5 vragen over Werkbalans in Actie
De afgelopen maanden heeft de kerngroep Werkbalans in Actie verschillende stappen gezet om de werkbalans aan de Faculteit Geesteswetenschappen te verbeteren. Inmiddels is het programma Werkbalans in Actie klaar om breder in de faculteit gedeeld te worden. Kerngroepleden Annemiek Hogendorp, Jaap Kamphuis en Ylva Klaassen vertellen wat we kunnen verwachten.
Waarom is de kerngroep Werkbalans in Actie tot stand gekomen?
Ylva: ‘Uit de personeelsmonitor blijkt dat werkdruk een belangrijk thema aan de faculteit is. Daarom zijn we in het afgelopen collegejaar met een groep van dertig à veertig mensen uit allerlei verschillende hoeken van de faculteit gaan onderzoeken wat de problemen, uitdagingen en potentiële oplossingsrichtingen zijn.’
Wat hebben deze bijeenkomsten van de kerngroep tot nu toe opgeleverd?
Jaap: ‘We hebben als kerngroep al vanaf het begin ingezet op concrete acties. Wat kun je zelf doen, bijvoorbeeld als opleidingsvoorzitter, om een betere werkbalans te creëren bij anderen en jezelf? Dat heeft geleid tot een tips-and-tricksdocument. Daarnaast hebben we geprobeerd mensen met elkaar in gesprek te brengen over hun ervaringen en mogelijke oplossingen: wat werkt en wat kunnen we van elkaar leren?’
Ylva: ‘Dat kunnen simpele dingen zijn als meer koffiemomenten inplannen, afspraken maken hoe je met elkaar communiceert, nee zeggen tegen bijeenkomsten waar je eigenlijk niet bij hoeft te zijn of als senior staflid een voorbeeldrol oppakken ten opzichte van junior medewerkers. In dat kader hebben de docentcoaches onderzocht hoe de onboarding van nieuwe medewerkers beter kan, waardoor veel instituten veranderingen hebben doorgevoerd in hun inwerkbeleid. Ook in het onderwijs zijn er concrete plannen geopperd en soms al ingevoerd, zoals minder toetsmomenten of digitaal toetsen waardoor nakijken makkelijker wordt.’
Hoe betrekken jullie de rest van de faculteit bij dit thema?
Annemiek: ‘De afgelopen tijd zijn we alle facultaire overleggen langsgegaan: de Opleidingsdirecteuren, de Wetenschappelijk Directeuren, de Instituutsmanagers, het bedrijfsvoeringsmanagement, de Opleidingsvoorzitters. We hebben overal de opzet van het programma Werkbalans in Actie op de agenda gezet, maar ook wat wij de actiematrix noemen, waarin staat wie de actiehouders zijn en hoe zij een verbetering van de werkbalans kunnen uitdragen naar anderen. Iedereen is toegevoegd aan een Teams-omgeving, zodat mensen zoveel mogelijk worden uitgenodigd om in de actiestand te gaan.’
Jaap: ‘De komende tijd willen we alle medewerkers bij het programma betrekken en hen stimuleren om stappen te zetten. Dat mogen kleine stappen zijn, experimenten mogen mislukken, maar we kunnen niet alleen naar het Faculteitsbestuur kijken voor een verbetering. Natuurlijk is het belangrijk dat er meer geld komt en er meer mensen kunnen worden aangenomen, maar werkbalans heeft ook te maken met zaken als perspectief, waardering, autonomie en sfeer. Daar zijn we samen verantwoordelijk voor.’
Wat gaat er de komende tijd concreet gebeuren?
Annemiek: ‘We hebben natuurlijk de implementatie van de Starters- en Stimuleringsbeurzen die hopelijk de werkbalans gaan verbeteren. Verder is het fijn om te merken dat het Faculteitsbestuur dit thema heeft omarmd en zich er hard voor maakt. We hebben de bestuursleden in eerste instantie het advies gegeven om de onderwijsorganisatie duidelijker in te richten. Verantwoordelijkheden zijn daar nu niet helder belegd, waardoor instituten en opleidingen elkaar soms in de weg zitten en processen minder efficiënt verlopen dan zou kunnen.
Daarnaast is het loopbaanperspectief van het wetenschappelijk personeel een speerpunt. De meeste wetenschappers zijn nu gericht op ontwikkeling naar hogere wetenschappelijke functies, maar daar zijn er niet genoeg van om iedereen te laten doorstromen. We willen de frustratie die daardoor ontstaat verminderen door de verwachtingen beter te managen. We beginnen daarom als pilot met een andere vorm van jaargesprekken waarin kan worden gesproken over verschillende manieren van ontwikkelen. De personeelsplannen van de instituten worden breder gedeeld, zodat medewerkers weten welke ontwikkelingen er gaan spelen, en er komen dialoogsessies over het thema erkennen en waarderen. Eind 2024 komt er bovendien een projectgroep die gaat kijken naar de benoemings- en bevorderingscriteria van het wetenschappelijk personeel.
Tegelijkertijd is het allerbelangrijkste voor de komende tijd dat iedereen in onze faculteit zelf én met elkaar aan de slag gaat. Wat voor de ene persoon heel goed werkt, past misschien niet bij de ander. We roepen alle collega’s daarom op: bedenk wat zou kunnen bijdragen aan de verbetering van jouw werkbalans en werkplezier en kom in actie! Bespreek je ideeën met je leidinggevende en met je collega’s, en begin met stapjes zetten om zaken – binnen jouw invloedssfeer – te veranderen.
Wat hopen jullie op de lange termijn te bereiken?
Jaap: ‘Werkbalans moet een normaal onderwerp van een doorgaand gesprek worden tussen leidinggevenden en medewerkers en in de verschillende overleggen van onze Faculteit. Als je er maar voor een korte periode op inzet, slaan dingen uiteindelijk weer uit het lood. Dan gaan mensen hun agenda toch weer helemaal volplannen.’
Ylva: ‘Dat komt ook door de cultuur die in de wetenschap heerst, met een focus op hiërarchie en competitie. Bijna iedereen die we spraken, gaf aan dat ze daaraan wat willen veranderen. Het zou mooi zijn als we, door concrete maatregelen als de vorm van een jaargesprek of beoordelingscriteria voor bevorderingen, ook positieve veranderingen in de cultuur en manier van samenwerken kunnen realiseren.’