Vidatum: één systeem voor het beheer van alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten
Het aantal extern gefinancierde onderzoeksprojecten aan de universiteit groeit en de eisen van subsidiegevers worden steeds strenger. Dat maakt het bijhouden van budgetten, deadlines en verantwoording complex. Met de nieuwe tool Vidatum wordt het beheer van externe projecten voor onderzoekers en onderzoeksondersteuners makkelijker en overzichtelijker. Wat zijn de ervaringen van de eerste gebruikers?
Robbert Bosch, projectmanager Vidatum
‘Vidatum is het nieuwe systeem van de universiteit waarin alle extern gefinancierde onderzoeksprojecten worden beheerd. Het maakt het bijhouden van budgetten, deadlines en uren makkelijker en zorgt dat projectinformatie altijd overzichtelijk en digitaal beschikbaar is. Projectcontrollers en -managers zijn als eerste gestart met het invoeren van projecten en gebruiken Vidatum al actief.
In samenwerking met de faculteiten hebben we inmiddels een groot deel van de extern gefinancierde onderzoeksprojecten in Vidatum ingevoerd. Aan het einde van dit jaar zullen dat er meer dan duizend zijn. Tegelijkertijd bereiden we de overstap van het huidige tijdschrijfsysteem in SAP naar Vidatum voor. De planning is dat per 1 december onderzoekers en andere betrokkenen hun uren in Vidatum kunnen registreren en goedkeuren. Daarover volgt binnenkort meer informatie. Verder worden met de overstap van SAP naar het nieuwe basisadministratiesysteem BAS InSite ook de koppelingen van Vidatum gemigreerd. Ik ben er trots op hoe ons projectteam samen met alle faculteiten en expertisecentra het systeem gefaseerd invoert.’
Gert Renkema, Hoofd Financieel Economische Zaken/Business controller FGGA
‘Tot nu toe deden we de financiële projectbeheersing vooral in Excel, waarbij ieder instituut zijn eigen manier van werken had. Ik ben daarom al jaren groot voorstander van een universiteitsbreed systeem. Met Vidatum gaan we niet alleen uniform werken, maar ook professioneler. Als projectleider krijg je real-time inzicht in de financiële voortgang van je project. Ook het goedkeuringsproces - dat nu nog handmatig gaat - wordt volledig digitaal. Dat proces wordt dus sneller en transparanter.
'Als projectleider krijg je real-time inzicht in de financiële voortgang van je project.'
Daarnaast biedt Vidatum functionaliteiten die we nu missen. Het systeem kan meldingen en overzichten maken die precies laten zien welke acties wanneer nodig zijn. Zo zal je geen deadline of taak snel missen. Op dit moment hebben we goede rapportages op projectniveau, maar voor simpele vragen zoals hoeveel projecten er lopen, wie onze subsidiegevers zijn en hoe die zich ontwikkelen moeten we nog handmatig gegevens combineren. Met Vidatum krijgen we die inzichten direct. Een mooie dataset die ons werk makkelijker en inzichtelijker maakt.’
Nuray Turan-KOC, medewerker projectadministratie Sterrewacht
‘Ik vind het fijn dat we nu één systeem hebben waarin alle projectgegevens en bijbehorende documenten kunnen worden geüpload. Dat maakt mijn werk overzichtelijker en voorkomt het heen en weer mailen van bestanden. Een ander voordeel is dat we binnen één projectnummer meerdere begrotingen kunnen invoeren, zodat je per hoofdonderzoeker direct inzicht hebt in de status en voortgang van hun projecten. Er is nog wel ruimte voor verbetering in de gebruiksvriendelijkheid van Vidatum, bijvoorbeeld als het gaat om de weergave van projecten en de leesbaarheid van grote getallen. Ik ben benieuwd welke aanpassingen het systeem nog makkelijker in het gebruik gaan maken.'
Lian Olsthoorn, operationeel directeur Leiden Institute of Chemistry
‘Binnen het LIC hadden we een goed werkend eigen systeem, maar de stap naar een universiteitsbreed systeem is een verbeterslag voor de gehele organisatie. De grootste meerwaarde verwachten we van de rapportages die nog in ontwikkeling zijn. Daarmee kunnen we projectmanagers, onderzoekers en de bedrijfsvoering binnen de organisatie beter ondersteunen met bredere inzichten. Het systeem is nu vooral nog financieel ingericht, maar projectmanagement draait om meer dan alleen financiën. Een goede planning, inzicht in werkdruk en het volgen van de ontwikkeling per type onderzoekssubsidie zijn ook belangrijk. Zeker omdat we met elkaar proberen om meer externe financiering te verwerven. Zulke Vidatum-analyses kunnen in de toekomst veel meerwaarde bieden.’
Meer weten over Vidatum?
Wil je meer weten over hoe Vidatum wordt ingevoerd? Bekijk dan de programmapagina. Op de medewerkerssite vind je daarnaast praktische informatie over het systeem zoals de handleiding en jouw facultaire contactpersoon voor vragen.