Universiteit Leiden

nl en

Startgesprek en Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek

Eén keer per jaar vindt er een Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek) plaats met je leidinggevende. Dit is hét moment om terug te kijken en je werkresultaten en persoonlijke ontwikkeling te evalueren. Tegelijkertijd wordt in het R&O-gesprek vooruitgekeken door het maken van werk- en ontwikkelafspraken voor het komende jaar. Ook worden eventuele opleidingswensen geïnventariseerd.

Startgesprek

Je voert een startgesprek met je leidinggevende binnen drie maanden na indiensttreding of drie maanden nadat je bent gestart in een andere functie. In dit gesprek worden afspraken gemaakt over door je te behalen resultaten en competenties die je dient te ontwikkelen. De afspraken zijn de basis voor je eerste Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek (R&O-gesprek).

Voorafgaand aan een R&O-gesprek

In de regel neemt je leidinggevende het initiatief voor een R&O-gesprek, maar je kunt dat ook zelf doen. Medewerkers vanaf schaal 8 schrijven een jaarrapport ter voorbereiding op het R&O-gesprek. Hierin blik je terug op het afgelopen jaar. Welke resultaten heb je geboekt? Welke ontwikkeling heb je doorgemaakt? In hoeverre zijn de afspraken uit het vorige R&O-gesprek gerealiseerd? Als je onderwijs geeft, voeg je de onderwijsevaluaties bij. Je leidinggevende gebruikt het jaarrapport als uitgangspunt voor het R&O-gesprek.

Om het voor je eenvoudiger te maken, kun je gebruikmaken van de volgende middelen:

  • Format jaarrapporten
    Je jaarrapport stuur je uiterlijk een week voor het gesprek naar je leidinggevende. 
  • Suggestielijst
    Hierin staan vragen en onderwerpen die jezelf of je leidinggevende aan de orde kan stellen. 
  • Leiderschap en Toolkit Let’s connect
    In de toolkit vind je artikelen, video’s en trainingen over gesprekstechnieken. Aan de hand van de leiderschapscompetenties kan je reflecteren op je eigen ontwikkeling en waar je het komend jaar aan wil werken. De competentiekaarten vind je ook in de Toolkit Let’s Connect.

Wat kun je verwachten van een R&O-gesprek?

In het R&O-gesprek spreekt je leidinggevende met jou over je prestaties en ontwikkeling in het afgelopen jaar. Wat ging goed? Wat kan beter? Er is ook ruimte om je ambities te bespreken. Hoe wil je je loopbaan in de (nabije) toekomst vormgeven? Wil je cursussen volgen? Je kunt in het gesprek een bevordering naar een hoger functieniveau aan de orde stellen. Houd er rekening mee dat je leidinggevende niet altijd bevoegd is om je te bevorderen. 

Na het gesprek ontvang je van je leidinggevende een beoordeling over hoe je functioneert. Je krijgt een totaalscore in de vorm van een cijfer 1 t/m 5. En je leidinggevende maakt met je concrete afspraken voor het komende jaar op het gebied van resultaten, competenties en scholing. 

Na afloop van het R&O-gesprek

Je leidinggevende maakt een verslag van het gesprek via een R&O-formulier. Zelf vul je ook een deel van het formulier in. In de handleiding lees je welke informatie je invult en hoe je dat doet. Voor leidinggevenden is er een aparte handleiding. Als je je kunt vinden in de verslaglegging, teken je voor akkoord of gezien.

Niet eens met je beoordeling?

Ben je het niet eens met jebeoordeling? Dan kun je je leidinggevende schriftelijk vragen om herziening. Je geeft daarbij aan waarom je het niet eens bent met de beoordeling. Als je leidinggevende akkoord gaat met herziening, teken je de aangepaste beoordeling alsnog voor akkoord of gezien.

Als je leidinggevende niet (helemaal) akkoord gaat met herziening, besluit de naasthogere leidinggevende over de herziening en daarmee over je beoordeling. In dat geval word je eerst uitgenodigd voor een gesprek. Mocht je het uiteindelijk niet eens zijn met de uitkomst van de herzieningsprocedure, kun je een verzoekschrift met daarin een omschrijving waarom je het niet eens bent met de beoordeling indienen bij de Geschillencommissie. Of je kunt rechtstreeks een procedure starten bij de kantonrechter.

Pilot ‘Het jaargesprek’

In samenwerking met de centrale HRM afdeling van Universiteit Leiden, introduceren we het vereenvoudigde en verbeterde ‘Jaargesprek’ voor alle collega’s van de faculteit der Rechtsgeleerdheid. Vanaf november 2022 tot februari 2023 worden bij wijze van een pilot de reguliere Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken (R&O) vervangen door dit jaargesprek. In mei 2023 berichtten we jullie al dat we als faculteit de nieuwe werkwijze blijven continueren. Het is de bedoeling dat de hele Universiteit Leiden in de loop van 2024 overgaat op een nieuwe werkwijze. Op basis van jullie feedback hebben we de formulieren en hulpmiddelen verder verbeterd.

Over de pilot

In lijn met het universitair strategisch plan raakt dit jaargesprek aan veel verschillende ambities, maar geeft het vooral ruimte voor het erkennen en waarderen van talent en voor verdere ontplooiing. Met ‘erkennen en waarderen’ als een van de speerpunten, leggen we de focus nu meer op (team)samenwerking in plaats van het individu. Ontwikkeling, (persoonlijk) leiderschap en feedback geven en ontvangen spelen hierbij ook een grotere rol.

Het jaargesprek is gericht op (team)dialoog, welzijn en ontwikkeling. Meer vooruitkijken dan achteruit, meer gericht op samenwerking en meer focus op persoonlijke ontwikkeling in plaats van alleen op  resultaten. Je vindt hier de verschillende formulieren die je kunt downloaden. Zorg dat je na het downloaden, het document onder een nieuwe naam opslaat.

 

  • Format verslag Jaargesprek (voor OBP, WP en promovendi);
  • Format verslag Startgesprek (voor OBP en WP);
  • Checklists die je helpen het (start)gesprek goed voor te bereiden (voor medewerkers en leidinggevenden);
  • Gesprekskaarten met inspirerende voorbeeldvragen die je kunt stellen tijdens het gesprek.

Het proces wordt dus vereenvoudigd, en de weg wordt vrijgemaakt voor het goede gesprek. Het uitgangspunt is dat iedereen die bij de Universiteit Leiden werkt, en blijft werken, voldoet. De beoordelingsnormering in de vorm van de huidige waarderingsscores (1-5) wordt tijdens de pilot aangepast naar ‘voldoet aan de eisen’ of ‘verbetering is noodzakelijk’. Er kan namelijk altijd sprake zijn dat verbetering in het functioneren nog noodzakelijk is. Ook het gebruik van het formulier wordt eenvoudiger. 

Het HR-team heeft een ‘toolkit’ ontwikkeld met een handige checklists voor leidinggevenden en medewerkers. Hierin staat beschreven op welke manier je het jaargesprek kunt voorbereiden en voeren en hoe het in zijn werk gaat. Met behulp van gesprekskaarten kun je inspiratie opdoen voor welke vragen je aan elkaar kunt stellen tijdens het gesprek.

Voor de kwalitatieve evaluatie werken we samen met een aantal focusgroepen binnen de faculteit. Ook vragen we alle deelnemers om hun feedback vragen via een gestandaardiseerde vragenlijst. Zoals gezegd is deze nieuwe gespreksvorm een pilot. De bevindingen uit de evaluatie worden meegenomen in de universitaire werkwijze. Zowel bij de ontwikkeling van de pilot als bij de universitaire uitrol is de medezeggenschap vanuit andere faculteiten betrokken. We zijn blij dat onze faculteit mag starten en experimenteren met deze nieuwe vorm. Naar ons idee is het een goede stap in de richting van ‘Erkennen en waarderen’ en een nog betere werkomgeving voor ons als medewerker van de Universiteit Leiden.

In alles over de pilot Het jaargesprek hiernaast vind je een overzicht met FAQ’s. De afdeling HR plant een inloopspreekuur voor medewerkers en leidinggevenden in die vragen hebben rondom de pilot. Je kunt dan binnenlopen op of inbellen via Teams. De HR adviseurs denken ook op andere momenten graag met je mee, dus indien je vragen hebt, neem dan vooral contact met je HR adviseur op. Voor contactgegevens: HR - Universiteit Leiden

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.