Universiteit Leiden

nl en

Reizen in tijden van corona

Dienstreizen naar het buitenland zijn tot nader order niet toegestaan, tenzij het College van Bestuur (CvB) vooraf schriftelijk toestemming geeft. Dit geldt voor alle reizen, ongeacht kleurcode. De kleurcode is een classificatie van de Nederlandse overheid die aangeeft hoe veilig een land of gebied is. Met de toestemming wordt vooralsnog zeer terughoudend omgegaan.

Toestemming aanvragen

  1. Wil je een dienstreis maken, dan vraag je toestemming aan via het Tijdelijk aanvraagformulier dienstreis buitenland (.docx). 
  2. Je leidinggevende legt je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur of de directeur.
  3. Als het faculteitsbestuur of de directeur het eens is met de noodzaak van de dienstreis op het geplande moment, dan legt het Internationaal Incidenten Team (ITT) het voor akkoord voor aan het CvB.

Reeds geplande dienstreizen

De nieuwe procedure geldt ook voor dienstreizen waarvoor je al toestemming hebt ontvangen. Deze dienstreizen moeten opnieuw voor akkoord worden voorgelegd aan het CvB. Ook bij deze reizen wordt afgewogen of de reis noodzakelijk is en of deze nu moet plaatsvinden.

Medewerkers van buitenlandse instituten

Medewerkers van de buitenlandse instituten (NVIC, NIMAR, NIT, KITLV) moeten ook toestemming vragen voor reizen van Nederland naar hun standplaats en vice versa aan hun faculteitsbestuur, directie of penvoerder. Als de verantwoordelijke hun verzoek steunt, worden ook deze verzoeken via het IIT bij het CvB ingebracht.

Dienstreisverzekering

De reisverzekering dekt de kosten van een medische behandeling die niet door je eigen zorgverzekeraar worden vergoed. Voorwaarde daarvoor is dat je de noodzaak van de reis kan aantonen. En je moet kunnen aantonen dat je je hebt gedragen volgens de regels van het verblijfsland. Bijvoorbeeld dat je een mondkapje hebt gedragen, of dat je je niet op straat hebt begeven, behalve als dat is toegestaan.

Als in een buitenland opnieuw een uitbraak van corona plaatsvindt, dan worden kosten van evacuatie uit dat land niet vergoed door de dienstreisverzekering.

Afwegingen

De afwegingen voor een faculteitsbestuur of directeur om een dienstreis al dan niet als noodzakelijk te bestempelen, zijn: 

  • duur, aard en risico’s van de reis.
  • impact op werk of onderzoek als de reis niet kan doorgaan.
  • kosten die de faculteit moet maken als een repatriëring noodzakelijk is.
  • de kans dat repatriëring niet mogelijk is en je langer in het buitenland moet blijven.

Zonder toestemming op dienstreis

Heb je geen formulier met daarin toestemming van het CvB voor je dienstreis, dan worden je declaraties voor de reis afgewezen.

Van het buitenland naar Nederland

De adviezen die de Nederlandse overheid geeft voor reizigers die terugkeren naar Nederland, zijn voor medewerkers van de Universiteit Leiden verplicht. Als de overheid adviseert om na terugkomst 14 dagen thuis te blijven, is het niet toegestaan om binnen die 14 dagen fysiek op de universiteit te verschijnen.

Coronadossier: reisadviezen en voorwaarden

In het coronadossier vind je meer informatie over dienstreizen, reisadviezen en voorwaarden.

Bekijk de reisadviezen in het coronadossier
Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.