Nieuw handboek voor begeleiding van promovendi: alle informatie op één plek
Maryam Alqassab, universitair docent bij ICLON (Interfacultair Centrum voor Lerarenopleiding, Onderwijsonderzoek en Nascholing), helpt nieuwe begeleiders van promovendi opleiden en weet hoe veeleisend de rol kan zijn. Toen haar werd gevraagd bij te dragen aan een online handboek voor promotoren, twijfelde ze geen seconde: ‘Alles wat begeleiders doen of waar ze bij betrokken zijn, komt aan bod.’
Hoi Maryam, wat was de belangrijkste reden om dit handboek te maken?
‘In de training Begeleiden van Promovendi richten we ons vooral op de didactische aspecten en de praktijk van promotiebegeleiding, niet zozeer op de regelgeving. Maar begeleiders die uit andere landen komen of hun promotie aan een andere Nederlandse universiteit hebben gedaan, hebben vaak vragen als: “Wat zijn de regels?” en “Wat wordt er van mij verwacht als begeleider?”
Die onderwerpen kunnen we niet allemaal in de training bespreken, dus er ontbrak een centrale plek met alle specifieke informatie over begeleiding binnen de Universiteit Leiden. Er bestond al een module voor promovendi, en toen dachten we: “Waarom hebben we er eigenlijk geen voor begeleiders?” De HR-trainee Fréderique Verbeek heeft het handboek samengesteld.’
Welke onderwerpen komen in het handboek aan bod?
‘Alle praktische zaken rondom begeleiding, van de start tot het einde van het traject, komen aan bod. Alles wat begeleiders doen of waarbij ze betrokken zijn staat erin: van hun taken en communicatie tot het go/no-go-moment en supervisiegesprekken.
Het handboek heeft twee functies. Voor nieuwe begeleiders die net bij de Universiteit Leiden beginnen, is het een goede onboardingmodule. En voor meer ervaren begeleiders is het fijn om een online module te hebben met alle regels, officiële informatie en handige links en documenten die je wanneer je maar wilt kunt raadplegen. Sommige dingen zijn bijvoorbeeld faculteitsspecifiek, en het handboek geeft duidelijk aan wanneer dat het geval is.’
‘We vergeten vaak het welzijn van begeleiders. Ik ben blij dat hier expliciet aandacht aan besteed wordt in het handboek.’
Je bent zelf voor het eerst begeleider aan de Universiteit Leiden. Is er een onderwerp in het handboek dat jij zelf heel nuttig vindt?
‘Ik vind de checklist fijn waarin staat wat er van begeleiders wordt verwacht per fase van het traject. Er is er ook een specifieke checklist voor de afrondingsfase, zo weet ik zeker dat ik niets over het hoofd zie.
Ook waardeer ik dat het handboek aandacht besteedt aan het welzijn van de begeleider. Dat stukje verdient meer aandacht als we het hebben over hoe we betere begeleiding kunnen aanbieden. We richten ons vooral op hoe we promovendi optimaal kunnen ondersteunen zodat zij een goede ervaring hebben, maar we vergeten vaak het welzijn van de begeleiders. Ik ben blij dat hier expliciet aandacht aan besteed wordt in het handboek.’
Ben je als begeleider zelf tegen uitdagingen aangelopen, en zo ja, hoe ben je daarmee omgegaan?
‘Ik vind het zelf het allerbelangrijkst om verwachtingen te verduidelijken, af te stemmen en regelmatig te herzien tijdens evaluatiemomenten – niet alleen met de promovendus, maar ook met je medebegeleiders. Dat is vooral belangrijk in een internationaal of interdisciplinair team. We adviseren begeleiders dan ook om hier vanaf het begin van het traject aandacht aan te besteden en deze verwachtingen al in het eerste gesprek met de promovendus te bespreken.’
‘Waar het om draait is het opbouwen van een veilige relatie.’
Wat maakt iemand een goede begeleider?
‘Ik denk niet dat er één recept is voor goede begeleiding. Maar ik denk dat zorg dragen voor wat vaak “het menselijke aspect” wordt genoemd, een grote rol speelt. Want het klopt dat we een onderzoeksrelatie hebben met promovendi, maar het zijn ook gewoon mensen. Het is belangrijk dat begeleiders aandacht hebben voor het welzijn van promovendi en hen ondersteunen. Waar het om draait is het opbouwen van een veilige relatie. Tijdens een promotietraject komt het vaak neer op het uitspreken van behoeften en verwachtingen. Dat is moeilijk zonder een veilige basis.’
Bekijk zelf ook het handboek
Nieuwsgierig geworden? Je vindt het handboek hier
Tekst: Jitske Verhagen