Jaarafspraken
Ben je wetenschapper? Of werk je bij een faculteit als niet-wetenschappelijk personeel en ben je ingeschaald in schaal 11 of hoger? Dan heb je de mogelijkheid om met je leidinggevende een jaarafspraak te maken.
Let op: Per 1 januari 2024 komt de Regeling Jaarafspraken te vervallen en stappen we geheel over op functiecontracten conform de cao NU. Tot die tijd geldt de huidige Regeling Jaarafspraken. Medewerkers die jaarafspraken hebben, worden hierover geïnformeerd.
Jaarafspraak aanvragen
Vraag een jaarafspraak aan via het Serviceplein onder de tegel 'Mijn personeelsmutaties', 'Rooster(uren) wijzigen'. Instructies voor het aanvragen van een jaarafspraak, volg het stappenplannen via dit Kennisitem.
Aanvragen via het Serviceplein
Bij een jaarafspraak maak je met je leidinggevende afspraken over te behalen resultaten, te verrichten taken en je bereikbaarheid en aanwezigheid. Je bent vervolgens vrij om je tijd zelf in te delen.
Bij het maken van de jaarafspraak wordt rekening gehouden met het aantal te werken uren op jaarbasis; de vakantie-uren zijn hierop in mindering gebracht (152 wettelijke en 80 bovenwettelijke vakantie-uren bij een voltijds dienstverband). Opbouw van vakantie-uren wordt niet bijgehouden. Het aantal vakantie-uren staat aan het einde van het kalenderjaar automatisch op nul. Dat geldt ook als je in de loop van het kalenderjaar uit dienst gaat. Het maken van een jaarafspraak betekent ook dat je geen vakantie-uren kunt verkopen via het keuzemodel.
De jaarafspraak is geen verplichting. Jij en je leidinggevende kunnen de afspraak maken, maar je bent hiertoe niet verplicht.
Zelf je tijd indelen en vakantie
Het is van belang dat je vrije tijd inplant. Met een jaarafspraak ben je vrij je tijd zelf in te delen, en daarom is het van belang dat je regelmatig niet met werk bezig bent, d.w.z. vrij neemt en ook vakantie inplant waarin je niet met werk bezig bent (2 of meer aaneengesloten weken). De afgesproken taken in je jaarafspraak moeten zodanig zijn dat je ook daadwerkelijk vrij kunt zijn. De Universiteit Leiden vraagt je nadrukkelijk dit daadwerkelijk te doen.
Extra vakantie opbouwen
Je kunt ook een jaarafspraak maken in combinatie met de meerjaren spaarvariant. Via de meerjaren spaarvariant kun je jaarlijks vakantie-uren sparen door extra te werken (maximaal 72 uur), zodat je in de toekomst langdurig met vakantie kunt gaan voor bijvoorbeeld een sabbatical.
Hieronder vind je een overzicht van het aantal te werken uren per jaar bij een voltijds dienstverband (38 uur per week):
| Jaar | Aantal te werken uren |
|---|---|
| 2021 | 1.698,40 uren |
| 2022 | 1.683,20 uren |
| 2023 | 1.675,60 uren |
| 2024 | 1.698,40 uren |
Onvoorziene omstandigheden
Als er onvoorziene omstandigheden gebeuren, waaronder langdurige ziekte en/of zwangerschap, moet je nieuwe afspraken maken met je leidinggevende over het voortzetten van je jaarafspraak en de daaraan gekoppelde te behalen resultaten. Het kan ook zijn dat je tot de conclusie komt de jaarafspraak stop te zetten.
Starten met een jaarafspraak - openstaande vakantie-uren
Wanneer je start met een jaarafspraak en je hebt nog niet opgenomen vakantie-uren in Self Service open staan, moeten er ook afspraken worden gemaakt over de nog openstaande vakantie-uren. De afspraak kan zijn om eerst de nog openstaande vakantie-uren op te nemen voordat de jaarafspraak ingaat. Alternatief kan zijn de nog openstaande verlofuren in de jaarafspraak te verwerken. Deze verlofuren worden dan verrekend met het aantal te werken uren. Welke afspraak wordt gemaakt, zal ook afhangen van het aantal nog openstaande vakantie-uren.
Beëindigen van de jaarafspraak
Heb je een jaarafspraak gemaakt en wil je daarmee stoppen, dan kan dat. In dat geval maak je met je leidinggevende afspraken over de afronding van de jaarafspraak.