Instituutsmanagers dragen bij met een eigen netwerk: ‘Dit is een functie waar alles samenkomt’
Een complexe functie hebben ze, en ook wel een ietwat vreemde, zeggen de managers van de instituten in Leiden en Den Haag. Al vijf jaar wisselen ze daarom kennis en ervaringen uit via een eigen netwerk: IMpact. ‘Elke faculteit is natuurlijk speciaal, maar er is ook zoveel hetzelfde.’
Een feest der herkenning, zo omschrijft Caroline de Bruin van het Leiden Institute of Advanced Computer Science het samenkomen met haar mede-instituutsmanagers. ‘In deze functie kan het soms voelen alsof je de enige bent die tegen bepaalde zaken aanloopt. Dan is het heel fijn om een netwerk te hebben van mensen om mee op te trekken en waarmee je de samenwerking kunt opzoeken.’
Dat netwerk heet IMpact en viert dit jaar zijn eerste lustrum. Het idee ontstond in coronatijd tijdens een leergang voor instituutsmanagers. ‘Toen ontdekten we dat we allemaal heel erg in hetzelfde schuitje zaten’, vertelt Sarah Michiel van het Nederlands Instituut Marokko. ‘Omdat het zo fijn was om met elkaar kennis uit te wisselen, kwamen we op het idee om een netwerk te vormen om zo kennis en ervaringen met elkaar te delen – en om zichtbaarder te zijn, naar elkaar toe en binnen de organisatie.’
De netwerkleden hebben met elkaar gewerkt aan de versterking van hun positie binnen het instituut en de universiteit
Probleemoplossers en brandjesblussers
Die intervisie is aan de ene kant heel praktisch, met vragen als: hoe gaan jullie om met bestemmingsfondsen? Wat is jullie beleid rond flexwerken en ruimtegebruik? Of: wie kent er een goede management assistent? Maar de netwerkleden hebben ook met elkaar gewerkt aan de versterking van hun positie binnen het instituut en de universiteit. Als ‘leiders vanuit het midden’ en verantwoordelijke voor de dagelijkse bedrijfsvoering zijn ze daar immers de spil van. ‘Het is de plek waar financiën, ICT, HR, gebouwbeheer, facilitair, werkdruk en taakverdeling, en al dat soort thema’s bij elkaar komen’, zegt Kim Duistermaat, voormalig instituutsmanager van het Leiden University College The Hague. ‘En tegelijkertijd ben je afhankelijk van beleid en besluitvorming in faculteiten en het centrale niveau. Het is dus echt wel een complexe functie.’
En soms ook een beetje een vreemde, omdat de managers overal ‘net tussen vallen’ en de functie overal weer anders wordt ingevuld. Sommigen van hen zitten bijvoorbeeld wel in hun instituutsbestuur, of hebben financiële eindverantwoordelijkheden, anderen weer niet. En bij de ene faculteit heet de rol instituutsmanager, bij de ander een instituutscoördinator of operationeel directeur. Dat ze van alle markten thuis (moeten) zijn, blijkt overigens ook uit de manier waarop de managers door anderen én elkaar worden omschreven: probleemoplosser, brandjesblusser, showrunner… zelfs het woord ‘duizenddingendoekje’ komt voorbij.
‘Betrek ons vooral’
Een onderwerp waarvoor IMpact zich vanaf het begin heeft ingezet is sociale veiligheid; onder meer door sessies te organiseren met de bedrijfsvoerders en alle vertrouwens- en ombudspersonen. ‘Het was voor ons belangrijk om te begrijpen wie wat doet binnen de universiteit en waar je met bepaalde vragen terechtkunt’, zegt Duistermaat. ‘Als instituutsmanager ben je immers vaak degene die als eerste wordt aangesproken als er wat speelt. Dan moet je weten hoe je daarmee om kunt gaan, en ook wat je eigen rol daarin kan zijn.’ Uiteindelijk dacht het netwerk ook mee over hoe het thema invulling moest krijgen in het Strategisch plan.
De IMpact-leden hopen in de toekomst nog vaker en eerder te worden betrokken bij ontwikkelingen in de organisatie. De open oproep die ze daarom willen delen: ‘Betrek ons vooral: wij denken graag mee!’ Om instituutsmanagers (vroegtijdig) om input te vragen, of bijvoorbeeld uit te nodigen voor een werkgroep, heeft immers meerdere voordelen: ze weten wat er speelt, kunnen meedenken over praktische uitvoerbaarheid, en hoe nieuw beleid daadwerkelijk gaat uitpakken voor mensen op de werkvloer. ‘We zijn als universiteit vrij decentraal georganiseerd’, zegt De Bruin van het LIACS. ‘Mijn wens zou zijn dat collega’s ook bij het invoeren van centraal beleid van de kracht van dat decentrale netwerk gebruikmaken. Door dat meer te betrekken, weet je immers sneller of een plan gaat werken of niet, of hoe je iets het beste zou kunnen uitvoeren.’
‘Door ons decentrale netwerk te betrekken, weet je sneller of een plan gaat werken of niet, of hoe je iets het beste zou kunnen uitvoeren’
Voor alle niet-vakinhoudelijke vragen
Daarbij is het voor de managers zelf evengoed prettig om op de hoogte te zijn, zegt operationeel directeur Pim Overgaauw van het Mathematisch Instituut. ‘Collega’s in de instituten komen met al hun niet-vakinhoudelijke vragen toch het eerst bij mij en mijn team terecht – ook als een project of nieuw beleid van tevoren heel goed geregeld is, met in de communicatie een duidelijke verwijzing naar de servicepunten. Dus als wij dan niet goed geïnformeerd zijn, is dat lastig.’
Leuk aan IMpact vindt Overgaauw de nieuwe kijk die het netwerk kan opleveren: ‘Je hoort zo vaak dat er zoveel verschillen zijn tussen de faculteiten, en elke faculteit is natuurlijk speciaal. Maar er is ook zoveel hetzelfde, en dat vergeten we wel eens.’
Tekst: Evelien Flink
Banner: Danique ter Horst