Ziek melden en begeleiding bij ziekte
Ben je ziek en kun je niet naar je werk? Lees hoe je je ziek meldt en hoe we je bij ziekteverzuim begeleiden.
Hoe meld je je ziek?
De exacte ziekmeldingsprocedure is afhankelijk van de eenheid waar je werkt. Meestal geldt het volgende:
- Meld je ziek bij je directe leidinggevende op de eerste dag dat je ziek bent.
- Geef het door als je tijdens je ziekte op een ander adres verblijft.
- Maak afspraken met je leidinggevende over je telefonische bereikbaarheid.
- Een gedeeltelijke ziek- of betermelding doe je op basis van het percentage van je contracturen dat je wel werkte. Een voltijds dienstverband heeft 38 contracturen. Je contracturen zijn niet altijd gelijk aan je roosteruren.
Jullie bespreken samen als dat nodig is met je hoe je het beste begeleid kunt worden in deze periode en/of hoe je werk door kan gaan.
Je kunt een ziek- of betermelding doen via het Serviceplein. Dat kan op een laptop, desktop, of een smartphone.
Hoe meld je je beter?
Ben je weer beter? Geef dit zo snel mogelijk door aan je leidinggevende.
Ziek tijdens vakantie
Ben je ziek geworden tijdens je vakantie? Ook dan moet je een ziekmelding doen. Vergeet niet je verblijfsadres en telefoonnummer door te geven, zodat je bereikbaar bent.
Je kunt je vakantie-uren wegens je ziekte tijdens je vakantie of verlof terugvragen. Dat kan alleen als je je op de gebruikelijke wijze bij je leidinggevende hebt ziek gemeld. Ook moet je de ziekte achteraf kunnen aantonen, bijvoorbeeld met een bewijs van ziekenhuisopname of behandeling door een arts.
Uitnodiging om afspraak te maken met bedrijfsarts na 4 weken
Na vier weken verzuim ontvang je een brief met informatie over het verzuimproces en de uitnodiging een afspraak te maken met de bedrijfsarts. Dan zijn er twee mogelijkheden.
1. Je maakt geen afspraak met de bedrijfsarts
- Je hoeft geen afspraak te maken als je op korte termijn herstel verwacht. Bespreek dit eerst met je leidinggevende.
- Meld het als je (gedeeltelijk) hersteld bent.
- Mocht je verzuim langer gaan duren dan 6 weken, dan is het belangrijk om in overleg met je leidinggevende alsnog een afspraak te maken. De bedrijfsarts maakt namelijk na 6 weken een probleemanalyse met een advies. Op basis daarvan maak je samen met je leidinggevende een plan van aanpak. Dit in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter.
2. Je maakt wel een afspraak met de bedrijfsarts
- Ter voorbereiding op de afspraak met de bedrijfsarts vul je, liefst samen met je leidinggevende, het online formulier ‘informatie & vraagstelling’ in. Op het formulier staan vragen over de huidige situatie en eventueel gemaakte afspraken. Ook geven jullie aan welke vraag of vragen jullie hebben voor de bedrijfsarts. Waar willen jullie advies over?
- Verstuur het formulier en je krijgt binnen enkele dagen bericht over de vervolgprocedure.
- De bedrijfsarts geeft jou en je leidinggevende na de afspraak gericht advies.
Mijn medewerker is ziek: wat nu?
Verzuimt je medewerker? Dan ben jij, als leidinggevende, de sleutelfiguur. Van jou wordt verwacht dat je het voortouw neemt en de wet verbetering poortwachter volgt.
De gouden regel is: blijf in gesprek met je medewerker, houd een vinger aan de pols en kijk anders naar verzuim: ziek is de griep, arbeidsongeschikt is een gebroken been. Dit onderscheid helpt je op een andere manier met verzuim om te gaan: kijk naar wat nog wel kan. Als iemand niet staand kan werken, dan misschien wel zittend.
Lees hier meer over in de folder: ‘Verzuim? Kom in actie!’ voor leidinggevenden’. Wil je je medewerker van meer informatie verschaffen kijk dan in de folder: ‘Ziekteverzuim? Dit moet je weten & doen.’
Wat mag ik wel/niet vragen
Een medewerker meldt zich ziek. Je mag alleen vragen en registreren wat noodzakelijk is om te weten als leidinggevende.
Wat mag je wel vragen:
- Waar en hoe de medewerker te bereiken is (telefoonnummer en verpleegadres)
- Hoelang de medewerker vermoedt dat het verzuim zal duren
- Zijn er lopende afspraken of werkzaamheden die afgezegd/overgenomen moeten worden
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- Wanneer je weer contact op zal nemen met de medewerker
Wat mag je niet vragen:
- Wat de diagnose, naam van de ziekte is of welke specifieke klachten de medewerker heeft
- Doe geen eigen subjectieve aannames of waarneming over zowel de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand van de medewerker;
Wat is regelmatig met de medewerker spreken?
Je houdt minimaal 1 keer per week telefonisch contact medewerker en minimaal 1 keer per 4 weken een bezoek op kantoor. De ervaring leert dat onpersoonlijke begeleiding de afstand tot de werkvloer vergroot en de drempel tot terugkeer verhoogt. Met als gevolg dat het verzuim onnodig lang duurt. In principe vindt er elke 6 weken een vervolggesprek tussen de bedrijfsarts en de medewerker plaats. Van dit gesprek ontvang jij als leidinggevende een spreekuurrapportage. Aan de hand van de spreekuurrapportage bespreek je de bevindingen met de medewerker en pas je het plan van aanpak hierop aan.
Wat doe je bij frequent (3+ keer per jaar) verzuim?
Bij frequent verzuim is het van belang dat jij als leidinggevende het verzuim met de medewerker bespreekbaar maakt. Jij kent je medewerkers en weet wat er speelt op het werk. Door het frequent verzuim te bespreken kun je de achterliggende reden achterhalen. Wellicht loopt de medewerker tegen iets aan op het werk wat moeilijk bespreekbaar te maken is of speelt er thuis iets met de medewerker wat invloed heeft op het functioneren.
Verzuimgesprekken
Een verzuimgesprek is een moeilijk gesprek. Veel leidinggevenden zien er enorm tegenop. Het gesprek gaat niet over de medische kant van de ziekte maar over de praktische consequenties en vervolgstappen. Het voeren van verzuimgesprekken heeft vele voordelen:
- bevordert snelle re-integratie
- achterhaalt achterliggende problemen
- voorkomt onterechte of onnodige ziekmeldingen
- beperkt toekomstig verzuim
- geeft leidinggevende inzicht in de situatie van de medewerker
- geeft medewerker inzicht in de situatie binnen het bedrijf;
- verlaagd de drempel voor de medewerker om na ziekte terug te keren.
Er zijn drie momenten voor een verzuimgesprek:
- bij de ziekmelding
- gedurende het herstelproces bij langdurig verzuim en (gedeeltelijke) terugkeer op het werk
- frequent verzuimgesprek
Het eerste verzuimgesprek vindt meteen bij de telefonische ziekmelding plaats. Het is daarom zaak om voorbereid te zijn op dergelijke gesprekken. De medewerker hoeft niet in detail te treden over de aard en oorzaak van zijn ziekte, als leidinggevende mag je daar zelfs niet naar vragen. Aan de bedrijfsarts moet de medewerker wel medische informatie verstrekken. Het komt vaak voor dat een medewerker uit zichzelf vertelt wat er medisch aan de hand is. Met deze informatie moet uiterst zorgvuldig worden omgesprongen. Vertel dus niet aan het team wat de medewerker heeft, tenzij dat van tevoren goedgekeurd is door de medewerker.
Dit kun je wel vragen:
- Waar en hoe de medewerker te bereiken is (telefoonnummer en verpleegadres)
- Hoelang de medewerker vermoedt dat het verzuim zal duren
- Zijn er lopende afspraken of werkzaamheden die afgezegd/overgenomen moeten worden
- Of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet onder welke)
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- Wanneer je weer contact op zal nemen met de medewerker
Als het verzuim langer gaat duren, moet er meer gebeuren: de bedrijfsarts moet ingeschakeld worden, het plan van aanpak moet worden gemaakt, er moet overlegd worden met de bedrijfsarts, en met de medewerker moeten verschillende gesprekken worden gevoerd.
Voorbereiding van het verzuimgesprek
Om te beginnen moet je het doel van het gesprek vaststellen. Wat wil je bereiken met het gesprek? Actiepunten bij de voorbereiding zijn:
- Stel de onderwerpen vast
- Informeer de medewerker over de inhoud van het gesprek
- Vraag je af hoe je je zou voelen in de situatie van de zieke medewerker
- (Indien nodig) Overleg met de bedrijfsarts en/of HRM adviseur
- Bepaal welk soort afspraken u wilt maken met de medewerker
Terugkeergesprek
Als de medewerker weer (gedeeltelijk) terugkeert naar de werkplek, moet er ook een gesprek worden gevoerd. In deze gesprekken kunnen de volgende zaken aan de orde komen:
- In hoeverre de medewerker zijn taken weer oppakt
- Of aanpassing van de werkplek of werkzaamheden nodig is
- Of de medewerker zich direct weer onder de collega's begeeft of dit langzaam opbouwt
- De stand van zaken wat betreft de taken van de medewerker
- De stappen die ondernomen moeten worden om nieuw ziekteverzuim te voorkomen
- Welke begeleiding de medewerker verder nog nodig heeft
- Eventueel een vervolgafspraak om te evalueren hoe de terugkeer verloopt
Kortdurend verzuim kan echter ook andere oorzaken hebben dan een ziekte. Bijvoorbeeld: een fragiel gestel, werkstress, een conflict op het werk of privéproblemen. In die gevallen bestaat het risico dat een medewerker zich vaker ziek zal melden. Dit heet frequent kortdurend ziekteverzuim. Frequent verzuim betekent dat een medewerker regelmatig verzuimt (3 of meer keer per jaar) en dus steeds kortdurend afwezig is.
Onderzoek heeft aangetoond dat deze vorm van verzuim vaak leidt tot langdurig verzuim. Het is daarom zaak dit tijdig te signaleren, de oorzaken op te sporen en maatregelen te nemen. Soms volstaat een goed gesprek om de lucht te klaren, of is een kleine aanpassing in het werk al voldoende om de oorzaak van werkstress bij een medewerker weg te nemen. Daarom is het belangrijk dat de leidinggevende bij frequent ziekteverzuim met de medewerker daarover in gesprek gaat. Aandachtspunten daarbij zijn de volgende:
- Maak een aparte afspraak om het frequent ziekteverzuim te bespreken
- Achterhaal tijdens het gesprek de oorzaken
- Vraag aan de medewerker hoe hij denkt dat het verzuim verholpen kan worden (als dat mogelijk is)
- Vraag aan de medewerker of hij eventueel aanpassingen nodig heeft
- Maak afspraken en leg deze vast