Update BAS InSite: ‘Er wordt nog heel hard aan gewerkt’
Op dit moment wordt er door veel medewerkers heel hard gewerkt aan de implementatie van BAS InSite, ons nieuw basisadministratiesysteem. Er is al veel op orde – salarisbetalingen, het afhandelen van facturen, het nieuwe proces voor de aanname van nieuwe collega’s – maar nog niet alles is afgerond. Ook werkt nog niet alles zoals zou moeten. In dit bericht informeren we jullie hierover.
Veel impact
BAS InSite wordt ingericht voor maar liefst 11.000 gebruikers en dit is daarmee een groot, meerjarig project. De impact van een grote verandering als deze op (vrijwel al onze) medewerkers, teams en leidinggevenden is groot. Collega’s die met het nieuwe systeem hun werk doen, ervaren dat nog niet alles werkt zoals zou moeten, en dat levert begrijpelijkerwijs frustratie op.
Het is goed om ons hiernaast ook het volgende te realiseren. Op dit moment werken dagelijks ongeveer honderdveertig medewerkers binnen faculteiten, diensten en expertisecentra aan de ondersteuning van alle gebruikers bij het werken met het nieuwe systeem. Deze ‘hypercare’ fase duurt naar verwachting nog één of twee maanden en vraagt veel inspanning van de collega’s die dit werk verrichten. Ook voor hen is dit een pittige tijd.
‘We werken er hard aan deze intensieve fase snel achter ons te laten.’
Vicevoorzitter Timo Kos: ‘Het College van Bestuur wil haar grote dank en steun uitspreken voor de medewerkers van alle eenheden die ondersteuning bieden bij de ingebruikname van BAS InSite. We zien dat zij veel extra inzet plegen om het gebruik in goede banen te leiden en oplossingen te realiseren voor de knelpunten die er zijn. Onze waardering hiervoor is groot.
Ook voor de medewerkers die het systeem nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden en wiens geduld soms op de proef wordt gesteld willen we onze steun uitspreken. We zijn ons bewust van de impact van deze verandering en wat het van hen vraagt in deze hypercare fase. We vinden het in deze cruciale fase van het programma belangrijk mild te zijn voor elkaar en collegiale steun te bieden, waar nodig. We werken er hard aan deze intensieve fase snel achter ons te laten.’
Waar staan we nu met de implementatie van BAS InSite?
Hoewel de technische basis staat en werkt, betekent dit nog niet dat alle administratieve processen even soepel en goed verlopen. Dit verschilt per proces en soms ook per faculteit of ondersteunende eenheid.
Sommige onderdelen lopen volgens verwachting en planning (bijvoorbeeld inkoop), een enkel onderdeel loopt zelfs voor op planning (zoals salarisbetalingen), bij andere zijn er nog stevige of kleinere knelpunten (zoals projectverantwoording, managementinformatie) en bij een enkele eenheid is er een forse samenloop van issues.
Een deel van deze knelpunten zijn de afgelopen weken opgelost, een ander deel blijkt soms complexer en vergt daardoor meer tijd dan gepland en wordt op dit moment en in de komende weken opgelost. Daar waar zaken direct moet worden opgelost is extra ondersteuning ingezet. Ook zijn er nog meer specialistische functionaliteiten die nog moeten worden opgeleverd.
Hoe gaan we verder?
De verwachting is dat deze intensieve en maximale ondersteuningsfase van ‘hypercare’, nog circa één of twee maanden duurt. Daarna breekt een nieuwe fase aan die ongeveer zes tot negen maanden duurt, waarin een groot aantal restpunten en minder urgente knelpunten zal worden aangepakt. Dat kunnen ook herontwerpen zijn van processen die nu wel werken, maar die bij nader inzien als niet handig ingericht worden ervaren of arbeidsintensiever of gebruiksonvriendelijker zijn dan gewenst.
Het is een bewuste keuze geweest bij de implementatiestrategie om voor deze volgorde te kiezen: eerst technisch en functioneel de nieuwe basis neerzetten, daarna het optimaliseren van processen. Vanzelfsprekend evalueren we na afloop van elke fase ook wat er goed en minder goed ging in dit grote programma, en worden de geleerde lessen meegenomen naar volgende fases en projecten.
We houden jullie op de hoogte van het vervolg.