Universiteit Leiden

nl en

Praktische zaken rondom de promotieplechtigheid

Wanneer u mag promoveren aan de Universiteit Leiden, gelden er regels rondom de promotiezitting. Waarmee moet u in praktisch opzicht allemaal rekening houden? We geven u hier een overzicht.

Dagen dat u kunt promoveren

De promotie kan plaatsvinden op dinsdagen, woensdagen en donderdagen, telkens om 10:00, 11:15, 13:45, 15:00 en 16:15 uur.

Het versturen van uitnodigingen en verspreiding van het proefschrift

De promovendus en/of zijn paranimfen zorgen zelf voor:

  • de uitnodigingen voor het bijwonen van de promotie, de receptie en het invoegen van deze uitnodigingen in het proefschrift
  • de verspreiding van de proefschriften voor anderen (dan de leden van de universitaire/facultaire gemeenschap en de Universiteitsbibliotheek)

Er is weinig parkeergelegenheid in de buurt van het Academiegebouw. Verwijs uw gasten daarom naar een van de parkeerterreinen vlakbij het centrum.

Naamsvermelding op bul en Engelse vertaling

  • De tenaamstelling van de bul is conform vermelding naam in Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Dit geldt ook voor door de universiteit verstrekte vertalingen. Er wordt bij de bul een Engelse vertaling van de tekst op het diploma toegevoegd.
  • De pedel controleert dit en baseert zich hierbij op de Master-bul (die conform GBA zal zijn) of een facultaire verklaring dat de promovendus tot de graduate school is toegelaten. De Graduate School moet dan dus kijken naar GBA of het paspoort.
  • Wil een promovendus in het proefschrift (of de artikelen die het proefschrift bevat) alleen de naam gebruiken die hij of zij gebruikt bij wetenschappelijke publicaties? Dat is toegestaan door het College voor Promoties. Het kan ook gaan om de naam van de echtgenoot/echtgenote.

Informatie over de gang van zaken tijdens de plechtigheid

De promotor licht de promovendus vóór de promotie in over de gang van zaken tijdens de plechtigheid. De pedel geeft eventuele aanvullende informatie.

Locatie van de promotie

De promotiezitting vindt meestal plaats in de Senaatskamer in het Academiegebouw. Tijdens de verdediging kunnen in deze zaal niet meer dan 64 belangstellenden worden toegelaten. Andere belangstellenden kunnen de plechtigheid volgen via een beeldverbinding op de begane grond van het Academiegebouw. Deze ruimte is ook beschikbaar voor mensen die te laat arriveren of met kleine kinderen komen. Oriënteer u op de ruimte waar uw promotie zal plaatsvinden. De pedel kan u hierbij helpen.

Verwacht u als promovendus dat er vanuit uw eigen kring meer dan 64 personen bij de verdediging van het proefschrift aanwezig zullen zijn, dan kunt u vragen naar een andere locatie. De zitting kan dan plaatsvinden in het Groot Auditorium. Stuur hiervoor een verzoek naar de pedel.

Informatie over de receptie

Voor informatie over de voorbereiding van receptie (na de promotieplechtigheid) kunt u terecht bij Dhr. R. Buis van het Universitair Facilitair Bedrijf. Vindt de receptie elders plaats? Dan krijgen de leden van de commissie eerst de gelegenheid de jonge doctor geluk te wensen.

Laatkomers

Als de zitting eenmaal is begonnen, dan worden belangstellenden niet eerder dan na de schorsing en voor de terugkomst van de commissie tot de bijeenkomst toegelaten.

Kinderen

Kinderen beneden 6 jaar worden niet toegelaten bij de verdediging van het proefschrift. Zij mogen wel bij de bevordering tot doctor (dat wil zeggen: na hervatting van de zitting). Kleine kinderen kunnen wel terecht op de begane grond van het Academiegebouw, waar (als er meer dan 64 aanwezigen zijn) een rechtstreekse beeldverbinding is.

Van de (oudere) kinderen wordt verwacht dat ze drie kwartier zich rustig kunnen gedragen, zodat de promotieplechtigheid ongestoord kan verlopen. Iemand uit het gezelschap van de promovendus dient de kinderen in het oog te houden en zo nodig in te grijpen.

Voorschriften voor promovendus en paranimfen

U dient zicht te houden aan deze protocollaire voorschriften:

  • De promovendus wordt begeleid door twee paranimfen.
  • De promovendus en mannelijke paranimfen zijn gekleed in rok met zwart vest, wit strikje en zwarte sokken.
  • De promovenda en vrouwelijk paranimfen zijn gekleed in bij de aard van de plechtigheid behorende stemmige kleding.

Aanspreekvormen

Tijdens de promotieplechtigheid gebruikt u als promovendus de volgende aanspreekvormen

  • (fungerend) rector: mijnheer/mevrouw de rector magnificus
  • promotor: hooggeschatte promotor
  • lid van de commissie, zijnde hoogleraar: hooggeleerde opponens
  • lid van de commissie geen hoogleraar:
    - wel gepromoveerd: zeergeleerde opponens
    - niet gepromoveerd: weledelgeleerde opponens

Geen woorden van waardering

De verdediging en de woorden daaraan voorafgaand, bevatten geen woorden van waardering voor de opponent over de aard en kwaliteit van de uitgebrachte oppositie.

Fotografie tijdens de promotiezitting

Tijdens de verdediging van het proefschrift mag niet worden gefotografeerd en/of gefilmd. Na de hervatting van de zitting mag dit wel. In de Senaatkamer zijn echter geen stopcontacten aanwezig voor apparatuur voor het maken van film-, video- en bandopnames.

Video

De universiteit maakt via de vaste camera in de Senaatskamer en in het Groot Auditorium een video-opname van de gehele promotieplechtigheid. Deze opname is inclusief geluid, maar zonder montage. De jonge doctor ontvangt deze opname als aandenken aan de plechtigheid.

Media

Willen de media (radio en/of televisie) opnamen maken tijdens de promotiezitting? Dan moet de afdeling Strategische Communicatie en Marketing van de universiteit aan de rector magnificus een verzoek sturen, met opgave van redenen. Het maken van deze opnamen moet in ieder geval gebeuren met instemming van de promovendus en de promotor.

Meer informatie

Neem voor meer informatie over de gang van zaken tijdens de promotieplechtigheid contact op met de pedel van de universiteit.