Universiteit Leiden

nl en

Startgesprek en Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek

Eén keer per jaar vindt er een Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek) plaats met je leidinggevende. Dit is hét moment om terug te kijken en je werkresultaten en persoonlijke ontwikkeling te evalueren. Tegelijkertijd wordt in het R&O-gesprek vooruitgekeken door het maken van werk- en ontwikkelafspraken voor het komende jaar. Ook worden eventuele opleidingswensen geïnventariseerd.

Startgesprek

Je voert een startgesprek met je leidinggevende binnen drie maanden na indiensttreding of drie maanden nadat je bent gestart in een andere functie. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over door je te behalen resultaten en competenties die je dient te ontwikkelen. De afspraken zijn de basis voor je eerste Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek).

Voorafgaand aan een R&O-gesprek

In de regel neemt je leidinggevende het initiatief voor een R&O-gesprek, maar je kunt dat ook zelf doen. Medewerkers vanaf schaal 8 schrijven een jaarrapport ter voorbereiding op het R&O-gesprek. Hierin blik je terug op het afgelopen jaar. Welke resultaten heb je geboekt? Welke ontwikkeling heb je doorgemaakt? In hoeverre zijn de afspraken uit het vorige R&O-gesprek gerealiseerd? Als je onderwijs geeft, voeg je de onderwijsevaluaties bij. Je leidinggevende gebruikt het jaarrapport als uitgangspunt voor het R&O-gesprek.

Om het voor je eenvoudiger te maken, kun je gebruikmaken van de volgende middelen:

  • Format jaarrapporten
    Je jaarrapport stuur je uiterlijk een week voor het gesprek naar je leidinggevende. 
  • Suggestielijst
    Hierin staan vragen en onderwerpen die jezelf of je leidinggevende aan de orde kan stellen. 
  • Leiderschap en Toolkit Let’s connect
    In de toolkit vind je artikelen, video’s en trainingen over gesprekstechnieken. Aan de hand van de leiderschapscompetenties kan je reflecteren op je eigen ontwikkeling en waar je het komend jaar aan wil werken. De competentiekaarten vind je ook in de Toolkit Let’s Connect.

Wat kun je verwachten van een R&O-gesprek?

In het R&O-gesprek spreekt je leidinggevende met jou over je prestaties en ontwikkeling in het afgelopen jaar. Wat ging goed? Wat kan beter? Er is ook ruimte om je ambities te bespreken. Hoe wil je je loopbaan in de (nabije) toekomst vormgeven? Wil je cursussen volgen? Je kunt in het gesprek een bevordering naar een hoger functieniveau aan de orde stellen. Houd er rekening mee dat je leidinggevende niet altijd bevoegd is om je te bevorderen. 

Na het gesprek ontvang je van je leidinggevende een beoordeling over hoe je functioneert. Je krijgt een totaalscore in de vorm van een cijfer 1 t/m 5. En je leidinggevende maakt met je concrete afspraken voor het komende jaar op het gebied van resultaten, competenties en scholing. 

Na afloop van het R&O-gesprek

Je leidinggevende maakt een verslag van het gesprek via een R&O-formulier. Zelf vul je ook een deel van het formulier in. In de handleiding lees je welke informatie je invult en hoe je dat doet. Voor leidinggevenden is er een aparte handleiding. Als je je kunt vinden in de verslaglegging, teken je voor akkoord of gezien.

Niet eens met je beoordeling?

Ben je het niet eens met jebeoordeling? Dan kun je je leidinggevende schriftelijk vragen om herziening. Je geeft daarbij aan waarom je het niet eens bent met de beoordeling. Als je leidinggevende akkoord gaat met herziening, teken je de aangepaste beoordeling alsnog voor akkoord of gezien.

Als je leidinggevende niet (helemaal) akkoord gaat met herziening, besluit de naasthogere leidinggevende over de herziening en daarmee over je beoordeling. In dat geval word je eerst uitgenodigd voor een gesprek. Mocht je het uiteindelijk niet eens zijn met de uitkomst van de herzieningsprocedure, kun je een verzoekschrift met daarin een omschrijving waarom je het niet eens bent met de beoordeling indienen bij de Geschillencommissie. Of je kunt rechtstreeks een procedure starten bij de kantonrechter.

Pilot "Het jaargesprek"

In samenwerking met de centrale HRM afdeling van Universiteit Leiden, introduceren we het vereenvoudigde en verbeterde ‘Jaargesprek’. Vanaf juli 2023 tot december 2023 worden bij wijze van een pilot de reguliere Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken (R&O) vervangen door dit jaargesprek. De pilot wordt gehouden onder het wetenschappelijk personeel. In de komende maanden zullen we hier regelmatig over communiceren.

In lijn met het Facultair strategisch plan raakt dit jaargesprek aan veel verschillende ambities, maar geeft het vooral ruimte voor het erkennen en waarderen van talent en voor verdere ontplooiing. Met ‘erkennen en waarderen’ als een van de speerpunten, leggen we de focus nu meer op (team)samenwerking in plaats van het individu. Ontwikkeling, (persoonlijk) leiderschap en feedback geven en ontvangen spelen hierbij ook een grotere rol.

Het proces wordt vereenvoudigd, en de weg wordt vrijgemaakt voor het goede gesprek. Het uitgangspunt is dat iedereen die bij de Universiteit Leiden werkt, voldoet. De beoordelingsnormering in de vorm van de huidige waarderingsscores (1-5) wordt tijdens de pilot aangepast naar een beoordeling in woorden. Voor de formele afronding in het SAP Self Service is het invullen van een normering nog noodzakelijk: ‘voldoet aan de eisen’ of ‘verbetering is noodzakelijk’. Ook het gebruik van het formulier zelf wordt eenvoudiger. Het huidige formulier is te lang en uitgebreid. In de pilot werken we met invulbare formulieren en na afronding van het gesprek volstaat het uploaden van een formulier (jaarverslag en gespreksverslag in één) in Self Service.

Er zijn handige checklists voor leidinggevenden en medewerkers. Hierin staat beschreven op welke manier je het jaargesprek kunt voorbereiden en voeren en hoe het in zijn werk gaat. Met behulp van gesprekskaarten kun je inspiratie opdoen voor welke vragen je aan elkaar kunt stellen tijdens het gesprek. Tenslotte vind je de invulformulieren. Hiernaast kun je alle documenten downloaden. Zorg dat je de formulieren eerst opslaat onder een andere naam op je laptop. Daarna kun je het formulier bewerken en opnieuw opslaan.

Voor de kwalitatieve evaluatie werken we samen met een aantal focusgroepen binnen de faculteit. Ook vragen we alle deelnemers om hun feedback via een gestandaardiseerde vragenlijst. Zoals gezegd is deze nieuwe gespreksvorm een pilot. De bevindingen uit de evaluatie worden meegenomen in de universitaire werkwijze. Zowel bij de ontwikkeling van de pilot als bij de universitaire uitrol is de medezeggenschap betrokken. We zijn blij dat onze faculteit mag experimenteren met deze nieuwe vorm.

Indien je vragen hebt, neem dan vooral contact op met je leidinggevende of HR adviseur.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.