Cybersecuritymaand: ‘De snelste manier om je data veilig te houden? Geef ze een label’
Oktober is de maand van herfstvakantie, Halloween én de maand waarin we ieder jaar extra aandacht vragen voor cybersecurity. Want veilig digitaal werken zit hem soms in verrassend kleine handelingen, zegt Information Security Officer Aram Segaar: 'Zoals het koppelen van een vertrouwelijkheidslabel aan jouw bestanden.'
Nu even geen tijd om dit artikel te lezen? Hier de belangrijkste punten op een rij:
- Een vertrouwelijkheidslabel is een etiket waarmee je laat zien hoe gevoelig of vertrouwelijk bepaalde bestanden zijn. Denk dan niet alleen aan onderzoeksdata, maar ook aan cijferlijsten, verslagen en werkafspraken.
- Je kunt uit vier labels kiezen: openbaar, intern, vertrouwelijk en geheim.
- Een label toevoegen is zo gedaan en kan een groot verschil maken. Het helpt onze ICT-systemen jouw data beter beschermen, bijvoorbeeld door te zorgen dat ze niet in onveilige tools belanden of onbedoeld extern worden gedeeld.
- Gebruik de flowchart om te zien welk label bij jouw bestand past.
Hi Aram, wat zijn vertrouwelijkheidslabels en waarom gebruiken we ze?
‘Vertrouwelijkheidslabels zijn etiketten die je laten zien hoe gevoelig of vertrouwelijk data zijn. Daarbij gaat het niet alleen om onderzoeksdata, maar om alle soorten informatie, van contracten en verslagen tot cijferlijsten en scriptiebeoordelingen. Op basis van een label kun je vervolgens bepalen wat je met de data kan, mag en wil doen. Mag een bestand bijvoorbeeld online worden gepubliceerd, of via de mail worden gedeeld met anderen? Met labels kunnen we ook passende maatregelen nemen om gevoelige data te beschermen. Daarnaast is er dit jaar een nieuwe cyberbeveiligingswet aangenomen, en daar hebben we ons als universiteit aan te houden.’
Uit welke labels kunnen we kiezen?
‘Op dit moment werken we met vier verschillende niveaus: openbaar, intern, vertrouwelijk en geheim. Openbare data zijn voor iedereen toegankelijk, zoals opleidingsinformatie, gepubliceerd onderzoek of een vacature op de website. Gegevens die we alleen intern willen gebruiken zijn bijvoorbeeld werkafspraken en scriptiebeoordelingen. Met GROW-verslagen, cijferlijsten of herleidbare onderzoeksdata gaan we nog zorgvuldiger om met het label “vertrouwelijk”. Het label “geheim” is tot slot onder meer van toepassing bij aantekeningen van een studentenpsycholoog, strafrechtelijke documentatie of onderzoek dat een duale toepassing heeft en daarmee bijvoorbeeld ook militair kan worden ingezet.’
‘Je maakt in één oogopslag duidelijk voor welke groepen data bedoeld zijn en hoe je ermee om moet gaan.’
Labelen is een kleine moeite, maar wel een extra handeling. Waarom is het toch zo belangrijk dat we het doen?
‘Omdat onzorgvuldig omgaan met data gewoon keiharde consequenties heeft. We leven in een snel veranderende wereld waar een datalek ook heel snel kan escaleren. Als wij weten met wat voor data we te maken hebben, kunnen we er veel slimmer mee omgaan. Labeling zou ook juist moeten helpen om samenwerkingen te vereenvoudigen. Als je in één oogopslag duidelijk kunt maken voor welke groepen data bedoeld zijn en hoe je ermee om moet gaan, kun je ook eenvoudiger met die data werken.’
Hoe helpt een label gevoelige gegevens te beschermen?
‘Als bestanden een label hebben, kunnen onze systemen technische maatregelen nemen, zoals encryptie en blokkeren voor extern gebruik, downloaden of kopiëren. Zo zijn we in staat om te zorgen dat gevoelige gegevens niet onbedoeld naar externen worden gemaild, of worden gedeeld met systemen buiten de deur. Dat heeft ook zeker belang voor ons onderwijs en onderzoek: als jij grip houdt op datgene waarmee jij je als docent of onderzoeker onderscheidt, houden we als universiteit onze waarde vast. Maar door jouw data ongelabeld te laten, en vervolgens te delen met een openbare AI-tool die ervan leert en zich de informatie eigen maakt, geef je onze gevoeligheden én onze voorsprong weg.’
Hoe weet ik welk vertrouwelijkheidslabel ik voor mijn data nodig heb?
‘Op de medewerkerswebsite vind je meer informatie over wat elk label inhoudt en een handige flowchart. Als je het niet zeker weet, kies dan in elk geval voor het label “intern”; dat is voor nu de gouden regel.’
‘Labeling is een manier om veilig mee te doen met die hele goede AI-beweging waar we ook gewoon veel baat bij hebben.’
Wil je verder nog iets kwijt?
‘Het is nu misschien even wennen, maar uiteindelijk is labelen echt iets dat moet gaan horen bij de dagelijkse werkzaamheden. Zelf zie ik het als een basis voor vooruitgang, een manier om veel slimmer met onze data om te gaan, en om veilig mee te doen met die hele goede AI-beweging waar we ook gewoon veel baat bij hebben. Als jij je huis verlaat, doe je de lichten uit en de deur op slot. Die handelingen draaien ook om veiligheid en vinden we de normaalste zaak van de wereld. Het op die manier labelen van onze data heeft tijd nodig om erin te slijpen, maar is wel iets dat we aan onszelf verplicht zijn om te doen.’
Aram Segaar is Information Security Officer bij het Security Office van de universiteit.
Durf te vragen
Heb je vragen over datalekken of beveiligingsincidenten? Stuur dan een bericht naar het Privacy of Security Office via privacy@bb.leidenuniv.nl of security@bb.leidenuniv.nl. Met vragen over privacy of informatiebeveiliging kun je ook altijd terecht bij de privacy of security officers van jouw faculteit, eenheid of afdeling. Vind jouw contactpersoon op de medewerkerswebsite.
Incidenten melden
Twijfel je of je te maken hebt met phishing, een datalek of malware? Maak dan altijd melding bij de ISSC-Helpdesk (tel. 8888). Meld verlies van vertrouwelijke gegevens ook aan je eigen leidinggevende.