Hoe verder met de resultaten van het werkbelevingsonderzoek? ‘Samen investeren in vertrouwen’
Afgelopen voorjaar heeft meer dan de helft van de collega’s meegedaan aan het werkbelevingsonderzoek. Begin juli werden de eerste bevindingen gedeeld. Inmiddels is verder gekeken naar wat de resultaten betekenen en hoe we ermee aan de slag gaan. Voor CvB-vicevoorzitter Timo Kos is de richting helder.
Wat voor Kos opvalt is de hoge waardering voor de onderlinge samenwerking in het eigen team en de ervaren vrijheid in het werk. ‘Maar we hebben nog wel het een en ander met elkaar te doen. Naast bekende knelpunten als hoge werkdruk en de zorgen om sociale veiligheid, laat het onderzoek een lage score voor vertrouwen in de organisatie zien. Het college is hiervan geschrokken en ziet het als een belangrijke opgave om te investeren in het verbeteren van het vertrouwen in de organisatie en in elkaar.’
Timo, hoe wil je gaan bouwen aan vertrouwen?
‘We zijn één universiteit, maar ook groot, veelzijdig en rijk aan verschillen. Vertrouwen is essentieel voor een goede en effectieve samenwerking, niet alleen in je eigen team, maar ook over de grenzen van je instituut, faculteit of dienst heen. Bovendien is het voorwaardelijk voor een plezierige en veilige werkomgeving. Daarom investeren we in leiderschapsontwikkeling van bestuur en management en ook in persoonlijk leiderschap van individuele medewerkers. We bouwen ook aan vertrouwen door helder te zijn in wat we samen willen bereiken en we van elkaar verwachten, ieders individuele en teambijdrage te erkennen en waarderen, en elkaar constructief aan te spreken als dat onverhoopt een keer anders loopt dan verwacht. Daarmee vergroten we de sociale veiligheid en kunnen we bijdragen aan het verminderen van ervaren en onnodige werkdruk.
Om dit alles te versterken zetten we universiteitsbreed in op vier actielijnen: strategie, leiderschap, werkdruk en communicatie. Dit ter ondersteuning van de meer gerichte acties die faculteiten en diensten zelf bepalen op basis van de specifieke uitkomsten voor hun eigen eenheden.’
‘De rol van leidinggevenden bepaalt in sterke mate hoe medewerkers de organisatie ervaren.’
Wat is er nodig als het gaat om de strategie van de universiteit?
‘Medewerkers hebben aangegeven behoefte te hebben aan meer samenhang tussen de strategische plannen en hun dagelijkse praktijk. Dat nemen we mee als we het strategisch plan Vernieuwen en Verbinden in 2026 gaan herijken, zodra het CvB in een nieuwe samenstelling compleet is. We willen onze ambities vertalen in duidelijke keuzes en concretere doelen en ook helderder communiceren over voortgang en resultaten.’
Waarom blijven we investeren in leiderschapsontwikkeling?
‘De rol van leidinggevenden bepaalt in sterke mate hoe medewerkers de organisatie ervaren – zij hebben immers een voorbeeldrol. Hoe stimuleren leidinggevenden een open dialoog, hoe vertalen ze de strategie in concrete doelen en teamplannen, hoe nemen zij hun team mee in veranderingen, bieden zij ruimte voor het gesprek over gevoelige onderwerpen? Maar we richten ons niet alleen op leidinggevenden; er is ook behoefte aan het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap, bijvoorbeeld op thema’s als sociale veiligheid, werkdruk en effectieve gespreksvoering.’
Welke aanpak is er op werkdruk nodig?
‘We hebben de afgelopen tijd de nodige inspanningen verricht om met werkdruk aan de slag te gaan. Desondanks blijven we een te hoge werkdruk ervaren. Het structureel verbeteren vraagt een lange adem. Daarbij is het helpend als we met elkaar helderdere afspraken maken, bijvoorbeeld over welk kwaliteitsniveau we ambiëren en of dat realistisch is, en hoeveel tijd je besteedt aan onderwijs, onderzoek en andere taken, zoals administratie, voorbereiding, overleg en nazorg. Daarnaast gaan we organisatorische belemmeringen proberen weg te nemen en verkennen we innovatieve inzet van technologie, zoals kunstmatige intelligentie, voor ondersteuning bij meer repetitieve werkzaamheden.’
‘We creëren één centrale plek voor actuele informatie en communicatie over beleid, besluiten en regelingen.’
Waarop ligt de focus als het gaat om communicatie?
‘Veel medewerkers ervaren ons beleid en onze processen als onduidelijk. Informatie is - ook door hoe we georganiseerd zijn – te vaak verouderd, versnipperd, onvindbaar of niet eenduidig. Dat pakken we op door één centrale plek te creëren voor actuele informatie en communicatie over beleid, besluiten en regelingen. Daarnaast willen we ervoor zorgen dat deze informatie ook tijdig bij de juiste mensen terechtkomt. Dat loopt bijvoorbeeld via leidinggevenden in de lijn, maar we kijken ook naar de mogelijkheden om een meer intuïtief en interactief intranet te ontwikkelen. Zo’n intranet geeft iedereen toegang tot relevante informatie en nodigt uit tot samenwerking en interactie.’
Tot slot: wat vraagt dit nu van ons?
‘Het vraagt een open houding, oprechte betrokkenheid, goed luisteren en de wil om samen te werken. Vertrouwen groeit door daar samen in te investeren: of je nu leidinggeeft, onderwijs verzorgt, onderzoek doet of ondersteunt. Alleen dan kunnen we stap voor stap verbeteren, met oog voor wat goed gaat, voor wat beter kan, én in een realistisch tempo. De wereld om ons heen kent conflicten, polarisatie, een veranderend politiek klimaat en bezuinigingen. Daar kun je best somber van worden. Des te belangrijker dat we samen blijven bouwen aan een universiteit waar mensen met plezier werken, eigen keuze kunnen maken om te groeien en zich veilig en verbonden voelen.’