Universiteit Leiden

nl en

Oproep voor International Credit Mobility-voorstellen (ICM)

Ieder jaar is er de mogelijkheid een International Credit Mobility-voorstel in te dienen. De precieze data van de call en de deadline worden in de herfst voorafgaand aan het academisch jaar waarin het project van start gaat door de Europese Commissie bekendgemaakt.

Om het ICM-voorstel goed voor te bereiden en een sterk partnerschap te creëren neemt u contact op met de subsidieadviseur en begint u in oktober/november met de voorbereiding van het project.

Deadline

Als u voor 2019 een ICM-voorstel wilt indienen, zijn de volgende deadlines relevant:

Deadline belangstelling kenbaar maken
25 november 2018
Resultaten van de voorselectie
9 december 2018
Deadline indienen eerste conceptversie
13 januari 2019
Deadline indienen definitieve versie
30 januari 2019

De deadline voor de aanvraag van de Universiteit Leiden voor het Nederlandse Nationaal Agentschap Erasmus+ is 5 februari 2019. De deadline waarop de subsidieadviseur de 2019-aanvraag van de Universiteit Leiden moet indienen is 30 januari 2019.

Aanvraag

De volledige aanvraagprocedure voor het indienen van een ICM-voorstel is als volgt:

1. Maak uw belangstelling kenbaar

Deadline: 25 november 2018
Mail het formulier ‘Expression of Interest ICM’ naar de subsidieadviseur. Het formulier bevat 5 vragen, inclusief de bijbehorende beoordelingscriteria.

2. Interne selectie (indien van toepassing)

Een interne selectie vindt alleen plaats als er meerdere kandidaten zijn voor een uitwisseling met hetzelfde partnerland. De voorselectie wordt gemaakt door de afdeling International Relations in samenwerking met de regiogroepen voor China, Indonesië en Latijns-Amerika & de Caraïben voor uitwisselingsprojecten gericht op samenwerking met deze focusregio’s.

3. Resultaat van de voorselectie

Deadline: uiterlijk 9 december 2018
U ontvangt uiterlijk 9 december 2018 bericht over de voorselectie. Alleen zij die hun belangstelling vooraf kenbaar gemaakt hebben, kunnen meedoen met de definitieve aanvraag van 2019.

4. Indienen conceptversie Quality Questions

Deadline: 13 januari 2019
Als uw projectvoorstel is geselecteerd voor de aanvraag van 2019, vult u het standaardformulier voor projectaanvragen ‘Quality Questions’ in. De subsidieadviseur verzoekt u de conceptversie uiterlijk 13 januari 2019 in te leveren. Levert u de conceptversie na 13 januari 2019 in? Dan kan de subsidieadviseur u geen garanties geven op serieuze feedback. Uw projectvoorstel wordt mogelijk uitgesloten in de 2019-aanvraag van de Universiteit Leiden. 

5. Indienen definitieve versie Quality Questions

Deadline: 30 januari 2019
Mail de definitieve versie van de ‘Quality Questions’ naar de subsidieadviseur. Projectvoorstellen die na de definitieve deadline van 30 januari binnenkomen, doen niet mee aan de aanvraag van de Universiteit Leiden voor het Nederlandse Nationaal Agentschap Erasmus +.

Vragen?

Heeft u vragen over het programma of heeft u feeback of input nodig voor uw projectaanvraag? Neem dan contact op met de subsidieadviseur. 

Voorbereiding

U start met een gesprek met de subsidieadviseur. Daarna beschrijft u waarom u dit project binnen deze samenwerking wilt doen: wat is de motivatie voor de samenwerking? Zorg ervoor dat ook uw instituutsmanagement en uw  international exchange coordinator op de hoogte zijn van uw plannen. Als er een duidelijke aanleiding is voor de samenwerking, kunt u alvast beginnen om met uw partner te overleggen over de taken en verantwoordelijkheden bij de voorbereiding, de implementatie- en de evaluatiefase van het project. Hou er rekening mee dat het afstemmen van de details van de samenwerking tijd kost, vooral omdat uw partner misschien meer tijd nodig heeft om dingen voor te bereiden en te bespreken dan u van tevoren heeft ingeschat. 

Punten om met uw partner af te stemmen voor u begint met het aanvraagproces:

  • De mobiliteitsmogelijkheden bij beide instituten:
    Is reizen mogelijk?
    Onder welke voorwaarden? 
  • Het niveau van de uitwisseling die u voor ogen heeft:
    Bachelor, Master, PhD-studenten of medewerkers?
    Is dit in overeenstemming met de budget restrictions van de Call?
  • De kwaliteit en de taal van de cursussen bestemd voor uitwisselingsstudenten
  • Toelatings- en/of cursuseisen
  • Procedures voor het erkennen van studiepunten/cursussen/onderwijskwalificaties/ trainingkwalificaties
  • De beschikbare ondersteuning bij beide instituten

Het projectvoorstel geeft antwoord op alle bovengenoemde vragen. Het projectvoorstel maakt u met behulp van het Quality Questions-document, dat deze 4 hoofdaspecten bevat:

  • Relevantie van de strategie
  • Kwaliteit van de samenwerkingsovereenkomsten
  • Kwaliteit van het projectplan en de implementatie ervan
  • Impact en verspreiding

Zorg ervoor dat over alle deelnemende partners evenveel informatie wordt opgenomen.

Toekenningscriteria

Ieder mobiliteitsproject binnen de aanvraag van de Universiteit Leiden zal afzonderlijk worden beoordeeld door het Nationaal Agentschap Erasmus +. Afhankelijk van de beoordelingsscore van ieder project kan een subsidie worden toe- of afgewezen. Om in aanmerking te komen voor financiering moet een projectvoorstel minimaal 60 punten in totaal scoren, waarvan tenminste 15 punten voor de ‘relevantie van de strategie’. Een projectvoorstel moet duidelijk uitleggen waarom dit mobiliteitsproject voldoet aan de volgende beoordelingscriteria:

Relevantie van de strategie
30 punten
De mate waarin de geplande mobiliteit relevant is voor de internationaliseringsstrategie van de betrokken hogeronderwijsinstellingen (zowel in het programma als in het partnerland) en de overwegingen voor de keuze van staf- en studentmobiliteit
Kwaliteit van de samenwerkingsovereenkomsten
30 punten
De mate waarin de aanvragende organisatie ervaring heeft met soortgelijke projecten met hogeronderwijsinstellingen in het partnerland. Is de beschrijving van de verantwoordelijkheden, rollen en taken van beide partners duidelijk? 
Kwaliteit van het activiteitenplan en implementatie
20 punten
De volledigheid en kwaliteit van de afspraken m.b.t. de selectie van de deelnemers, de ondersteuning die ze zullen krijgen en de vaststelling van de mobiliteitsperiode (met name in het partnerland). 
Impact en verspreiding
20 punten
De potentiële impact van het project voor de deelnemers, begunstigden en partnerorganisaties, op lokaal, regionaal en nationaal niveau, en de kwaliteit van de plannen voor het verspreiden van de resultaten van het mobiliteitsproject binnen de faculteit en het instituut en, indien van toepassing, ook daarbuiten, in zowel de programma- als de partnerlanden. 

Checklist voor de aanvraag 

  • Is er ondersteuning voor dit samenwerkingsproject vanuit uw instituut en faculteit?
  • Heeft u alle quality questions en sub questions beantwoord?
  • Heeft u een goede onderbouwing voor de samenwerking kunnen vaststellen: wat zou u willen bereiken?
  • Sluiten de mobiliteitsplannen aan op de academische kalender van ieder instituut?
  • Zijn er voldoende Engelstalige cursussen beschikbaar bij ieder instituut?
  • Sluiten de cursuseisen aan op het niveau van de potentiële uitwisselingsstudenten?
  • Is er een procedure voorhanden om studenten snel te laten weten dat ze tot de cursussen in het buitenland kunnen worden toegelaten?
  • Welke middelen heeft u om studenten en staf over de mobiliteitsplannen te informeren en ze te selecteren?
  • Heeft u bij ieder partnerinstituut vastgesteld wie de uitwisselingsstudenten en – staf ondersteunt?
  • Zijn alle instituten gelijk vertegenwoordigd?

Procedures na de aanvraag

U krijgt ongeveer binnen 4 maanden na de aanvraag bericht van de subsidieadviseur over het resultaat. Als de subsidie is toegewezen ondertekent de Universiteit Leiden een Grant Agreement met het Nationaal Agentschap Erasmus +. Vervolgens stellen de partners van ieder toegewezen mobiliteitsproject gezamenlijk een ‘Inter-institutional Agreement’ op, waarin alle uitgangspunten en praktische afspraken worden opgenomen, en ondertekenen ze dit.

De afdeling Student and Educational Affairs geeft meer informatie over overige procedures aangaande de mobiliteit, betaling van de beurs en toelating tot de Universiteit Leiden.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie