildung te garanderen. Daarom gaan we, passend in het Leids Studiesysteem, een kleinschalig tutoraat systeem voor de eerstejaars van alle bacheloropleidingen aanbieden, dat tegelijk voor cohortering zorgt. Voor de instromende studenten van masteropleidingen is een vergelijkbaar systeem voorzien, weliswaar eerder gericht op coaching dan op begeleiding. Studenten die beginnen aan een bachelor- of masteropleiding worden per maximaal 15 ingedeeld in een mini-cohort.

Het kleine aantal studenten per groep is welbewust gekozen om te vermijden dat studenten bij een groter aantal op de achtergrond zouden verdwijnen en uitvallen. Tegelijk wordt op deze manier voorzien in cohortering – een indeling in kleine groepen die wendbaar kan worden ingezet op het moment dat er on campus weer (schaarse) ruimte in gebruik te nemen is. Afhankelijk van eventuele versoepeling van kabinetsmaatregelen zullen de bijeenkomsten digitaal en/of fysiek plaatsvinden. De tutor- en coachingsstructuur zorgt voor een warme ontvangst bij de start van de opleiding en voor laagdrempelige steun en binding tijdens de studie. Daarnaast garandeert het systeem dat nieuwe studenten meteen een netwerk opdoen binnen hun opleiding.

Plannen voor onderzoek

Ook onderzoekers werken zo veel mogelijk vanuit huis. Waar dat echt niet kan, bijvoorbeeld bij onderzoek dat in een laboratorium moet plaatsvinden of waar specifieke apparatuur of bijzondere documenten bij nodig zijn, kan in overleg met de leidinggevende gekeken worden of er maatwerk mogelijk is. 

Financiële effecten

De VSNU heeft de universiteiten gevraagd een inschatting te maken van de financiële effecten van de coronacrisis. Een eerste financiële raming van de effecten voor de Universiteit Leiden op basis van wat we nu weten wordt nu gemaakt.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.