Universiteit Leiden

nl en

Nieuwe medewerkers verwelkomen in coronatijd

Een goede introductie is belangrijk om een nieuwe medewerker snel vertrouwd te laten worden met hun takenpakket, maar ook met de collega’s en de gebruiken en doelen van de afdeling.

Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe, thuiswerkende medewerker ook nu een vliegende start kan maken? We geven je 5 tips om nieuwe collega’s welkom te heten en op gang te helpen.

Stuur bijvoorbeeld een bloemetje naar het huisadres. Of een kaart namens het hele team (zo ziet de nieuwe medewerker gelijk nog een keertje alle namen op een rij).

Spreek duidelijk af op welke dag en hoe laat de nieuwe medewerker start en plan als leidinggevende een opstartgesprek in op dit moment. Geef ook aan hoe en waar dit gesprek plaatsvindt: via teams, skype for business, telefonisch of face to face op kantoor? 

Nu we massaal thuiswerken lijkt het vanzelfsprekend dat iedereen een fijne plek heeft om te werken, maar dit is lang niet altijd het geval. Bespreek als leidinggevende altijd  wat iemand nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen doen.

Vraag in deze situatie ook wat hij of zij nog nodig heeft om thuis te werken. Een bureaustoel van kantoor, informatie over telefoongebruik en toegang tot systemen en programma’s.

Internationale nieuwe medewerker? 

Denk eraan dat iemand bij aankomst in Nederland misschien eerst in thuisquarantaine moet. Wanneer je nieuw bent in een land heb je niet altijd een netwerk om je heen dat jou hiermee kan helpen. Denk aan boodschappen en andere praktische zaken. Check als leidinggevende wat jij voor diegene kunt betekenen.

Waar je normaal de nieuwe collega meeneemt door het gebouw en voorstelt aan iedereen die je tegenkomt is dit online minder vanzelfsprekend. Toch is het erg belangrijk om mensen met elkaar in contact te brengen.

Geef de nieuwe medewerker bijvoorbeeld een lijst met 10 personen waarmee hij of zij sowieso even een virtueel koffietje moet gaan drinken. Extra waardevol worden deze gesprekken als de nieuwe medewerker aan het eind van het gesprek aan de nieuwe kennis vraagt met wie hij of zij nog meer zou kunnen praten over een bepaald onderwerp. Op deze manier groeit het interne netwerk snel.

Denk als team of leidinggevende ook vooral aan de informele kennismaking. Lunch bijvoorbeeld eens een keer samen (achter je scherm) of bel met elkaar tijdens een wandeling.

Het kan in de eerste weken best overweldigend zijn voor een nieuwe medewerker. Alle nieuwe mensen die je leert kennen en alle nieuwe informatie die je opdoet. Het aanwijzen van een buddy kan hierbij helpen. Het is prettig om een vast aanspreekpunt te hebben aan wie je als eerste je vragen aan kan richten. Wat is het telefoonnummer van de helpdesk ook alweer? Bij wie moet ik zijn voor dit of dat?

Plan als leidinggevende vaste momenten in om bij te praten. Aan het begin zeker twee keer per week. In deze gesprekken kun je dieper ingaan op bijvoorbeeld het takenpakket, prioriteiten, doelstellingen en belangen. Geef ruimte voor vragen van de nieuwe medewerker, maar stel zelf ook vragen en toon interesse. Hou hierbij ook rekening met de thuissituatie van de nieuwe medewerker en toon begrip voor een gezonde en haalbare balans tussen werk en privé.

Het is fijn als de nieuwe medewerker zich in de eerste dagen kan inlezen. Zorg ervoor dat belangrijke documenten op een plek staan waar diegene erbij kan. Plaats in diezelfde map ook het inwerkdocument en bijvoorbeeld handleidingen voor processen.

Accounts en toegang regelen tot bijvoorbeeld de e-mail en online tools als Teams en Kaltura horen hier ook bij. Wanneer je dit op tijd regelt laat je de nieuwe medeweker zien dat diegene welkom is en belangrijk is voor het team en de gehele organisatie. 

Vanuit thuis inwerken in een nieuw takenpakket, een nieuw team en een nieuwe organisatie vraagt een hoop durf en aanpassingsvermogen en kan een uitdaging zijn. Niet alleen voor de nieuwe medewerker, maar ook voor de leidinggevende. In deze tijd is het nog belangrijker om veel te communiceren en bereikbaar te zijn voor vragen.

  • Alvast kennismaken met de universiteit kan via deze online module voor nieuwe medewekers. 
  • Er zijn centrale online introductiedagen op 28 mei 2020 (Engels) en 15 juni 2020 (Nederlands). Nieuwe data worden op de website bekendgemaakt.
  • In het dossier Healthy University@ Home kun je meer informatie vinden over hoe je in deze crisistijd mentaal gezond kunt blijven en op een prettige manier kunt thuiswerken. 
  • Stuur de nieuwe medewerker alvast links toe om de organisatie beter te leren kennen: 
Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.