Universiteit Leiden

nl en

Vacature

Bestuurssecretaris

Vacature nummer
21-508
Categorie
Niet-wetenschappelijke functies
Omvang
0.6-0.8
Doelgroep
Intern
Stad
Leiden
Publicatie datum
5 oktober 2021
Sluitingsdatum
18 oktober 2021 Vacature gesloten

Universiteit Leiden, Faculteit Archeologie, zoekt een

Bestuurssecretaris (0.6- 0.8 fte)
Vacaturenummer 21-508

Ben je een sparring- en gesprekspartner voor het bestuur? Ben je in staat complexe dossiers je snel eigen te maken en duidelijk uit te leggen aan anderen? Kun je orde brengen in een dynamische omgeving? Wil je samenwerken met leuke mensen? En kun je goed schakelen tussen strategie en uitvoering? Dan nodigt het faculteitsbestuur je uit om te solliciteren.

Werkzaamheden:
Als Bestuurssecretaris maak je deel uit van het faculteitsbureau van de Faculteit der Archeologie. Samen met je collega’s vorm je het kloppend hart van de bedrijfsvoering in het managementteam en ondersteun je de collega’s in het onderwijs en onderzoek. Als hoofd van het secretariaat stuur je het team van secretaresses aan en ben je de schakel tussen bestuur, medewerkers en het secretariaat. Je combineert denken met doen en bent is staat processen op te splitsen, te stroomlijnen en mensen aan te spreken om de voortgang te bewaken.

Van jou als Bestuurssecretaris wordt onder andere verwacht:
•    Voorbereiden, notuleren en afwikkelingen van bestuurlijke vergaderingen binnen en buiten de faculteit;
•    Gevraagd en ongevraagd adviseren van het faculteitsbestuur op proces en inhoud; 
•    Sturen en bewaken van de facultaire besluitvorming.
•    Monitoren en zo nodig implementeren van nieuwe ontwikkelingen binnen en buiten de faculteit (o.a. via de academische jaarkalender); 
•    Toetsen van standpunten en besluiten aan besluitvormingskaders, procedures en wettelijke bepalingen;
•    Registreren, archiveren en (intern) communiceren van de bestuursbesluiten;
•    Vertegenwoordigen van de faculteit in diverse (universitaire) gremia en projecten;
•    Ondersteunen van de bestuursleden bij procedures voor (hoogleraars)benoemingen, onderscheidingen, etc. 
•    In het geval van 0.8 fte invulling, zal er extra focus liggen op het uitbouwen en verbeteren van de interne communicatie vanuit het faculteitsbestuur en faculteitsbureau. 

Je profiel:
•    Een afgeronde academische opleiding;
•    Aantoonbare kennis van en meerjarige (> 5 jaar) relevante ervaring in een complexe organisatie, bij voorkeur in een universitaire omgeving.
•    Je bent zelfstandig, proactief, herkent knelpunten en signalen, komt met oplossingen en weet anderen te bewegen.
•    Je hebt goede samenwerkingsvaardigheden, een gestructureerde en oplossings- & resultaatgerichte werkstijl, je kan goed schakelen tussen strategie en operatie.
•    Je hebt een goed ontwikkeld gevoel voor menselijke en politieke verhoudingen;
•    Je beheerst zowel de Engelse als Nederlandse taal in woord en geschrift;
•    Je beschikt over uitstekende planning en organisatorische vaardigheden.
•    (her)schrijven van helder en gestructureerde memo’s gaat je goed af;
•    Je bent een verbindende leidinggevende die oog heeft voor het team;
•    Je bent goed op de hoogte van relevante wet- en regelgeving en externe ontwikkelingen. 


Beschrijving organisatie en ontwikkelingen
De Faculteit Archeologie is een internationaal gerenommeerde faculteit in de multidisciplinaire wereld van de archeologie en het erfgoedstudies. De faculteit kenmerkt zich door haar diversiteit en een sterke verwevenheid van onderwijs en onderzoek in binnen-en buitenland. Onderzoekers in alle facetten van het veld bepalen hier de toekomst van de archeologische discipline en aanverwante (professionele) vakgebieden.

De faculteit is opgebouwd uit drie departementen met elk een departementsvoorzitter. De faculteit is gehuisvest in het Van Steenis gebouw op het Leiden Bio Science Park en beschikt over hoogwaardige laboratoria en prettige werkplekken. Voor meer informatie wordt verwezen naar de website..
 
Als bestuurssecretaris maak je deel uit van het faculteitsbureau. Hier werk je samen met je collega’s van communicatie, HR, onderzoeksbeleid, onderwijsbureau, informatiemanagement en het (bestuurs)secretariaat. Je bent leidinggevende van het secretariaat. In de toekomst zullen taken van meer uitvoerende aard die nu bij de bestuurssecretaris belegd zijn, door het secretariaat opgepakt worden. 

Het Faculteitsbestuur waar je voor werkt, bestaat uit een decaan, vice-decaan, portefeuillehouder bedrijfsvoering en assessor. De portefeuillehouder bedrijfsvoering is je leidinggevende. De faculteit Archeologie is een van de 7 faculteiten die de Universiteit Leiden rijk is. Voor meer informatie over de faculteit, klik hier. 

Wij bieden 
‘Never a dull moment’, vrijheid om op je eigen manier deze functie vorm te geven en samen te werken met mensen uit allerlei landen. Een of meer dagen per week thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. We zijn een compacte en wendbare faculteit met interessante en leuke collega’s. Je krijgt ruimte om jezelf te ontwikkelen. 

De aanstelling is voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.808 - en maximaal 5.921 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 11-12) conform de cao Nederlandse Universiteiten.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden uitstekende arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), goede opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Meer informatie hierover is te vinden op de medewerkerswebsite van de universiteit.

Diversiteit 
Diversiteit en inclusie zijn kernwaarden van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te worden waarin alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en al hun mogelijkheden kunnen ontwikkelen. We verwelkomen diversiteit in ervaringen en perspectieven omdat zij onze universitaire gemeenschap verrijken en versterken.

Informatie 
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Niels Laurens, directeur Bedrijfsvoering, n.laurens@arch.leidenuniv.nl.


Solliciteren 
Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld van een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 18 oktober 2021 per e-mail worden gericht aan Yvonne Haring, y.m.haring@arch.leidenuniv.nl
 
De gesprekken met interne kandidaten staan gepland op Vrijdag 22 en maandag 25 oktober. Deze zullen zo veel mogelijk live plaatsvinden in het Van Steenis gebouw.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.