Universiteit Leiden

nl en

Incidentele vergoedingen

Naast de vergoedingen voor dienstreizen, woon-werkverkeer en verhuizen zijn er een aantal kleinere incidentele vergoedingen waar u mogelijk voor in aanmerking komt. U leest hier meer over de maaltijdvergoeding, de BHV-vergoeding en het vergoeden van een beeldschermbril.

1. Maaltijdvergoeding

U kunt in aanmerking komen voor een maaltijdvergoeding bij een dienstreis, een zakelijke bespreking of overwerk. Werkt u minstens twee uur over en voorziet de universiteit niet in een maaltijd? Dan komt u in aanmerking voor een maaltijdvergoeding bij overwerk van maximaal €23,71. Als u kosten maakt voor een maaltijd tijdens een zakelijke bespreking kunt u deze declareren. Neem hier bij wel de normen van redelijkheid in acht. U kunt  de kosten van uw maaltijd declareren via Self Service.

De regels rond het declareren van maaltijden tijdens dienstreizen zijn anders. Meer informatie hierover vindt u op de pagina dienstreizen.

2. BHV-vergoeding

Als bedrijfshulpverlener draagt u een extra verantwoordelijkheid bovenop de verantwoordelijkheid van uw reguliere functie. Om u hierin tegemoet te komen ontvangt u jaarlijks een bruto vergoeding van € 320. In de volgende gevallen komt u daarnaast in aanmerking voor nog een extra vergoeding:

  • Bent u tevens ademluchtmaskerdrager? Dan ontvangt u een extra bruto vergoeding van € 135 per jaar.
  • Bent u ploegleider bedrijfshulpverlening? Dan ontvangt u een extra bruto vergoeding van € 120 per jaar.
  • Bent u vijf jaar lang onafgebroken bedrijfshulpverlener? Dan ontvangt u een extra bruto vergoeding van € 220.

3. Beeldschermbril

Verricht u minimaal twee uur per dag beeldschermwerk? En kunt u met een reguliere bril of lenzen het beeldscherm toch niet goed zien? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een vergoeding voor een beeldschermbril en de kosten van het oogonderzoek door de opticien.

Voorwaarden beeldschermbril

  • Opticien moet aangesloten zijn bij de Nederlandse Unie van Optiekbedrijven.
  • Vergoeding totale bril is maximaal € 375,- (inclusief btw).
  • Kosten montuur tot € 75,- (inclusief btw) vergoed. 
  • Op de factuur van opticien staat dat het om een beeldschermbril gaat.
  • Factuur is uit hetzelfde jaar als het jaar waarin u de bril declareert.
  • Binnen drie jaar na aanschaf nieuwe bril nodig volgens opticien? Dan kunt u opnieuw om vergoeding vragen.

Bedrijfsarts

Een bezoek aan de bedrijfsarts is alleen nodig als de gevraagde vergoeding meer bedraagt dan de maximale € 375,-.  De bedrijfsarts moet dan schriftelijk verklaren dat die specifieke beeldschermglazen voor u noodzakelijk zijn. U neemt in dat geval de meest recente uitslag van de oogmeting door de opticien mee naar de bedrijfsarts. De verklaring van de bedrijfsarts voegt u toe aan uw declaratie.

Vergoeding aanvragen

Om de vergoeding aan te vragen, vult u het formulier beeldschermbril in. Daarbij voegt u de originele factuur toe. Op de factuur moeten de kosten van het oogonderzoek, het montuur en de glazen gespecificeerd zijn. U krijgt de vergoeding vervolgens uitbetaald bij uw salaris.

Vergoedingen voor promovendi

De vergoedingsregelingen gelden voor alle aangestelde promovendi, incl. contractpromovendi. Daar waar vergoedingsregelingen ook voor buitenpromovendi gelden, wordt dat hieronder vermeld.

Vergoeding reis- en cursuskosten (alleen voor aangestelde en contractpromovendi)

  • Aangestelde promovendi (PhD candidates en PhD Fellows) en contract promovendi kunnen tot maximaal €5,000 aan kosten declareren bij het Instituut waar zij zijn aangesteld. Het exacte bedrag is afhankelijk de noden en aard van het onderzoek. Dit is van toepassing op kosten die gemaakt worden voor accommodatie, cursussen, conferenties, studiedagen en studiereizen, lidmaatschap van wetenschappelijke organisaties, en de aanschaf van wetenschappelijke literatuur (dit laatste voor maximaal €1,000). Voordat kosten kunnen worden gedeclareerd via SelfService, dient eerst toestemming te worden gevraagd voor het maken van deze kosten bij de Wetenschappelijk Directeur van het Instituut (of de afdelingsvoorzitter) en de begeleiders.

Vertaalkosten

  • Hiervoor bestaat geen regeling die specifiek voor promovendi geldt.
  • Het staat afdelingen en instituten vrij om hun promovendi (incl. buitenpromovendi) middelen ter beschikking te stellen voor kosten die niet betaald kunnen worden uit het reis- en cursusbudget. Het komt geregeld voor dat de promotor daartoe eigen derdegeldstroommiddelen aanwendt. Zeker indien de promovenda/-us een bijdrage heeft geleverd aan dat derdegeldstroomonderzoek of -onderwijs kan dat voor de hand liggen.

Lay-out kosten proefschrift in de Meijers reeks

  • Tot nu toe is het uitgangspunt dat indien een proefschrift (of enig ander boek) opgenomen wordt in de Meijersreeks (na besluitvorming van de meest betrokken programmacoördinator), de Graduate School de lay-out kosten voor haar rekening neemt tot een maximumbedrag van €2.500,-. Dit geldt ook voor proefschriften van buitenpromovendi. Het maximumbedrag is gebaseerd op de lay-outkosten van een proefschrift dat binnen de in art. 13 lid 7 van het Promotiereglement gestelde maximale grens van 100.000 woorden valt.
  • In geval van overschrijding van die grens is er sprake van meerkosten die in rekening worden gebracht bij de afdeling/instituut waar de promotor werkzaam is. Hiervoor moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de afdelingsvoorzitter.
    Voor buitenpromovendi geldt dat zij geacht worden de meerkosten voor hun rekening  te nemen.

Drukkosten proefschrift

  • Drukkosten worden tot een maximaal bedrag van € 1.150,- door de Graduate School vergoed. Deze regeling geldt ongeacht of het boek verschijnt in de Meijers reeks en ongeacht om welk type promovendus het gaat. U kunt uw factuur voor de drukkosten declareren tot een max. bedrag van € 1650,- Deze drukkosten worden deels door de UBL vergoed (€ 500,-) en deels door het E.M. Meijers Instituut (tot een max. van € 1150,-). 

    Om in aanmerking te komen voor de UBL vergoeding dient u formulier VI in te vullen en toe te sturen aan de UBL (zie ook informatie proefschrift aanleveren). Indien de factuur meer bedraagt dan € 500,-, declareert u het resterende bedrag tot een max van € 1150,- bij het E.M. Meijers Instituut. Promovendi met een aanstelling doen dit via SelfService. Alle andere promovendi kunnen dit via een digitaal formulier indienen (incl. de factuur). Voor het benodigde sapnummer kunt u een email sturen.
  • Indien de drukkosten hoger uitvallen, komen de meerkosten voor rekening van de promovendus.

Promotiepremie

  • Verder is van belang dat de faculteit ervoor gekozen heeft de promotiepremies geheel door te geven aan de instituten (en daarmee de afdelingen) door deze te ‘verbomen’. Dit betekent concreet dat per promotie ca 45.000 euro wordt verboomd  over vier jaar en dit is zichtbaar in de begroting van twee jaar later.  Het komt neer op ca 0,15 fte jaarlijks gedurende vier jaar. Die doorgifte kan worden gezien als een forfaitaire bijdrage in de kosten van de begeleidingstijd van (co-)promotoren.
  • De premie van Meijers-aio’s worden naar rato verdeeld. Bij 50-50 gematchte aio’s gaat de helft van de premie naar het Meijers Instituut en de helft naar de afdeling (bij een andere verdeling naar rato). Bij aio’s die volledig door het Meijers Instituut worden gefinancierd (i.e., niet gematcht) vloeit de premie in zijn geheel naar het Meijers Instituut. Met deze premie worden nieuwe aio-plekken gefinancierd. Indien een Meijers-aio niet binnen de termijn tot afronding en verdediging van het proefschrift komt, kan dit een negatief effect hebben op de mogelijkheid om nieuwe aio-plekken te creëren en financieren.
  • Bij begeleiding waarbij één van de (co-)promotoren aan een andere universiteit verbonden is, bestaat een praktijk om de promotiebonus te verdelen. Gelet op de kosten die de Faculteit maakt voor promovendi die in Leiden promoveren qua werkplek, registratie, kwaliteitszorg, etc, wordt het voorstel gedaan om in beginsel een verdeling van 75-25% aan te houden (hiervan mag worden afgeweken, mits expliciet en aan het begin van het traject). Rekening dient te worden gehouden met het feit dat de promotiepremie pas twee jaar later kan worden uitbetaald aan de andere universiteit.
  • Indien de begeleiding door (co-)promotoren uit verschillende instituten wordt verzorgd, dienen de promotoren bij aanvang van het traject duidelijke afspraken te maken over de verdeling van de promotiepremies. De (co-)promotoren hebben de verantwoordelijkheid om deze afspraken door te geven aan de accountmanagers van de desbetreffende instituten. De WDs kunnen hier in de R&O-cyclus of anderszins op toezien.

Overig

  • Bijdragen van LUF. Alleen buitenpromovendi en studenten kunnen nog een beroep doen op het LUF voor deelname aan een buitenlands congres  o.a. voor duurdere buitenlandse reizen  of anderszins. Voor aangestelde promovendi met andere financieringsmogelijkheden bestaat deze mogelijkheid niet meer.
  • Bijdragen van de Graduate School voor promovendi activiteiten. De Graduate School heeft budget (€4.250) voor  promovendi-borrels en –bijeenkomsten e.d.  De promovendi-vertegenwoordiger initieert dergelijke activiteiten en het budget wordt beheerd  door de vice-decaan. Ook is er budget beschikbaar voor meer integratie van contractpromovendi.
  • Afspraken mbt eventuele vergoeding van overige kosten mbt de promotie, zoals receptie en anderszins liggen geheel bij de instituten.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie