Even bellen met Wouter Peters over de overgang naar de nieuwe administratie-omgeving
Universiteit Leiden stapt per 1 januari 2026, na 27 jaar SAP, met de bedrijfsvoering voor HR, financiën en inkoop over op het nieuwe systeem AFAS. Wouter Peters, directeur ASSC en programmadirecteur BAS, vertelt wat dit voor de universiteit en voor jou als medewerker betekent.
Wat is AFAS?
'AFAS is een softwareoplossing om onze administratieve processen goed en gebruikersvriendelijk te ondersteunen. Met dit systeem kunnen we de basis op orde brengen en creëren we voor alle medewerkers meer ruimte en tijd voor hun kerntaken, zoals onderzoek en onderwijs.'
Waarom is AFAS de beste keuze voor Universiteit Leiden?
'Het huidige systeem kan niet voldoen aan de behoeften, is aan vervanging toe én wordt vanaf 2027 niet meer ondersteund door de leverancier. We kiezen nu voor een systeem in de Cloud, dat gebruiksvriendelijk is en continu wordt doorontwikkeld, met een betrouwbare partner voor de lange termijn. Met de nieuwe oplossing maken we bijvoorbeeld gebruik van updates van de leverancier, zoals nieuwe regelgeving op HR-gebied. In het huidige systeem moeten we dit steeds zelf in de software laten bouwen en onderhouden. Ook volgen we vaste regels voor processen, waardoor de bedrijfsvoering effectiever, beter beheersbaar en efficiënter wordt.'
Een nieuw systeem, betekent dat ook andere werkwijzen?
'Jazeker! De implementatie van het systeem is één ding, maar we werken ook aan het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Dat doen we niet alleen vanuit het ASSC maar in nauw overleg met de directeuren Bedrijfsvoering en de experts bij de organisatieonderdelen en zoeken samen naar de beste manier om dit op de Universiteit in te voeren.'
Een implementatie als deze is altijd impactvol. Hoe zorgen jullie dat het soepel verloopt?
'Wij hebben vorig jaar uitvoerig ervaringen uitgewisseld met onze collega’s van andere universiteiten die ook AFAS hebben geïmplementeerd. Zij hebben verteld waar zij tegenaan liepen en wat belangrijke aandachtspunten zijn. Daar hebben we veel van geleerd, en meegenomen in de aanpak van het Programma BAS (Bouwen aan Samenwerking).
Onder begeleiding van Wiebe Plenter en Govert Schipperheijn van de centrale inkoop (UIL) is het pakket van eisen heel duidelijk geformuleerd in samenwerking met experts uit de hele organisatie. Bij een implementatie als deze is het heel belangrijk om hieraan vast te houden. Bij de inrichting van het systeem verwijzen we daar regelmatig naar. Op dit moment bouwen ruim 100 werkgroepleden vanuit de hele organisatie (dat zijn zowel Functioneel Beheerders van het ASSC als experts bij de faculteiten en expertisecentra) samen aan de inrichting van het systeem, en hebben sommigen ook een actieve rol in hun Lokale AFAS Team.
Met het Programma BAS zetten we vol in op organisatie en transitie. Binnen faculteiten, interfacultaire instituten en expertisecentra zijn Lokale AFAS Teams ingericht die zorgen voor een goede landing binnen de faculteiten, interfacultaire instituten en expertisecentra. Zij denken met elkaar na over wat de impact van het systeem en de nieuwe werkwijze is op hun eigen organisatieonderdeel.
We hebben een ijzersterk programmateam met ervaren professionals op het gebied van dit soort implementaties. Er wordt nauw met elkaar samengewerkt op Reuvens. En vergeet niet dat onze partner AFAS het systeem natuurlijk al heel vaak heeft geïmplementeerd.'
Dat klinkt als een doordachte aanpak. Hoe zijn in de praktijk de eerste ervaringen van gebruikers?
'Allereerst kun je in dit overzicht zien wie er allemaal bij betrokken zijn. Ieder onderdeel in het systeem dat wordt ingericht bestaat uit Functioneel Beheerders van het ASSC, maar ook uit collega's van de faculteiten en de expertisecentra. Collega’s die bij een andere werkgever al in AFAS werk(t)en, geven aan hoe eenvoudig het allemaal is. En ook wie er voor het eerst het systeem ziet, zoals tijdens het webinar van 8 april, is enthousiast over wat ze zien.'
Wat betekent het nieuwe systeem voor alle andere 7000 collega's?
'Allereerst dat iedereen met een heel gebruiksvriendelijk systeem gaat werken om gemakkelijk via de portal de persoonlijke HR-administratie, zoals verlof en verzuim, te beheren. Ook declaraties kun je eenvoudiger indienen. Dat verlangt digitale zelfredzaamheid, maar het systeem is zeer gebruiksvriendelijk en leidt je intuïtief door de stappen heen. Dat kan via de computer, je tablet en mobiele telefoon. Dit najaar leggen we uit wát er verandert en hoe je per 1 januari moet inloggen. Voor de HR-medewerkers ontstaat de efficiëntie omdat je bijvoorbeeld altijd werkt met een bijgewerkte CAO. Voor leidinggevenden wordt het inzicht in gegevens en lopende mutaties van de medewerkers veel eenvoudiger. Bovendien heb je één overzicht van alle inkoop-, HR- en financiële zaken.'
Wat kunnen we verwachten in de aanloop naar het nieuwe jaar?
'De Lokale AFAS Teams en de programmamedewerkers werken hard om de inrichting te realiseren. Rond de zomer worden specifieke doelgroepen zoals HR-medewerkers, management assistenten en managers geïnformeerd omdat hun werkzaamheden gaan veranderen. Het zal voor veel collega’s - zoals bij iedere verandering - wennen zijn. Want hoewel de software bekend staat om de gebruiksvriendelijkheid, hebben we ook te maken met nieuwe processen. Deze zijn in de organisatie meer op elkaar én op de standaarden van het systeem aangepast. Zo werkt iedereen straks op dezelfde manier en kunnen we het goed met de standaardsoftware ondersteunen. Met behulp van training en (online) bijeenkomsten dit najaar zorgen we dat we samen klaar zijn voor de livegang op 1 januari 2026.'
Programma BAS
Wil je meer weten over AFAS, dan kun je terecht op de webpagina AFAS. Kijk voor inhoudelijke informatie over het nieuwe systeem, de nieuwe werkwijze en het bouwen aan samenwerking, op de Sharepoint-pagina. Heb je specifieke vragen over wat het voor jouw werk gaat betekenen? Neem contact op met de voorzitter van jouw Lokale AFAS Team.
Even bellen met
Er gebeurt veel binnen de Universiteit Leiden. De websites worden dagelijks gevuld met nieuws. In de rubriek ‘Even bellen met’ vragen we een medewerker meer te vertellen over een relevant en actueel onderwerp.