Weten wat je bewaart: de data-experts van FGGA helpen
Kun jij verantwoording afleggen over het bezit van je gegevens en data? Hoe ga je om met persoonsgegevens? Wat doe je als er een datalek is? Hoe bewaar je je data het best en aan welke regels moet je dan voldoen? Waar moet je heen als je ICT-problemen hebt en er met de Helpdesk niet uitkomt? Op al deze vragen hebben Astrid Gravenbeek en Wouter Kool de antwoorden. Een kennismaking met de privacy officer en onderzoeksdata- en informatiemanager van onze faculteit.
Elke dinsdag vind je ze in een van de Faculteitsbureau-kantoren op de vijfde verdieping van Wijnhaven, Astrid Gravenbeek en Wouter Kool. Bij deze nodigen de twee iedereen uit om langs te komen voor advies en kennismaking. Astrid is privacy officer bij onze faculteit (dinsdag) en bij Archeologie en de centrale universiteit. Astrid: ‘De privacy officer houdt zich bezig met alles wat met persoonsgegevens te maken heeft in relatie tot de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Ik geef advies en bied hulp als het gaat om het oplossen van privacyvraagstukken en het opnemen(borgen) van privacy in processen. Ook ondersteun ik onderzoekers bij het nagaan of persoonsgegevens genoeg beschermd zijn. Daarnaast onderzoek ik bij een datalek het deel dat over persoonsgegevens gaat. Is je laptop gestolen? Grote kans dat je mij dan aan de telefoon krijgt om te kijken of er persoonsgegevens gelekt zijn.’
Veelzijdige functie
Wouter Kool is de onderzoeksdata- en informatiemanager bij FGGA. Een veelzijdige functie. Wouter: ‘Ik ben de schakeling tussen onze faculteit en het ISSC en de centrale afdeling informatiemanagement. Dus het beleid aan de ene kant en de uitvoering daarvan aan de andere kant. Bij FGGA vul ik het centrale beleid in en andersom behartig ik de belangen van de faculteit bij centraal en het ISSC.’
Een ding wil Wouter graag meteen duidelijk maken: ‘Ik ben niet het aanspreekpunt voor alle computerproblemen, dat is de Helpdesk. Ik ben wel het aanspreekpunt als je er niet uitkomt met de Helpdesk. Als het te lang duurt of als je denkt dat er iets structureel niet goed gaat, dan kan ik altijd inspringen.’
Vraagbaak voor datamanagement
Als het gaat om de onderzoekskant van zijn functie is Wouter sinds 1 februari verantwoordelijk voor onderzoeksdatamanagement. ‘Dat betekent dat ik alle vragen van onderzoekers over datamanagement kan beantwoorden. Ik ga daarin samenwerken met het Research Support Office dat momenteel in oprichting is, onder andere met de subsidieadviseur en de beleidsmedewerker onderzoek. Ik review ook de datamanagementsplannen van onderzoekers en geef advies.’
‘We gaan geen politieagent spelen, maar we willen bereiken dat elke afdeling vastlegt welke gegevens ze verzamelt, voor hoelang ze dat doet en dat ze zich dan ook aan die afspraken houdt. Het is onze taak om dat proces te begeleiden en de bewustwording creëren.’
Verantwoording afleggen over je gegevens
De data-experts hebben een missie: bij ons allemaal tussen de oren krijgen dat je verantwoording moet kunnen afleggen over het bezit van je gegevens. Astrid: ‘De universiteit moet over de gegevens die ze heeft verantwoording kunnen afleggen. Daarvoor is inzicht in wat je opslaat belangrijk. Wij zijn ervoor om daarbij te helpen.’ Wouter vult aan: ‘De AVG gaat over werkprocessen. Het gaat niet in eerste instantie over wat wel of niet mag. We gaan geen politieagent spelen, maar we willen bereiken dat elke afdeling vastlegt welke gegevens ze verzamelt, voor hoelang ze dat doet en dat ze zich dan ook aan die afspraken houdt. Het is onze taak om dat proces te begeleiden en de bewustwording creëren.’ Astrid: ‘Het gaat ook om transparantie. Wat doet de universiteit met jouw gegevens? En om het ontwikkelen van alertheid waarbij je als medewerker weet wanneer je aan de bel moet trekken voor hulp.’
Opruimdag 28 juni
Als begin staan de kamerdeuren van Wouter en Astrid dus elke dinsdag open. Ook wordt er dinsdag 28 juni een opruimdag georganiseerd. Iedereen herkent het vast, zeker door het thuiswerken. Overal zwerven gegevens en bestanden en je hebt geen tijd om ze te verwijderen of te archiveren. De opruimdag is een goed moment om daarnaar te kijken. Astrid: ‘Wat staat er allemaal op je laptop? Wat doe je met je data? De kunst is ook om niet meer te bewaren dan nodig is. Door de opruimdag hopen we meer controle te krijgen over alle gegevens die we verzamelen. Wouter en ik zijn er de hele dag bij om vragen te beantwoorden.’