Voor de vertrouwenspersoon is geen onderwerp te klein: ‘Wij staan altijd voor je klaar voor een vertrouwelijk gesprek’
Met een vertrouwenspersoon kun je vragen of zorgen delen over zaken als ongewenst gedrag of een schending van de wetenschappelijke integriteit. Zij bieden een luisterend oor, geven steun en denken mee over oplossingen. En wat er daarna gebeurt, is volledig aan jou. De melder heeft altijd de regie, benadrukken vertrouwenspersonen Vivian Kraaij en Verena Ly.
Vivian Kraaij is universitair hoofddocent bij de sectie Klinische Psychologie en vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit. Verena Ly is senior beleidsadviseur onderzoek bij het Instituut Psychologie en vertrouwenspersoon promovendi.
Dag Vivian en Verena, waarom is het zo belangrijk dat onze universiteit vertrouwenspersonen heeft?
Verena: ‘Veiligheid op de werkvloer is een belangrijke voorwaarde voor iemands werk-welbevinden, ontwikkeling en prestaties. Daarom is het cruciaal dat er op allerlei manieren wordt gewerkt aan het creëren en borgen van een veilige omgeving. Vertrouwenspersonen kunnen daar aan bijdragen. Bij promovendi komt het onderwerp veiligheid toch altijd weer terug: zij vormen binnen de universiteit nu eenmaal een kwetsbare groep.’
Vivian: ‘Als het over wetenschappelijke integriteit gaat, zijn zaken lang niet altijd zwart-wit; er is echt een grijs gebied. Ik vind het daarom belangrijk dat er iemand is die met een volledig open houding kan luisteren naar collega’s die ergens mee worstelen, of twijfelen of de wetenschappelijke integriteit is geschonden. Heel vaak spelen kwesties aan de universiteit zich ook binnen verschillende machtsverhoudingen af, waarbij iemand in een onderschikte rol zit ten opzichte van een ander. Dan is het essentieel dat je daar met een ander over kunt sparren terwijl je zeker weet dat wat je zegt binnenskamers blijft.’
‘Het kan heel verhelderend en opluchtend zijn om je vraag op een open, niet veroordelende manier met iemand te bespreken.’
Met wat voor kwesties kunnen collega’s bij jullie terecht?
Verena: ‘Ik ondersteun promovendi die ergens tegenaanlopen tijdens hun traject. Daarbij geldt: geen onderwerp is te klein. Misschien vind je de interactie met je begeleider ongemakkelijk, en weet je niet hoe je dat bespreekbaar kunt maken. Maar het kan ook zijn dat je te maken hebt met ongewenst gedrag en je je gediscrimineerd of geïntimideerd voelt.’
Vivian: ‘Bij mij kun je denken aan vragen of problemen op het gebied van auteurschap of onderzoeksdata, of over problematisch gebruik van AI. Ook deze meldingen kunnen klein of groot zijn: van twijfel over of gemaakte afspraken worden nagekomen, tot zaken waarbij heel helder is dat er dingen zijn gebeurd die echt niet mogen.’
Verena: ‘En als je het niet zo goed weet en denkt: “misschien is dit geen ongewenst gedrag, laat ik maar niet gaan”, dan zeg ik: “kom juist wel!” Dan kijken we gewoon wat voor opties je hebt om met de situatie om te gaan, zodat je weer verder kunt.’
Vivian: ‘Het kan heel verhelderend en opluchtend zijn om je vraag op een open, niet veroordelende manier met iemand te bespreken. En te weten welke mogelijkheden er zijn, door samen de voor- en nadelen van elke eventuele vervolgstap te verkennen, voordat je besluit of je er iets mee wil doen. Vaak is er niet maar één te kiezen route. Maar niets hoeft: de regie ligt altijd bij jou als melder. En als je besluit om officieel melding te maken, kunnen wij je daar ook bij ondersteunen.’
Verena: ‘Wat ook goed is om te weten: juist als je er vroeg bij bent, kunnen situaties in veel gevallen juist verbeteren. De rol van een vertrouwenspersoon wordt vaak onderschat en is veel meer dan alleen luisteren. Het is ook een manier om open communicatie te bevorderen en te voorkomen dat zaken escaleren. De vertrouwenspersoon kan je bijvoorbeeld ondersteunen in het voorbereiden op een gesprek dat jij als melder voert, en indien gewenst aansluiten. Vaak leidt dit tot meer wederzijds begrip en een verbeterde communicatie en samenwerking.’
‘Juist als je er vroeg bij bent, kunnen situaties in veel gevallen juist verbeteren.’
Er zijn aan de universiteit meerdere vertrouwenspersonen, klachtencommissies en een ombudsfunctionaris… hoe weet je als melder waar je moet aankloppen?
Vivian: ‘Die verwarring begrijpen wij. Benader gewoon een van ons als je door de bomen het bos niet meer ziet. Wij vertrouwenspersonen vormen een netwerk met elkaar en verwijzen je graag anoniem door als je vraag beter bij een andere collega past. Er zit ook overlap in onze functies. Soms kan een discussie over auteurschappen voor promovendi samengaan met uitdagingen in de communicatie met de promotor. In dit voorbeeld kan een promovendus zowel bij mij als bij Verena terecht.’
Sommige medewerkers vinden het misschien lastig om jullie te benaderen, omdat ze vrezen dat het hun carrière kan schaden. Hoe zien jullie dat?
Verena: ‘Allereerst vind ik het belangrijk om deze angst te erkennen, want er zijn aan de universiteit wel degelijk afhankelijkheidsrelaties en verschillen in macht. Het is goed als de organisatie zich bewust is van deze drempel voor medewerkers om zich uit te spreken. Tegelijkertijd is het nooit zo dat wij het verhaal dat je met ons deelt doorvertellen, of zelf stappen gaan zetten. Je carrière loopt dus geen gevaar als je ons benadert.
Een vertrouwelijk gesprek met ons kan je wel helpen om een breder perspectief te krijgen en een weloverwogen keuze te maken over hoe je met de situatie wilt omgaan. Wanneer wij als vertrouwenspersoon terugkerende signalen herkennen in meldingen, kunnen we deze patronen – zonder de vertrouwelijkheid te schenden – op een hoger, structureel niveau gebruiken om verbeteringen te realiseren en herhaling te voorkomen. Dus als je naar het grote geheel kijkt, is het altijd goed om je verhaal te delen met de vertrouwenspersoon. Wij staan altijd voor je klaar voor een vertrouwelijk gesprek.’
Wil jij je verhaal kwijt bij een van de vertrouwenspersonen? Neem vooral contact op voor een vertrouwelijk gesprek.
Bannerfoto: Anne Holleman